الاعتبارات المهمة في التخطيط في العلاقات العامة:
يجب تزويد الجماهير بالمعلومات عن المنظمة وأهدافها، فلا يتم هذا إلا في خطط محددة، والسياسات العامة للمنظمات لا تأخذ في الكثير من الأحيان بعين الاعتبار ضالة حجم المعلومات المتواجدة لدى جماهير المنظمة؛ حتى تتمكن تلك الجماهير الحكم بصورة صحيحة على أهداف وقرارات وسياسات المنظمة.
وإن كثرة وسائل الاتصال وتعداد خصائصها يوجب التخطيط للاستفادة منها على الوجه الأفضل، كما يجب دحض رأي القائلين بأن برامج وخطط العلاقات العامة هي علاجية فقط ولا يمكن أن تكون وقائية؛ وذلك بالإثبات لهم أن خطط العلاقات العامة تقوم على التخطيط طويل الأجل والمبني على الأهداف الكبيرة والسياسات بعيدة النظر.
وتُعد معوقات التخطيط في العلاقات العامة والأفكار الخاطئة عن العلاقات العامة والكسب، وليس خدمة الجمهور وكسب ثقته، فالتحديث المستمر في العناصر الثقافية حيث توجد عند الجماهير متعددة ومختلفة واتجاهات متعددة ومتغيرة للجماهير؛ بسبب ظهور سائل الاتصال حديثة وانتشارها وصعوبة التعرف عليها باتجاهات الجماهير المتعددة؛ ممّا يؤدي إلى صعوبة التخطيط وتقييم دور وسائل الاتصال المختلفة، ومن الصعب قياس وتقييم الآثار المترتبة على كافة أنواع الإيصال بالجماهير.
وتتمايز الوسائل والأساليب الاتصالية في آثارها على الجماهير المحتملة، ومعرفة أثر كل وسيلة على إمكانية مدى تأثر الجماهير ويحتاج ذلك لبحوث علمية؛ ممّا يكون عبئاً على العلاقات العامة، ومن الصعب القيام بالتخطيط الملائم وعدم تواجد الخبرة العملية عند أخصائي العلاقات العامة، حيث تُعد خطة البرامج التي يتم صياغتها لمخاطبة جماهير كبيرة تحتاج لأن تقوم على أساس متين من الفهم النفسي لتلك الجماهير، وعدم امتلاك تلك الخبرة يؤدي إلى لجوء رجال العلاقات العامة لتخطيط البرامج العلاجية بدل الوقائية.
ويُعد عدم توافر الميزانيات الضرورية لإنجاز خطة العلاقات العامةمن الضروري أن يكون صادراً عن عدم فهم الإدارة العليا لعمل العلاقات العامة، أو تعديل الميزانيات بشكل دائم بهدف التقليل من النفقات، وعدم اعتراف الإدارة العليا في بعض المنظمات بمقدرتها على تخطيط البرامج في العلاقات العامة؛ ممّا يؤدي إلى عدم التأكد الكاملة على أهداف العلاقات العامة والتي يترتب عليها إنجاز الأنشطة والبرامج.
ومن المهم اختيار المناسب للوسائل والأساليب وتتضمن هذه الوسائل الإجابة على المعلومات التالية: من هم الأشخاص الذين ستوجه لهم الخطة ؟ الجمهور سواء كان متعاوناً أم معرضاً. وكيف يمكن الوصول إليهم ؟ عن طريق أي إدارة ومن خلال العديد من الوسائل وكتابة وشخصية وصور. وماذا يوجّه إليهم من كلام أو معلومات؟ الأفكار التي ترغب المنظمة توصيلها للجمهور.
