خطوات التنظيم الداخلي للمنظمات العلاقات العامة:
إن الوظائف التي تقوم بها العاملون بالعلاقات العامة بصورة ناجحة يؤثر كثيراً بالأنشطة الأخرى ويتأثر بها، ولذلك من الضروري أن تكون إدارة العلاقات العامة على اتصال دائم ووثيق مع الإدارة العليا للمنظمة، لذا فإن أي منظمة ترغب في الاستفادة القصوى من نشاط العلاقات العامة، عليها أن تجعل موقعها قريباً جداً من الإدارة العليا في الهيكل التنظيمي لها.
وذلك من أجل فتح المجال لمدير إدارة العلاقات العامة للمشاركة الحقييقية باتخاذ القرارات الهامة في المنظمة، وفي رسم السياسات العامة لها، والتي تنشر فلسفة هذه المنظمة وأدوارها الاجتماعية تجاه الجماهير المختلفة؛ من أجل تحقيق خدمة المؤسسة في هذا المجال على أحسن وجه ويتم ذلك عادةً برفع مستوى إدارة العلاقات العامة إلى مستوى الإدارة العليا، مثل أن يشغل مدير إدارة العلاقات وصل بين المدير العام وباقي فروع المنظمة، وحتى يستطيع من تطبيق التناسق والتكامل بين إدارته وبين كل أنشطة الإدارات الأخرى في المنظمة.
وهناك مخططاً تفصيلياً لمكانة إدارة العلاقات العامة في المنظمة لكن هنالك اتجاه آخر لدى الكثير من المنظمات وهو أن تصبح إدارة العلاقات العامة في مكانة مساوية للإدارات الأخرى؛ من أجل التسهيل على مديرها وظيفة التفاهم مع تلك الإدارات في صياغة الخطط وتحديد السياسات والعمل على تحقيق الأهداف المراد تحقيقها.
فإن إدارة العلاقات العامة من خلال وجودها في أحد الموقعين السابقين، يمكنها أن تقدم أفضل الخدمات للمنظمة التي تكون فيها؛ لأن وظيفة العلاقات العامة ضرورية، وذات أهمية على المنظمة ككل، لذا فإن مدير العلاقات العامة يجب أن يقوم بإشراف أعلى شخص يدير المنظمة ولكن للأسف بعض المنظمات لا تعطي هذه الأهمية لها، فقد تجدها أحياناً تحت رئاسة مدير الإعلان وأحياناً تحت إشراف مدير المبيعات، وأحياناً تتبع إلى مدير المالية او مدير الدائرة القانونية، وهذه المواقف المتباينة لا تقدم نتائج مرضية.
وتنظيم إدارة العلاقات العامة داخل المؤسسة، حيث أن إدارة العلاقات العامة وكما يتضح من مسماها، لا ترتبط فقط بالعلاقات بين المنظمة وجماهيرها فقط، وإنما ترتبط بالعلاقات الداخلية التي هي من عوامل نجاح المنظمة بين العاملين، فإنها لا يمكن أن تطور إنتاجها بالصورة الذي ترضي عملائها ويتغلب على منافسيها والتنظيم الداخلي هو عبارة عن التقسيمات الداخلية لإدارة العلاقات العامة التي تتألف من الوحدات التي تقوم بمجموعها بالنشاطات الداخلية للعلاقات العامة بين جمهور العاملين في المؤسسة.
حيث أنه لا توجد تحديدات محددة لدائرة العلاقات العامة داخل المنظمة، إلا أن الكثير من المنظمات الكبرى تمثل وحدات متخصصة في بعض النواحي لتشمل بها دور العلاقات العامة الداخلية وهي: الإعلام الداخلي، الإعلانات، المعارض، وهذه تفيد في إطلاع العاملين على منجزات المنظمة التي ما تحققت إلا بجهود العاملين فيها؛ وذلك بهدف رفع معنوياتهم وتعميق شعورهم بالانتماء والفخر بمؤسستهم.
فأجزاء النشاط الاجتماعي من أجل توفير المعلومات وتحديد العاملين وزيادة النشاط الاجتماعي، ولا تقتصر وظائف إدارة العلاقات العامة الداخلية على تنمية العلاقات داخل المنظمة، إنما تتخطاها إلى الجماهير الخارجية التي تتألف ممّا يلي إضافة إلى جمهور العاملين، جمهور المؤسسين وهم أصحاب فكرة إنشاء المشروع، جمهور المالكين وهم الممولون وأصحاب الأسهم، جمهور المستهلكين وهم العملاء الذيت يفتقرون إلى خدمات المشروع، جمهور المجتمع وهم أفراد المجتمع الأكبر جمهور الناقدين وهم الذين يقيّمون عمل المشروع.
وموظفي الحكومة الذين تتعامل معهم المنظمة في إنشائها وإجازتها ودخلها، والموافقة على القوانين التي تشرف على تطبيقها دوائر حكومية متخصصة، وجمهور المجهزين وهم مجهزو المواد الأساسية للمشروع، وجمهور الوكلاء وهم وكلاء الجملة والمفرد الذين يبيعون سلع وخدمات المشروع، وجمهور المنافسين وهم أصحاب المشروعات المشابهة الذين يتنافسون بطريقة أو بأخرى مع المشروع؛ لغرض جودة سلعهم أو خدماتهم لتصريفها وتقليص تصريف منتجات المشروعات المشابهة الأخرى.
