كيفية كتابة البريد الإلكتروني باحتراف

ما هي رسالة البريد الإلكتروني؟

رسالة البريد الإلكتروني: هي رسالة يتم إرسالها باستخدام جهاز الحاسوب عبر الانترنت، وتتكوّن رسائل البريد الإلكتروني من نوعين هما: الرسائل الرسمية وغير الرسمية، وتعتبر الرسائل غير الرسمية أسهل في الكتابة وذلك لعدم اتبّاعها أي قواعد تختص باللغة العربية أو لا تهتم بالدقة في الكتابة بل لكاتبها الحرية بالكتابة بالأسلوب الذي يراه مناسباً، وسنتحدّث في هذا المقال عن أهم أجزاء رسالة البريد الإلكتروني وعن أهم النصائح لكتابته.

ما هي أهم أجزاء البريد الإلكتروني؟

عند الشروع لكتابة بريد إلكتروني لشخص ما فيجب معرفة أقسام  البريد الإلكتروني الأساسية وهي:

• قسم من (From): وهذا القسم أو الحقل يتم فيه كتابة عنوان المرسل للبريد الإلكتروني، وعند البدء بكتابة البريد تكون تعبئته بشكل تلقائي.

• قسم إلى (To): وهذا القسم هو عبارة عن كتابة عنوان الشخص المرسل له هذا البريد الإلكتروني، وفي حال كانت الرسالة جديدة تتم كتابته من قبل المرسل بحيث يختار العنوان ويكتبه.

• قسم الموضوع (Subject): والمقصود به عنوان رسالة البريد، ومن المعروف أنّه يمكن تخطّي هذه الخطوة في حال عدم التجهيز للعنوان الذي يدّل على محتوى الرسالة.

• قسم النسخة الكربونية (Cc): وهذه الخطوة يمكن تخطيها كذلك؛ حيث تتيح الفرصة للمرسل بأن يحتفظ بنسخة أصلية عن رسالة البريد و إمكانية إرسالها لأشحص آخرين، وتظهر لهم من خلالها من هم الأشخاص الأصليون المستلمون للرسالة.

• قسم النسخة الكربونية المخفية (Bcc): وهذه النسخة شبيهة للنسخة الكربونية فهي اختيارية، وهي تشتمل على إرسال رسالة البريد لأشخاص آخرون كذلك إلّا أنّها لا تتيح لهم معرفة من هم الأشخاص المستلمين للرسالة، لذلك سميت بالنسخة الكربونية المخفية.

• قسم موضوع وجسم الرسالة (Body): ويكتب فيه نص الرسالة الكتابي ويشتمل على توقيع صاحب الرسالة ومرسلها.

أهم النصائح لكتابة البريد الإلكتروني:

• يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني مختصرة؛ بحيث تكون لا تزيد عن حجم الشاشة سواء كانت شاشة جهاز الكمبيوتر أو شاشة الهاتف في حال إرسالها عبر الهاتف، ولكن عندما تكون طويلة فيجب أن يتم تقسيمها لفقرات، ولكن بين كل فقرة وفقرة فراغ بمقدار السطر.

• يجب أن يتمتّع أسلوب الكتابة بالأدب والتهذيب والبعد عن الألفاظ غير اللائقة.

• عدم وضع عدد كبير من المرفقات، وفي حال كان من الضروري أن تتضمن الرسالة مرفقات يجب أن لا تكون هذه المرفقات طويلة.

• الحذر الشديد بعدم وضع أي معلومات حساسة ومهمّة في الرسالة؛ وذلك لأن عملية اختراق البريد الإلكتروني واردة، ومن الممكن الوصول لمعلومات الرسالة.

• في رسالة البريد الإلكتروني يجب البعد عن استخدام الاختصارات في الكتابة.

• عملية المراجعة والتدقيق للرسالة وخلوّها من أي خطأ إملائي ونحوي، خاصّةً إذا كانت الرسالة مرسلة لجهة رسمية.

• في حال تضمنت الرسالة طلب يجب أن تكون طريقة الطلب غير مباشرة واستخدام صيغ مثل: (سأكون ممتناً لو..).

• في حال وجود تعداد نقطي يجب استخدام كلمات مثل: أوّلاً وثانياً وثالثاً وهكذا.

• مراعاة ظروف المستلم ووضع المرسل نفسه مكان القارئ عند كتابته للرسالة، فيجب مراعاة النبرة التي من الممكن فهمها من قراءة الرسالة، فلغة الكتابة تختلف عن لغة الجسد التي من الممكن فهمها بطريقة أسهل، أمّا لغة الكتابة تختلف فيجب امتلاك مهارة التعبير الجيّد.

• يجب عدم استخدام البريد الإلكتروني بكثرة؛ وذلك لأنّه قد يسبب توتراً للشخص المستلم، ويمكن استبدال البريد الإلكتروني بتطبيقات الرسائل الفورية الأخرى مثل: (Slack, Google hangsout).