مؤثرات تكوين الصورة الذهنية:
تقوم المنظمات العامة والخاصة ببعض الأعمال الاتصالية من خلال أدواتها الخاصة، بالإضافة إلى لجوئها إلى بعض الوسائل الجماهيرية العامة. وأحياناً تكتفي بعض المنظمات بالوسائل الخاصة إما لعجز مواردها عن تغطية نفقات الوسائل العامة، أو لعدم رغبتها في الإنفاق على هذه الوسائل التي تتطلب نفقات مالية تفوق الوسائل الخاصة، أو لأن طبيعة أنشطة بعض المنظمات لا تحتاج إلى استخدام هذه الوسائل.
وتتضمن الوسائل الخاصة مطبوعات المنظمة على اختلاف أنواعها، بالإضافة إلى ما تنتجه من مواد إذاعية أو تليفزيونية أو سينمائية، كذلك إقامة المعارض أو الاشتراك فيها، وتنظيم الزيارات واستقبال قادة الرأي وتدعيم الصلة بالمجتمع المحلي، وتندرج تحت هذه الوسائل أيضاً تنظيم المسابقات الفنية والرياضية والثقافية والأيام أو الأسابيع الخاصة، كذلك الاتصال الشخصي بأشكالها المختلفة، بالإضافة إلى أعياد إنشاء المنظمة وافتتاح المشروعات الجديدة.
ويمكن القول أن الأحداث الخاصة إذا تم إعدادها والتخطيط لها، يقوم دوراً هاماً في تحسين صورة المنظمة عند جماهيرها؛ لأنها تستطيع بما تحتويه من عناصر الجذب والتشويق أن تثير اهتمام الأفراد، وتشغل تفكيرهم فترة أطول من قراءة موضوع مكتوب، أو الاستماع إلى برنامج مذاع. كما أن هذه الأحداث تظل عالقة بفكر الذين شهدوها أو شاركوا فيها واستمتعوا بها بفترة غير قصيرة، تتمكن خلالها من التأثير على الصورة الحالية للمنظمة.
وقد تؤدي بها إلى الاقتراب من الصورة المرغوبة، وتهدف هذه الأحداث إلى تفعيل الاتصال بالجمهور العام والجماهير النوعية، تعزيز الصلات الشخصية، تأيد دور المنظمة الاجتماعي؛ من أجل الوصول إلى السمعة الطيبة وكسب ثقة الجماهير وتأييدها. وتشبع هذه الأحداث رغبة الكثيرين في المشاركة في أية مناسبة، أو حدث اجتماعي للاستمتاع بالأضواء والألوان والأصوات التي تصاحب التجمعات الجماهيرية، هذا بالإضافة إلى التعرف على أنشطة المنظمة واكتساب المزيد من المعلومات عن المجال الذي تنتمي إليه.
فكثيراً ما يرغب الأفراد في التعرف على مراحل إنتاج السيارة أو الأقمشة القطنية مثلاً، وكيف أمكن استعمال الآلات الحديثة زيادة الإنتاج بصورة مذهلة. وحينما يتوصل هذا المصنع السيارات أو النسيج للجماهير هذه الرغبة ويفتح أبوابه لاستقبال الزائرين، فإنه يؤدي بلا شك عملاً ينتمي إلى العلاقات العامة. وينبغي أن يُعدّ لهذا العمل إعداداً طيباً، فتخصص للزيارة أوقات ملائمة.
وترتب خطة السير بحيث تسـمح بإعطاء الزائر فكرة واضحة عن كل مراحل الإنتاج والخدمات التي تقدمها المنظمة. ومن الملائـم أن تكون هـناك كتيبات تعطي فكرة واضحة عن تاريخ المنظمة وأنشطتها، وعدد العاملين بها وحجم الإنتاج وأنواعه، بالإضافة إلى مشروعات المستقبل لكي توزع على الزائرين، ومن الضروري اتخاذ كافة احتياطات الأمن؛ حرصاً على سلامة الزائرين وتجنباً لأي أحداث قد تضر بهم أو بالمنظمة.
