اقرأ في هذا المقال
- نموذج الرسالة الرسمية في مجال العمل
- العناصر التي تحدد أسلوب الكتابة
- أهم التعابير والكلمات المستخدمة في الرسائل الرسمية
لكل نوع من الرسائل طريقة كتابة تختلف عن غيرها من حيث الأسلوب والهيكل؛ فمنها رسائل رسمية ومنها رسائل غير رسمية، سنتحدّث في هذا المقال عن طريقة كتابة الرسائل الرسمية في مجال العمل.
نموذج الرسالة الرسمية في مجال العمل:
- بداية الرسالة وتكون بذكر عنوان أو اسم الموضوع المراد الكتابة عنه.
- متن الموضوع أي التحدّث عنه من جميع الجوانب.
- الخاتمة أو النتيجة للموضوع المكتوب عنه.
وعند الكتابة يجب مراعاة ما يلي:
- ليس من الضروري كتابة الأفكار بطريقة تسلسلية من حيث الأفكار الرئيسية أو الفرعية، بل الكتابة من دون الالتزام بالترتيب.
- قبل البدء بالكتابة يجب تحديد ما هي أهم الأفكار التي سيشملها الكاتب بالرسالة وأين سيضعها بالتحديد.
- يجب أن تكون الأفكار لامعة الوضوح وفيها عنصر المنطقية وتمتاز بالتماسك.
- استخدام الأدوات التي تربط بين الجمل.
- شرح الأفكار ويكون أوّلاً بذكر الفكرة ثم إعطاء مثال أو أكثر عليها، ولا مانع من اقتراح إحداث تطوير عليها.
- يجب أن تكتب الأفكار بفقرات لكل فقرة فكرة معيّنة تتحدّث عنها بشكل منفصل.
- استخدام مدقق وورد أو أي تطبيقات أخرى لتدقق الرسالة نحوياً وإملائياً.
العناصر التي تحدد أسلوب الكتابة:
- عنصر الكلمات التي سيستخدمها الكاتب بالكتابة يجب على الكاتب أن يحدّد نوعية الكلمات المستخدمة بالرسالة والتي تحتاج لها، هل هي مفردات عميقة أم كلمات مستخدمة كثيراً وشائعة وليس من الضروري أن تكون صحيحة لغوياً أو ركيكة أو يجب أن تكون كلمات سليمة لغوياً.
- تحديد الجهة المستلمة للرسالة هل تحتاج إلى مخاطبتها رسمياً أم بطريقة غير رسمية، فكما يقال (لكل مقام مقال).
- علامات الترقيم وتكون بالاعتماد على أسلوب الكاتب؛ حيث أحياناً يستخدم لغة خاصّة به ولا يتبع جميع علامات الترقيم.
- تحديد نوع الكتابة بمجال العمل فعلى سبيل المثال إذا كان بريد إلكتروني يجب ذكر وجهة نظرك بإيجاز أمّا إذا كان تقرير فيجب شرح وجهة نظرك أمّا إذا كان مقال فله أسلوب مختلف وهكذا.
- اللغة ونوعها بحسب الرسالة هلي يجب أن تكون اللهجة جدلية أم لهجة إقناع أم وصف لشيء ما، فمثلاً إذا كانت الكتابة حول موضوع معين كمقال فستكون اللغة وصفية، أمّا إذا كان بريد إلكتروني حول منتج غير مرضي ستكون جدلية بعض الشيء وهكذا.
أهم التعابير والكلمات المستخدمة في الرسائل الرسمية:
- الكلمات التسلسلية مثل: أولاً، ثانياً، بالإضافة إلى، أيضاً، نتيجة لذلك، في الختام، أخيراً.
- الكلمات عند الأفكار المتغايرة مثل: سوى، ما عدا، إلا، لكن، حتى وإن، حيث إن، بصرف النظر عن.
- الكلمات المستخدمة للمقابلة بين فكرتين: مثل، بالمقابلة مع، على غرار، كما.
- التعريف مرة أخرى مثل: من أجل كذا، بالجوع أو بالاستناد إلى، مع مراعاة.
- كلمات للنتيجة والسبب مثل: من أجل ذلك، بناءً على، لهذا السبب، لأنّ، كما هو مبين، كما ورد من قبل.
- كلمات للتعميم مثل: على وجه العموم، بشكل عام، خصوصاً، في هذا السياق.
- تعابير رسمية أخرى مثل: سأكون شاكراً، هل من الممكن، إذا لديك أي استفسار، نحن في انتظار الرد، نشكر حسن التعاون…الخ.
