كيف نكتب رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟

كتابة الرسائل الرسمية أمر مهم وتعتبر الحاجة له مستمرّة سواء كانت باللغة العربية أو باللغة الإنجليزية، ولها عدة أسباب منها: التقديم لوظيفة ما، صفقات عمل، التقديم لجامعة أو مدرسة أو رسالة شكر أو دافع وغيرها من الأسباب، ويعتقد الأغلب أنّ كتابة الرسائل الرسمية بشكل عام وكتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية بشكل خاصّ أمر صعب ويحتاج إلى الكثير من الوقت الجهد، لكن في الحقيقة هو أمر لا يحتاج إلا اتبّاع خطوات بسيطة سنذكرها في هذا المقال.

خطوات كتابة رسالة رسمية باللغة الإنجليزية:

الخطوة الأولى:

كتابة التاريخ ويكون في أعلى يسار الصفحة، وعندما يكتب التاريخ باللغة الإنجليزية فيجب البدء بالشهر أولاً ثم اليوم ثم السنة، على عكس اللغة العربية يبدأ فيها التاريخ باليوم ثم الشهر ثم السنة فيجب مراعاة الفرق في الترتيب.

الخطوة الثانية:

يكتب المرسل عنوانه بالكامل أسفل التاريخ بسطر، ثم يكتب عنوان المرسل إليه بالتفصيل أيضاً تحت عنوانه مباشرةً.

الخطوة الثالثة:

بدء كتابة الرسالة بجملة استفتاح رسمية، وباللغة الإنجليزية غالباً ما نستخدم كلمة (Dear).

الخطوة الرابعة:

البدء بكتابة محتوى الرسالة ويجب تقسيمه إلى فقرات، بكل فقرة عنوان معيّن ولا يجوز ذكر أكثر من موضوع بفقرة واحدة؛ لتجنّب تشابك الأفكار، وأخيرا البعد عن استخدام كلمات من اللهجة الإنجليزية العامية التي يسمّونها (Slang)، وأيضاً البعد عن استخدام الاختصارات فهي موجودة بكثرة في اللغة الإنجليزية لكن لا تستخدم في الصيغة الرسمية.

الخطوة الخامسة:

بعد الانتهاء من محتوى الرسالة يجب اختتام الرسالة بجملة ختامية رسمية مناسبة مثل:
(With respect)، أو (With sincerely) وغيرها من عبارات الختام الرسمية.

الخطوة السادسة والأخيرة (المراجعة):

يجب مراجعة الرسالة الرسمية بشكل جيّد والقيام بعدة أمور للمساعدة على تجنّب الأخطاء مثل: قراءة الرسالة بصوت مرتفع فهذا يساعد على اكتشاف الأخطاء الصغيرة وغير الملحوظة مثل تكرار كلمتين، أو كتابة كلمة بتهجئة خاطئة فيتم اكتشافها بعد لفظها بصوت مرتفع، أيضاً لا مانع من ترك الرسالة لوقت معين لأيام أو أسابيع مثلاً وهذا من أجل إعادة النظر فيما كتب المرسل؛ فبمرور الوقت قد تظهر له بعض الأمور بصورة مختلفة أحياناً.

نصائح إضافية من أجل إتقان كتابة رسالة رسمية بالإنجليزي:

• تجنّب استخدام الاختصارات بالكتابة مثل :(I’m, couldn’t)، أو اللجوء لتوضيح بعض العبارات باللهجة العامية بشكل تامّ مثل (cool, sweet, fresh) وغيرها من العبارات؛ لأن هذا يتسبب في عدم أخذ الرسالة المرسلة على محمل الجد.

• التركيز على استخدام جمل استفتاحية مناسبة، ففي الرسائل الرسمية لا يجوز استخدام العبارات التي تستخدم بالرسائل غير الرسمية مثل (Whats up, How are you) ، ويجب استخدام عبارات مثل:

1- في حال عم معرفة اسم الجهة المستلمة يجب استخدام (To whom it may concern).

2- في حال معرفة المستلم لكن عدم معرفة اسمه يجب استخدام (Dear, Madam).

3- في حال معرفة الجنس وعدم معرفة الاسم استخدام (Dear Mr, Mrs).

4- في حال كان المستلم دكتور يجب استخدام (D.r)

• يجب كتابة جملة الختام بأسلوب مؤدب مع مراعاة أن يكتب الحرف الأول كبيراً (Capital letter)، ويجب الابتعاد عن العبارات غير الرسمية في الختام مثل (See you, Dude) ويجب استخدام عبارات مثل: (With regards, Respectfully ) وغيرها من العبارات المناسبة.

• يفضل أن يكون محتوى الرسالة ضمن صفحة واحدة فقط إلا في حال كان المطلوب وجود أكثر من صفحة؛ فهذا يشجع المستلم على القراءة بتركيز لأنه غير مهتم بعدد الصفحات بل هو مهتم بأمور ونقاط معينة.

• يجب عدم إهمال الجانب التقني في الرسالة بمعنى عند كتابة الرسالة إلكترونياً فيجب استخدام أنواع خطوط معينة مثل خط (Arial, New Roman)، ويجب البعد عن الخطوط التي من الممكن أن تكون معقّدة بعض الشيء وغير مفهومة.

• أما بالنسبة لحجم الخط فيفضّل أن يكون غير صغير أو كبير بل بحجم متوسط بمعنى أن يكون بحجم (12،14)، وعدم نسيان أهمية الالتزام بالمسافات ووضعها بالشكل المناسب بين الفقرات وجمل الاستفتاح وجمل الختام والتوقيع.