إعداد المؤتمرات الصحفية:
لا بُدَّ من التأكيد على أنَّ المؤتمرات الصحفية تسعى إلى اختيار الأوقات المناسبة من أجل مناقشة القضايا التي ترغب بتقديمها للجماهير الإعلامية، كما تتأثر المؤتمرات الصحفية بكافة أنواعها بمجموعة من المتغيرات، والتي بدورها إما تساهم في التأثير بشكل إيجابي أو سلبي.
ويوجد العديد من الأسباب التي دعت إلى الحاجة إلى عقد المؤتمر، سواء كانت هذه الأسباب متعلقة بمجموعة من المتغيرات المباشرة أو غير المباشرة أو الكامنة أو الظاهرة، كما يكون من الضروري التركيز على أنَّه لا يتم إجراء المؤتمر الصحفي دون الاستناد على مجموعة من البيانات، كما يتطلب من إدارة المؤتمر الصحفي أن يتم إعداده بشكل جيد في كافة المراحل.
وبالتالي يجب على إدارة المؤتمر الصحفي أن تقوم بتحديد القضية ودرجة أهميتها؛ وذلك من أجل ربطها بالمراحل الإعدادية للمؤتمر الصحفي، على أن تكون بنفس المستوى أو الدرجة، بحيث يتم تحديد كافة الخطوات التنفيذية والخطوات النقاشية في المؤتمر بغض النظر عن طبيعة الموضوع المقدم، وفي نفس الوقت يتم تحديد النتائج الأولية والمبدئية في المؤتمر الصحفي.
كما يشتمل المؤتمر الصحفي على ضرورة قيام إدارة المؤتمر الصحفي بالإضافة إلى الشخصيات المشاركة إلى إعداد لقاءات صحفية تتسم بالحيوية والجدية والحركة؛ وذلك من أجل توسيع قاعدة البيانات بالنسبة للمؤسسات الإعلامية، على أن تكون كافة الأطراف المشاركة في المؤتمر تقدم خدمة للأطراف الخارجة عن المؤتمر الصحفي.
مراحل إعداد المؤتمر الصحفي:
المؤتمر الصحفي يمر بالعديد من المراحل منها:
- المرحلة الأولى: حيث تعتبر من أهم المراحل المبدئية والتي يتم من خلالها تحديد أعداد الشخصيات المشاركة، نوع المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى طبيعة الموضوع الذي سيتم تقديمه.
- المرحلة الثانية: حيث يقصد بها المرحلة التي يتم من خلالها إرسال بطاقات دعوة للمؤسسات الإعلامية وذلك على أساس اختيارها للمراسلين أو الصحفيين التي ترغب بإرسالهم للمشاركة بالمؤتمر.
- المرحلة الثالثة: حيث يقصد بها المرحلة التطبيقية، حيث يتم البدء بعقد المؤتمر مع أهمية إعطاء الفرص لكافة الوسائل أو المؤسسات الإعلامية المشاركة في طرح الأسئلة التي ترغب من خلالها الحصول على بيانات متعلقة بالحدث المقدم، على أن تكون كافة الأسئلة معقولة ولا تمس فئة أو جهة أو دولة معينة.
