اقرأ في هذا المقال
الرسائل بمختلف أنواعها تنقسم بشكل عام إلى رسائل رسمية ورسائل غير رسمية، وبذلك يختلف أسلوب الكتابة بحسب نوع الرسالة وبحسب الجهة المستلمة، أي تختلف النماذج في الكتابة أيضاً وفي هذا المقال سنتحدث عن أهم خطوات كتابة الرسائل الرسمية
إنّ الرسائل الرسمية هي رسائل تخدم الجهات الرسمية؛ فهي إما من شخص لمؤسسة أو من مؤسسة لمؤسسة أخرى من أجل إيصال معلومة أو التكليف بمهمة أو غيرها، ومن الممكن أن تكون الرسالة عبارة عن شكوى رسمية، وازدادت الحاجة لها بسبب التطورات التكنولوجية والحياتية وازدياد المؤسسات والجهات الرسمية.
خطوات كتابة نموذج الرسائل الرسمية:
العنوان:
يحتوي العنوان على معلومات المرسل لكن ليس بالتفصيل؛ فيذكر فقط اسمه وعنوانه من غير ذكر البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف، ويجب أن يكتب عنوان المرسل في أعلى يمين الصفحة.
العنوان الداخلي:
يقع العنوان الداخلي أسفل العنوان الأول بأربع أسطر، يتضمن عنوان المرسل إليه في حال عدم معرفة اسمه فيجب كتابة اسم العائلة مع المسمى الوظيفي، وعند عدم معرفة المسمّى الوظيفي نستخدم لقب، وإذا كانت الجهة المستلمة شركات أو مؤسسات فنذكر اسم الشركة أو المؤسسة.
التحية:
تكون التحية أسفل العنوان بسطر، عادةً تكون التحية بالرسائل الرسمية عزيزي أو عزيزتي ثم وضع فاصلة.
نص الرسالة:
تتم كتابته بعد سطر التحية مباشرةً، وهو موضوع الرسالة الأساسي يوضح فيه المرسل هدفه وغايته منها بشكل موجز.
الخلاصة والتوقيع:
تأتي الخلاصة والتوقيع بعد الانتهاء من نص الرسالة بسطر واحد، ويمكن وضع فاصلة ثم كتابة عبارة مثل (مع أطيب التمنيات)، ومن ثم أسفل بسطر توقيع المرسل مع اسمه.
نصائح من أجل كتابة نموذج الرسائل الرسمية:
- يجب ذكر الهدف من الرسالة في الفقرة الأولى بشكل واضح.
- البعد عن الاستطراد بمعنى تداخل وتشابك مواضيع أخرى مع الموضوع الرئيسي للرسالة، والتركيز فقط على موضوع الرسالة.
- البعد تماماً عن استخدام اللهجة العامية حتى عند الحاجة الملحّة لها.
- يجب أن يكون الاعتماد الكلي في كتابة الرسائل الرسمية على الجمل القصيرة والمختصرة للمعنى المطلوب إيصاله للجهة المستلمة.
- يجب أن يكون محتوى الرسالة ككل قصير وليس متوسط أو طويل أبداً.
- مراجعة نص الرسالة والتأكد التام من خلوه من الأخطاء الإملائية أو الأخطاء اللغوية، فيجب التأكّد جيداً من سلامة النص اللغوية.
- توفير عنصر المصداقية والثقة التامة للمعلومات الواردة في نص الرسالة.
- الابتعاد عن العبارات الجمالية والمحسنات البديعية، وإظهار العواطف.
- الاعتماد في الكتابة على الأسلوب الموجز والمقنع.
أهمية الرسائل الرسمية:
تكمن أهمية الرسائل الرسمية في كونها نوع من أنواع التواصل البشري بين أعضاء المنشأة الواحدة، أو بين المنشآت الحكومية، فهي توفر الوقت والجهد في إيصال المعلومات أو توزيع المهام أحياناً، وللرسائل الرسمية فوائد أيضاً فهي تساعد على تطوير الإبداع الفكري ومعالجة الأفكار، وتساهم أيضاً في تحسين مهارة خط اليد أو مهارة الطباعة في حال أن تكون الرسائل مرسلة عبر البريد الإلكتروني.
