دور تنظيم العلاقات الخارجية من خلال وظائف العلاقات العامة:
نجاح الإجراءات التنظيمية هو من الأهداف المتعلقة بالعديد من الحقائق الخارجية، والتي يجب الأخذ بها وبتأثيرها من خلال طرق وأساليب العلاقات العامة، وخاصة كي تصبح دعماً ملموساً لتطور الجهة المعنية وتقوم الاتجاهات المناسبة لتأثير العلاقات العامة على بناء صلات خارجية قائمة على المنافع المتبادلة؛ ممّا يعمل على تشكيل سمعة جذابة للمنظمة.
وفي نفس الوقت فإنها تَقي من حدوث أزمات، وهو ما يؤثر على عملية إخراج القوانين وإنجاز لمصالح المنظمات والهيئات المعنيةوتشكيل السمعة الحسنة هي مجموعة من الآراء والأفكار والانطباعات، حيث تنظر إلى الإنسان أو المجموعة البشرية كمادة لموضوع محددة، ويمكن أن يكون الموضوع خدمات أو منظمة وتتعلق التصرفات أو ردة الفعل البشرية على الموضوع في الكثير بالسمعة.
وأكثر الجماعات الاجتماعية لا تتقبل المنظمة بل تتقبل الشكل والسمعة فقط، ويظهر الموضوع الملموس الذي يؤثر بشدة على الجماعة المستهدفة كجزء من طبيعة السمعة، ومن الضروري أن يتلاقى وصف الطبيعة مع متطلبات قنوات البرامج المستخدمة، ومثال على على ذلك أثر الصورة على الصراعات السياسية، وإذا كانت المنظمة المعنية لا تعمل على تكوين سمعة طيبة لها، فهذا يعني أن السمعة ستظهر بشكل عفوي وفوضوي.
ولهذا يتم تحديد المهم لبناء سمعة طيبة بمساعدة القائمين بالعلاقات العامة، والسمعة الطيبة مهمة ليس للمؤسسات التجارية فقط بل للمؤسسات التعليمية، الأجهزة الحكومية والمؤسسات غير التجارية؛ لأن السمعة السيئة لا يمكنها الحصول على التأييد الكامل لمشاريع المنظمات غير التجارية الخيرية وهنا لا بُدّ من الإشارة إلى أنه من طبيعة السمعة الطيبة استعمال الملصقات بطريقة فاعلة.
وهذا يدل على أن السمعة تبقى لمدة طويلة حتى لبعد أن تتغيّر سمعة المنظمة أو الهيئة نحو الأفضل أو الأسوأ، وهذا متعلق بالإنسان الذي يتقبل معلومات عن موضوع الهدف، وتتفق مع السمعة الآخذة بالتشكل؛ لأن عدم التطابق القوي والواضح فقط يمكن أن يفتح العقول لتلقي معلومات جديدة وهذا يُدل إلى أن خلق السمعة الطيبة للمنظمة التي تعيش حياتها الخاصة هو عملية طويلة وشاقة وفيما يرتبط بالسمعة فإن المتخصص في العلاقات العامة هو الذي يسوّق الشكل المطلوب إلى حد معين، ويسوّق للجهة التي ينتمي إليها.
