خطوات التوثيق الإعلامي:
إنَّ عملية التوثيق الإعلامي يتم الحصول عليها من خلال مجموعة من الخطوات والمراحل والتي لا تحتاج إلى جهود معقدة، بل تحتاج إلى كفاءات إعلامية ومعلوماتية؛ من أجل الحصول على عمليات متخصصة بالتوثيق الإعلامي على أكمل وجه، كما أنَّ التوثيق الإعلامي يعتمد في مراحله على حجم المعلومات بالإضافة إلى طبيعتها والخدمات التي تقدمها حيال الموضوعات المطروحة، ومن هذه الخطوات:
- التزويد: حيث يقصد بها الخطوة الضرورية في عملية التوثيق الإعلامي، بحيث يتم من خلالها اختيار واستلام كافة المواد الإعلامية المقدمة، بالإضافة إلى المعلومات الثقافية، والتي تشتمل على كافة المعلومات اللازمة والضرورية في المجال الإعلامي.
- التجميع والتخزين: حيث يقصد بها الخطورة التي تلعب دور كبير في عملية جمع كافة المعلومات الثقافية والإعلامية، ومن ثمَّ العمل على تخزينها بالطرق والأساليب السهلة، بالإضافة إلى المحافظة عليها.
- مرحلة تحديد المعلومات والبيانات والتي تشتمل عليها المحتويات الثقافية والإعلامية.
- التصنيف والفهرسة: حيث تعتبر من المراحل الأساسية في عملية التوثيق الإعلامي، بحيث تساهم في تنظيم كافة المواد الثقافية والإعلامية، كما يكون ذلك وفقاً للموضوعات المقدمة وطبيعتها، كما يتم استخدام رؤوس الموضوعات، الأدلة والرموز التي تلعب دور في عملية تسهيل عملية الوصول والحصول على الحقائق والمعلومات.
- الترجمة: حيث يقصد بها المرحلة التي تقوم على ترجمة معظم الحقائق والمعلومات التي تكتب بلغات أجنبية إلى لغات أخرى تتماشى مع لغة البيئة المحيطة بالمؤسسة الإعلامية ومراكز التوثيق الإعلامي، بحيث تساعد عملية الترجمة على فهم الحقائق بالشكل المطلوب.
- الاستخلاص: حيث يقصد بها المرحلة التي تقوم على توفير مُلخّصات لكافة المعلومات؛ بحيث يتم استخلاص المعلومات الموجزة والقصيرة، كما تساهم في تسهيل الحصول على المعلومات من قبل القارئ أو الباحث في المجالات الإعلامية، بالإضافة إلى توفير الوقت.
- التكشيف: حيث يقصد بها المرحلة التي تتطلب وضع كشوفات تحليلية عن الموضوعات والمعلومات، بحيث تحتاج معظم الكتب والجرائد إلى وجود كشافات في نهايتها؛ وذلك من أجل تسهيل عملية الحصول على المعلومات.
- التصوير والاستنساخ: حيث يقصد بها المرحلة التي تساهم في عملية التهيئة لكافة الأجهزة التي تقوم على عملية الاستنساخ؛ وذلك من أجل تصويرها لتوفر الوقت والجهد على القارئ والمستفيد.
- التصغير: حيث يقصد بها المرحلة التي تتطلب من المؤسسات الإعلامية تحويل كافة المواد والموضوعات الثقافية والإعلامية إلى أشكال مصغرة بالإضافة إلى تصويرها بأجهزة الميكروفيلم، وهو ما يساهم في توفير المساحات من أجل الباحثين.
