كيفية كتابة نموذج الرسائل التجارية

تعريف الرسائل التجارية:

الرسائل التجارية: هي نوع من أنواع الرسائل الورقية المكتوبة والتي يتم إرسالها واستقبالها بين مؤسسات الأعمال التجارية، إمّا أن تكون هذه الرسائل بين أفراد المؤسسة نفسها أو بين المؤسسات الرسمية وغير الرسمية، وهي تسّهل بشكل كبير التعاملات التجارية وتساهم في توفير الوقت والجهد فيها، ومن أنواع الرسائل التجارية: رسالة الشكوى، رسالة الاستقالة، الخطاب، رسالة التوصية، رسالة طلب المعلومات، الأعمال والإعلانات، وسنتحدث في هذا المقال عن كيفية كتابة الرسائل التجارية.

ما هو نموذج الرسائل التجارية؟

معلومات المرسل: 

من أجل الحصول على رد للرسالة يجب التركيز على شمول كل المعلومات الشخصية وبشكل صحيح والذي يتضمّن: العنوان الكامل (اسم المدينة، الشارع، الرمز البريدي)، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، التاريخ ويشمل اليوم والشهر والسنة، وإذا كان مرسل لبلد أجنبي فيجب معرفة ترتيب التاريخ مثلاً في الولايات المتحدة يجب وضع الشهر ثم اليوم ثم السنة.

معلومات المُرسل إليه:

يبدأ المرسل أولاً بذكر اسم المرسل إليه مع استخدام لقب السيد أو السيدة، ثم ذكر المسمى الوظيفي أو الرتبة الوظيفية لهم، ومن ثم العنوان الكامل من البلد واسم الشارع والبريد الإلكتروني والرمز البريدي إن وجد.

التحية: 

يجب أن تبدأ التحية بلقب من باب الاحترام، مثل استخدام ألقاب عسكرية أو دينية مع ذكر اسم العائلة، وعند عندم معرفة اللقب المناسب للشخص يفضل كتابة عزيزي السيد أو عزيزتي السيدة، أو استخدام عبارة (إلى من يهمه الأمر)، وبعد الانتهاء من التحية يجب كتابة نقطتين (:).

نص الرسالة:

عادةً ما يتكون من ثلاث فقرات، فقرة المقدمة ويذكر فيها المرسل سبب إرسال الرسالة مع توقعاته بالرد عليها، وأيضاً يذكر ما يريد تحقيقه منها وما هي غايته، أما الفقرة الثانية يذكر فيها تفاصيل أكثر حول موضوع الرسالة مثل: الخطوات أو الرسوم المدفوعة، وأما إذا كانت رسالة تسويق فيذكر اسم المنتج، أو طلب وظيفة فيذكر جميع التفاصيل الخاصّة به، وأخيراً الخاتمة أو جملة الإغلاق وتشمل معلومات الاتصال والتواصل وبعد ذلك جملة الشكر مثل: (مع أطيب التحيات، مع الامتنان).

التوقيع:

من أجل توقيع واضح يجب ترك مسافة أربع أسطر أو أربع فراغات بعد جملة الإغلاق؛ وذلك من أجل كتابة اسم المرسل ومسماه الوظيفي ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني ثم التوقيع.

المرفقات:

في حال أنّ الرسالة تحتوي على مرفقات، فيجب التنويه بذلك في أسفل يسار الصفحة، وهذه المرفقات من الممكن أن تكون نموذج طلب أو كتيّب أو غيره.

وبشكل عام هناك ثلاثة أنواع من أشكال تنسيق الرسائل التجارية وهي:

• تنسيق الكتلة كاملة وهو النموذج  الأكثر شيوعاً، يستخدم فيه فراغات مفردة بدون ترك مسافة بادئة.

• نموذج التعديل كل شيء في هذا النموذج يأتي بجهة اليسار ما عدا اسم المرسل والتاريخ مع التوقيع وجملة الإطراء  فيأتي في محاذاة اليمين.

• وضع مسافة بادئة وهذا النموذج يشبه نموذج التعديل مع ترك مسافة في بداية كل فقرة.

نصائح لتنسيق الرسائل التجارية:

• استخدام الأوراق المهنية والرأسية ذات الشعار.

• ترك هوامش للصفحة.

• التباعد الرسمي بين الفقرات باستخدام تباعد سطر واحد بين الفقرات، ما عدا اسم المرسل وعنوانه والتوقيع.

• عندما تتكوّن الرسالة التجارية من أكثر من صفحة يجب ترقيم الصفحات؛ وذلك لأن أغلب الرسائل التجارية تتكوّن من صفحة واحدة فقط.

• استخدام لهجة مقنعة للمرسل إليه تتوفر فيها البساطة والاختصار، استخدام الضمائر الشخصية، إضافة نسخة كربونية عند الحاجة لها.

• استخدام ظرف الشركة مع الشعار الموجود عليه.

• البعد عن إرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني لأنه بحسب إحصائية عن الرسائل، فيتم فتح 20% من الرسائل الإلكترونية بينما يتم فتح 95% من الرسائل الورقية.