كيفية إعداد الخطط التنفيذية في العلاقات العامة؟

إعداد الخطط التنفيذية في العلاقات العامة:

• يستخدم المدير التنفيذي في منظمات العلاقات العامة الخطط التنفيذية؛ لإتمام المهام ومسؤوليات عمله، وقد تُستعمل مرة واحدة أو العديد من مرات، وتُعدّ الخطط المتخصصة في الاستعمال الواحد هي خُطط الموازنة، بينما الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والاجراءات التي تُطبق داخل المنظمات.
  
• من المهم وضع الأهداف؛ وذلك من أجل تحديد الأهداف المستقبلية.
  
• تحليل وتقييم الوضع المالي والموارد والإمكانيات المتواجدة؛ وذلك من أجل تفيذ الأهداف المتعلقة بنجاح المنظمة.
  
• تعيين البدائل، وكما يجب تكوين قائمة من التبؤات لسير الأنشطة التي ستقودها تجاه أهداف المنظمة.
  
• تقييم البدائل، فمن المهم تكوين قائمة تبعاً للمزايا والعيوب لكافة الاحتمالات المتعلقة بسير الأنشطة.
  
• اختيار الحل الأفضل، وكما من المهم التوصل إلى التبؤ الذي يتضمن أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
  
• تنفيذ الخطة وتعيين من سيتكفل بالتنفيذ وما هي الأدوات المعطاة والمتوافرة له، وكيف سيتم تنفذ الخطة، واقتراحات وطرق لكيفية إعداد وإنجاز التقارير.
  
• يُعدّ لتوفير الإمكانيات المالية دور مهم في تنفيذ خطط إدارة العلاقات العامة، ومن المهم تواجد العمل الإبداعي والإداري، فكل منهما يؤدي وظيفة محددة تؤثر على فاعلية ما تم إنجازه من الأهداف الموضوعة.
  
• ويُعتبر أساس العمل الإداري هو مادي وتقني؛ لضمان نجاح خطط إدارة العلاقات العامة، ولكن مسألة تعيين قاعدة لتمويل خطط إدارة العلاقات العامة صعبة جداً؛ لأنه يتضمن نفقات مادية كبيرة لإنجاز ذلك الأمر.
  
• يجب أن تتم عمليات المتابعة والتقويم لهذه الخطط؛ وذلك بهدف للتعرف علي أثرها على الجماهير، وليمكنه من التعرف على رجع الصدى من الجماهير، وهكذا تكتمل الدورة الاتصالية لتفيذ الخطط بين المنظمة وجماهيرها.
  
• ويوجد العديد من الخطوات التي تمارسها العلاقات العامة عند كتابة خطتها، وهي اختيار الأهداف ويساعد ذلك في اختيار الوسائل التي ستنجزها، ومن الأشياء التي يجب أن تراعيها العلاقات العامة عند تحديد الأهداف وهي الواقعية والوضوح والتحديد، وأن تكون الأهداف مرنة ويمكن تعديل بحسب مجريات عملية المتابعة والتقييم.
  
• من المهم أن تتضمن هذه الخطط أهداف واضحة تُحدد ما هو دور الأنشطة والبرامج التي من المهم أن تُنفذ، وكيفية تحقيقها، وعلى من تعود فوائدها وما هو الملائم منها ومن يُساعد المنظمة في تنفيذها لهذه الخطط.