ما هو التقرير؟
التقرير: هو عبارة عن ملف يقدّم العديد من الموضوعات الاجتماعية أو الاقتصادية أو الفنية أو العلمية، وهو عبارة عن أداة مهمّة في التواصل ما بين الناس سواء بالحياة العلملية أو الوظيفية، حيث يقدّم بعض المعلومات بالإضافة إلى وجهات النظر باستخدام الدلائل والبراهين، ويقدّم بنهايته استنتاجات أو أطروحات أو اقتراحات ويساهم في تطوير العمل وقياس الإنجازات والأهداف، وكل هذا يكون بناءً على المعلومات المذكورة، سنتحدّث في هذا المقال عن العوامل المهمّة التي تساهم في كتابة تقرير بشكل ممتاز.
عوامل كتابة التقرير:
- أولّاً يجب أن يمرّ التقرير بمرحلتين أساسيتين هما: مرحلة إعداد التقرير أي جمع المعلومات ووضع الأهداف والتوقعات، ومرحلة تنظيم التقرير وهو وضع الهيكل أو الإطار العام ووضع العناوين الرئيسية للتقرير حسب نموذج متبّع من قبل الجهة المستلمة غالباً.
- التأكّد من شمولية التقرير بمعنى تقديمه لكل ما يختصّ التقرير من معلومات بالإضافة إلى أنّه يقدّم إجابات على جميع الأسئلة التي قد تخطر ببال القارئ.
- تقديم جميع المعلومات بحيادية وموضوعية تامّة، بحيث أنّها تكون مقدّمة بحسب مصادر موثوقة ومعتمدة وليست تقييمات أو آراء شخصية.
- الدقّة في المعلومات؛ بحيث أنّ القارئ عند رجوعه للمصادر يتأكد من صدق المعلومات وسلامتها، فتتوفّر الثقة والمصداقية كذلك.
- أن يكون للتقرير هدف محدّد، فليس من الأمر المنطقي أن يكون التقرير مجرّد معلومات عشوائية أو رأي شخصي، بل يجب أن يكون إمّا لبحث عن حل للمشاكل أو توثيق معلومة ما.
- التقرير يجب أن يكون موجز للغاية، فلا يدخل فيه أي نوع من أنواع المحسنات البديعية أو الصياغات البلاغية، بل لغته تقتصر على تقديم المعلومات بلغة بسيطة وواضحة، بالإضافة إلى أنّ المعلومات والافكار فيه يجب أن تكون منظّمة ومنسقّة بشكل جيّد.
- أن يكون التقرير موضح باستخدام عدّة وسائل مثل: قوائم الرسوم البيانية والجداول والشروحات والإحصائيات والصور.
- يجب أن يقدّم التقرير في نفس الفترة التي بدأ بها الكاتب لإعداده، فتكون معلوماته منطقية.
- توثيق جميع التواريخ في التقرير، بمعنى ذكر الفترة التي تم إعداد التقرير بها، ومن التقارير من تكون بشكل أسبوعي ومنها شهري ومنها سنوي.
- أن يكون التقرير يمتاز بأسلوب عرض مميّز، بالنسبة لطرح الأفكار بالأسلوب التسلسلي، بالإضافة لاستخدام كاتبه لجميع وسائل الإقناع.
