كيفية كتابة رسائل شكر مهنية

ما هي رسائل الشكر المهنيّة؟

في بيئة العمل يوجد عدّة جوانب منها الجانب العملي ومنها الجانب العاطفي أي التعامل الشخصي والمجاملات، بجميع الأحوال لا يجب أن يطغى جانب على جانب، ولكن لا مانع من إضفاء صيغة الأدب والاحترام والمجاملات في التعامل مع الآخرين؛ فالشخص بحاجة لهذه اللغة خاصّةً في بيئة العمل.

ومن أِشكال المجاملات في بيئة العمل رسائل الشكر المهني التي تعتبر شكل من أشكال ترسيخ العلاقات والأواصر بين العاملين وتقوية العلاقات فيما بينهم تحت ضغط العمل، فالعامل الناجح يصنع توازن بين المجاملة اللطيفة والاحترافية المهنية، وسنتحدّث في هذا المقال عن أهم خطوات كتابة الرسائل المهنيّة بشكل صحيح.

خطوات كتابة رسائل شكر مهنيّة:

• أولاً عندما يشعر الشخص أنّه بحاجة لكتابة رسالة شكر مهنية لشخص ما عليه أن لا يؤجّل هذا العمل لوقت آخر، فيقوم بالمبادرة الأولى التي تترك انطباع جيّد عن الشخص، سواء كان الشخص المرسل له عميل أو زميل في العمل أو جهة تعيين أو مموّل أو غيره، فكلمّا كانت المبادرة أسرع والمسافة أقصر كلمّا ظهر الصدق في العلاقة وتحقّق المغزى المطلوب من الرسالة.

• يجب أن يختار الشخص المرسل الشكل المناسب لرسالة الشكر، وينصح بالرسائل الورقية أكثر من رسائل البريد الإلكتروني؛ بحيث أنّها تعتبر معبّرة أكثر، ويجب اختيار ورقة عليها شعار الشركة أي خاصّة بالجهة المرسل لها أو استخدام بطاقات صغيرة وينصح بالتركيز على الأمور التالية عند اختيار البطاقة الصغيرة:

1- أن تكون البطاقة بسيطة وذات طابع راقي، أمّا بالنسبة للونها فيفضّل أن تكون باللّون الأبيض أو الكريمي وعليها عبارة (شكراً جزيلاً)، ويجب تجنّب الرسائل التي فيها الكثير من الزخرفات والعبارات الجاهزة والتي تخلو من الصدق.

2- الانتباه لجودة الخط بحيث إذا كان الشخص لا يمتلك مهارة جيّدة في الكتابة بخط اليد فلا مانع من الاستعانة بشخص آخر يتقن هذا الأمر، وإذا كان الكاتب يفضّل أن يكتب بخط يده فلا مانع من القيام بالتدريب بالكتابة لأكثر من مرة، وبجميع الأحوال يشترط أن يكون التوقيع بنهاية الرسالة بخط اليد.

3- يجب الأخذ بعين الاعتبار بأن الرسائل الورقية أفضل بكثير من الرسائل الإلكترونية؛ وهذا لأن الرسائل الإلكترونية معرضّة للضياع أو الإهمال وسط كثير من الرسائل فمن الممكن أن تبدو ساذجة أو شبيهة بإعلان غير مهم، فيجب كتابة الرسالة بخط اليد وبطريقة لافتة للانتباه مع وضع عبارة شكر وتعريف عن طبيعة العلاقة بين المرسل والمرسل له.

• اختيار التحيّة المناسبة ويفضّل أن تبدأ التحيّة بمخاطبة المرسل له باسمه الأول أو الأخير كنوع من الاحترام، وإذا كان أكثر من شخص فيجب ذكر مسمّاهم الوظيفي مع كلمة السيد أو الأستاذ، ولا داعي لأي عبارة رسمية فالهدف من رسائل الشكر ترسيخ العلاقات الشخصية.

• يجب أن تكون العبارة الأولى في الرسالة عبارة عن تقدير وامتنان وتوضيح لهدف الرسالة الأساسي، ويجب أيضاً تجنّب المبالغة في التعبير والدخول لصلب الموضوع بشكل مباشر واستخدام عبارات مثل ما يلي: (أكتب لك للتعبير عن شكري الخالص) أو (أريد أن أعبّر عن خالص امتناني) أو (أريد أن أشكرك على المشروع المقدّم) وغيرها من عبارات الشكر المختصرة، ويجب الانتباه على عدم ذكر اسم الخدمة المقدّمة في الشكر في حال إذا كانت أموال في حالة تبرّعات أو منحة فيجب استبدال ذكر المبلغ المالي بعبارة مجازية لطفية مثل (شكراً لدعمكم أو تبرعكم).

• يجب ذكر التأثير الذي طرأ على المرسل من قبل المرسل له وما هي أهميّته وتوضيح الشكر الخالص لأقصى درجة عليه، مثلاً في حال التبرّعات فمن الممكن ذكر المشاريع التي ستقيمها المؤسسة أو الشركة بهذه التبرّعات، وإذا كانت مقدمّة لصاحب عمل قام المرسل بمقابلته فيجب التأكيد على إعادة ذكر طموحه ورغبته في أن يكون جزء من هذه الشركة أو المؤسّسة، أمّا إذا كانت موجهّة لشريك عمل فيجب وضع عبارة تؤكّد على رغبتك وسعادتك في العمل معه مثل (أنا سعيد للغاية بفرصة العمل معك)؛ فهي تؤكّد على ترسيخ العلاقات الإيجابية فيما بينهم.

• يجب عدم المبالغة بصيغة المدح للجهة المرسل لها؛ وذلك من أجل أن لا يصل الأمر للنفاق فلا مانع من استخدام عبارات مثل: ( أنت تقومون بعمل رائع) أو (لديكم خبرة فائقة بمجال …).

• يجب أن تنتهي الرسالة بعبارة تعبّر من المرسل عن رغبته بإكمال العمل مع الشخص المرسل له خاصّةً إذا كانت الجهة المرسل لها جهة عمل محتملة؛ فهذا يساعد على غرس الثقة بين الطرفين مثل عبارة: (أتطلّع لتلقّي الرد منكم فيما يخص مقابلة العمل) وغيرها من العبارات التي تعزّز الثقة.

• لا مانع من إدراج عبارة شكر أخرى في نهاية الرسالة مثل عبارة: (أشكرك مرةً أخرى على).

• خاتمة الرسالة يجب أن تحتوي على تحيّة مناسبة وتوقيع بخط اليد واستخدام عبارات مثل: (مع أطيب التحيات) أو (مع أطيب التمنيّات)، أمّا التوقيع يجب أن يكون بالقلم الجاف، وإذا كانت رسالة إلكترونية يجب إدراج الاسم والمسمّى الوظيفي أيضاً واسم الشركة التي يمثّلها المرسل.

• لا مانع من مراجعة الرسالة وتدقيقها؛ بحيث يفضّل أن لا تزيد رسالة الشكر عن نصف صفحة، أمّا إذا زادت فلا مانع من حذف الجمل غير المهمّة أو المكرّرة باستثناء حذف عبارات الشكر، ويجب التأكد أيضاً من تنسيق الأفكار بشكل جيّد ومراجعتها إملائياً؛ لأن وجود الأخطاء فيها قد يترك انطباع سيء لدى المرسل له.

• عند التأكّد التام ورضا المرسل الكامل عن الرسالة يجب إرسالها على الفور؛ فالاستعجال في المبادرة يمكّن المرسل من أن يحظى باحترام من قبل المرسل له.

وأخيراً يجب أن ينتبه المرسل بعدم إدراج أيّ معلومات شخصيّة عنه أو أسرار أو تفاصيل عن حياته المهنيّة؛ لأن من الممكن أن يفسّرها المرسل له بأنها دعاية شخصية لنفسة لذلك يجب تجنّب استغلال الرسالة بذكر هذه الأمور وتركيز المرسل فقط على عبارات الشكر والامتنان، ولا مانع أيضاً من إرسال بطاقة أخرى عن عنوان العمل الخاص بالمرسل مع بطاقة الشكر؛ وذلك لتسهيل التواصل المستقبلي بين الطرفين، إلّا في حالة معرفة سابقة تجمع الطرفين.

أو في حال أن لا تكون هذه المرة الأولى التي يتواصل بها المرسل مع المرسل له، وفي النهاية إذا شعر المرسل بأنّه لا حاجة لها فلا مانع من عدم إرفاقها مع رسالة الشكر، وفي حالة أن تكون رسالة إلكترونية ويرغب الكاتب في إدراج معلوماته الشخصيّة فيجب وضع هذه المعلومات الشخصيّة في رأس الصفحة أو في اسفلها.