ما هو دور أجهزة العلاقات العامة؟

دور أجهزة العلاقات العامة:

• التعرف على كل الظروف التي تقف بشكل منافي لأداء الخدمات بسهولة ويسر، وأن توجه نظر الإدارة إلى دراسة هذه الظروف واتخاذ القرارات الكفيلة بتبسيط الإجراءات والارتفاع بمستوى أداء الخدمة.
  
• تشجيع الحلول الذاتية والمبادرات الفردية لبعض الإداريين؛ للتغلب على المشكلات والإجراءات البطيئة التي تعرقل سير العمل، وينبغي أن تنشر هذه المبادرات في صحيفة المنظمة لاستثارة روح الابتكار والتصرف السليم بين الإداريين.
  
• عقد المؤتمرات والندوات لمناقشة أساليب تطوير الخدمة وتخليص الجهاز الإداري من كافة سلبياته. ومن الضروري أن يدعى بعض الخبراء المهتمين إلى هذه المؤتمرات، وتلك الندوات لإثراء المناقشات من ناحية وضمان التزام الإدارة أدبياً على الأقل بتبني التوصيات التي تنتهي إليها المناقشات.
  
• تنظيم المسابقات التي تستهدف تطوير العمل الإداري، ووضع نظام للحوافز يتفق مع ظروف كل منظمة؛ بهدف خلق نوع من المنافسة بين الإدارات المختلفة في مجال إنجاز الأعمال المطلوبة، وتحقيق الأهداف بأقل جهد وبأقل تكلفة وفى أقصر وقت ممكن.
  
• من الضروري أن تتبنى إدارة العلاقات العامة بأي منظمة، بالتنسيق مع إدارة التدريب البرامج التدريبية الرامية إلى رفع الكفاءة الإدارية لجميع المستويات، وتنمية استعداد رجال الإدارة في مجال التعامل الإنساني مع المرؤوسين وجماهـير المنظمة؛ حـتى تكون برامج العلاقات العامة بعد ذلك تعبيراً صادقاً عن واقع فعلي يلمسه العاملون في الداخل والجماهير المستهدفة في الخارج.
  
• مساعدة الإدارة في اختيار الأهداف التي تؤدي إلى زيادة التفاهم بين المنظمة وجماهيرها، واستجابة هذه الجماهير للمنظمة وخططها وسياستها، وهذا يعني كسب ثقة الجماهير ليس فقط من خلال أنشطة العلاقات العامة، لكن لا بد أن تنعكس لمسات العلاقات العامة على الإدارات الفرعية التي تتصل اتصالا مباشراً بالجمهور.
  
• وتُعدّ العلاقات العامة من أهم الوظائف بالمؤسسة؛ لأنه يتعامل مع الجمهور بصورة مباشرة، حيث يُعدّ أحد الدعائم الضرورية التي تسمح المؤسسة على نجاح مهمتها وتحقيق أهدافها، ويقوم جهاز العلاقات العامة برسم السياسات.
  
• يتم الاشتراك مع الكثير من المؤسسات المسؤولة عن فرض السياسات الفرعية للمنظمة، حيث يقوم من خلاله الأخصائيين بالدراسة والبحوث المتعلقة باتجاهات الجماهير والرأي العام والتقويم، كما أنه يستخدم الإعلام والاتصال التي تتلاءم مع الموضوعات التي يريد في توصيلها للجمهور وأعمال جهاز العلاقات العامة.
  
• يقصد بالعلاقات العامة بأفضل معانيها إقامة صلات بين المنظمة وبين جمهورها، وتُعدّ هذه الصلات بما يساعد إلى الوصول للرضا والثقة المتبادلة بينهما، لذلك تقوم منظمات اليوم إلى كسب تأييد الرأي العام وثقته، ويعد ذلك من الواجبات الأساسية للإدارة ودليلاً على نجاحها، وهكذا أصبحت العلاقات العامة من المصطلحات المألوفة والمتداولة في الأدب الإداري الحديث.