دور الأحداث الخاصة في تكوين الصورة الذهنية:
يمكن القول أن الأحداث الخاصة إذا تم وضعها والتخطيط لها بعناية، وتقوم بدوراً أساسياً في تعديل صورة المنظمة عند جماهيرها؛ لأنها تتمكن بما تحتويه من عناصر الجذب والتشويق أن تثير اهتمام الأفراد، وتشغل تفكيرهم فترة أطول من قراءة موضوع مكتوب، أو الاستماع إلى برنامج مذاع.
كما أن هذه الأحداث تبقى في فكر الذين شهدوها أو واستمتعوا بها فترة غير قصيرة، تتمكن خلالها من التأثير على الصورة الآنية للمنظمة، وقد تؤدي بها إلى الاقتراب كثيراً من الصورة المطلوبة، وتهدف هذه الأحداث إلى تنشيط الاتصال بالجمهور العام أو بعض الجماهير النوعية، وتثبيت الصلات الشخصية وتأكيد دور المنظمة الاجتماعي بهدف التوصل للسمعة الطيبة وكسب ثقة الجماهير وتأييدها.
وتُلبّي هذه الأحداث رغبة الكثيرين في المشاركة في أية مناسبة أو حدث اجتماعي؛ للاستمتاع بالأضواء والألوان والأصوات التي تصاحب التجمعات الجماهيرية، هذا بالإضافة إلى التعرف على أنشطة المنظمة واكتساب المزيد من المعلومات عن المجال الذي تنتمي إليه، فكثيراً ما يريد الأفراد في التعرف على خطوات إنتاج السيارة أو الأقمشة القطنية مثلاً، وكيف يمكن استعمال الآلات الجديدة لزيادة الإنتاج بشكل مذهل.
وحينما يحقق مصنع السيارات أو النسيج للجماهير هذه الرغبة ويفتح أبوابه لاستقبال الزائرين، فإنه يؤدي بلا شك عملاً ينتمي إلى العلاقات العامة وينبغي أن يعد لهذا العمل إعداداً طيباً، فتخصص للزيارة أوقات ملائمة. وترتب خطة السير بحيث تسـمح بإعطاء الزائر فكرة دقيقة عن كل مراحل الإنتاج والخدمات التي تقدمها المنظمة. ومن المناسب أن تكون هناك كتيبات تعطي فكرة واضحة عن تاريخ المنظمة وأنشطتها وعدد العاملين بها، وحجم الإنتاج وأنواعه بالإضافة إلى مشروعات المستقبل لكي توزع على الزائرين.
ومن المهم اتخاذ كل احتياطات الأمن للحفاظ على سلامة الزائرين، وتجنباً لأي أحداث قد تضر بهم أو بالمنظمة ولا شك أن الزيارات طالما توافرت الظروف المساعدة لها تُعد ميزة طيبة لإدارة العلاقات العامة؛ لتحقيق بعض أهدافها بكفاءة عالية وتؤدي المعارض دوراً هاماً أيضاً في التعريف بإنتاج المؤسسة وأنشطتها، وكذلك إخبار الجماهير بمهام المؤسسة الاجتماعية والخدمات التي تعمل بها في هذا المجال.
وذلك يحتاج إنتاج بعض المطبوعات التي تحتوي على هذه الأمور، ولو أمكن استعمال الأدوات السمعية والبصرية أو النماذج المجسمة، والملصقات لكان ذلك أبسط في التوضيح والتوجيه والإقناع وقد يكون المعرض محلياً داخل نطاق الدولة التي تعود إليها المنشأة، أو دولياً يتسع لمعروضات عدد كبير من الدول، ويعتبر المعرض في الحالة الأخيرة وسيلة جيدة للتعرف على نشاط الدول وتطورها الاقتصادي ونموَّها الحضاري.
