موقع الهيكل التنظيمي لإدارة المراسم في العلاقات العامة:
يُعد الهيكل التنظيمي لإدارة المراسم عمل مهم، لِما يتمتع به الدور الذي يقوم به في العديد من المنظمات الإدارية، الإعلامية والثقافية، وكما أنه من المهم التعرف على الموقع الذي تأخذه هذه الإدارة في الهيكل التنظيمي للوزارات والدوائر الرسمية، ولتأثير موقع إدارة المراسم في الهيكل التنظيمي، وكما يُعد من المهم التعرف إلى المهام التي تقوم بها الخدمات التي تُقدمها إدارة المراسم لعمل المنظمة، حيث أن القائمين في إدارة المراسم يتعاملون بشكل كبير مع الوفود الأجنبية وإقامة المؤتمرات والاجتماعات.
وكما أن مبدأ التماسك بين الشكل التنظيمي بما يثبت أعمالها ويعزز من قيمة وشخصية العاملين فيها، وهذا يتطلب إلى أن تكون الصلة التنظيمية لإدارة المراسم على مقربة من مرجع اتخاذ القرار في المؤسسة، وإن لم تكن متعلقة مباشرة به وتكون كافة أعمالها باعتبارها جزء من الواجبات التي يقوم بها وجزء من المهام التي يقوم بها رئيس مؤسسة معينة، وفي حال وجود التطبيق العملي للأعمال والمهام المحددة من إدارة المراسم؛ فإن كثير من هذه الأنشطة تتطلب إلى اتخاذ قرارات سريعة، بعيداً عن الإجراءات الروتينية، وأن تكون وفق سياقات العمل الإداري.
وكما يجب عدم التفريق بين عمل العلاقات العامة وعمل إدارة المراسم في العديد من المؤسسات، حيث أن إدارة المراسم تتم بالدمج مع العلاقات العامة فإدارة المراسم تتعلق بالأنشطة، الأساليب، القواعد، الأسبقيات، التي من المهم مراعاتها وتطبيقها في المناسبات الرسمية لاستقبال الوفود وتنظيم الاجتماعات والحفلات الخاصة بها.
حيث أن إدارة المراسم يمكنها النهوض بأنشطتها وحتى تكون فعالة ومؤثرة وتقوم في خدمة المؤسسة، يجب أن يكون مدير المراسم في مستوى يسمح له بالاتصال المباشر برئيس المؤسسة وهذا عملياً يكون من الصعب، إلا إذا كانت إدارة المراسم تحت إشراف رئيس المؤسسة أو من ينوب عنه من أجل ضمان سير العمل، وكما يكون من دورها حُسن قياس وتفسير وتعديل اتجاهات الجماهير المتعددة التي لها علاقات وثيقة بالمؤسسة.
وكما أنّ لها دور فعال في مساعدة الإدارة في اختيار وتحديد الأهداف الرامية إلى إمكانية زيادة وتعزيز التفاهم والتوافق ما بين المؤسسة والجماهير، وبالإضافة إلى تخطيط وتقيم هذه البرامج من أجل كسب رضا واهتمامات الجماهير المستهدفة.
