شروط اختيار المواد الإعلامية في التوثيق الإعلامي:
لا بُدّ من التركيز على ضرورة وجود مجموعة من الشروط والتي تمكنَّ القائم بالاتصال في اختيار المواد الإعلامية عن غيرها، بحيث يتم اختيار القصاصات والمواد الإعلامية وفقاً لمجموعة من المعايير التي تلعب دور في توثيقها في مراكز توثيق المعلومات الإعلامية ومن هذه الشروط:
- لا بُدّ من التأكيد على أن تكون المواد التي يتم اختيارها بالإضافة إلى القصاصات مناسبة وملائمة مع طبيعة عمل المؤسسات الإعلامية سواء كانت مجلات، صحف، إذاعة وتلفزيونات، بالإضافة إلى الاهتمام بنوعية هذه المعلومات.
- لا بُدّ من أن تكون المحتويات الإعلامية التي تم اختيارها تتسم بالجدّة والحداثة، بالإضافة إلى أن تكون متطورة بشكل مستمر.
- لا بُدّ من التركيز على عملية التأكيد على صحة ومصداقية المعلومات التي يتم اختيارها؛ وذلك من أجل توثيقها بشكل إعلامي ومعلوماتي، بحيث يكون ذلك عن طريق الهيئات المسؤولة والمختصة بالتأكيد على صحة الموضوعات الثقافية والإعلامية المختارة.
- لا بدّ من الابتعاد عن الأخبار والمعلومات التي تساهم في رفع مستوى الأضرار بالنسبة للجمهور والمجتمع الإعلامي الذي يتردد على المجلة أو الصحفية.
- لا بدّ من الابتعاد عن عملية تكرار المواد، المعلومات والمحتويات الإعلامية التي يتم اختيارها وعرضها.
- لا بدّ من التركيز على عملية التنويع ما بين المصادر الإخبارية والتي يتم الاعتماد عليها في الأخبار والأحداث، بحيث يساهم ذلك في جعل القائم بالاتصال يبحث عن المعلومات المتجددة وذات حيوية من مصادر متنوعة.
- لا بُدّ من أن تحتوي المعلومات والمحتويات الإعلامية والتي يتم تخزينها في قسم مراكز المعلومات في المؤسسات الصحفية بالحيوية والديمومة والطرافة.
- لا بد من التأكيد على ضرورة اختيار الموضوعات التي تكون مؤكدة، بالإضافة إلى المعلومات والمحتويات التي حدثت ووقعت بالفعل.
- لا بد من الاهتمام بكافة الأخبار سواء كانت خارجية أو داخلية، وخاصة ما يتم نشره في المجلات والصحف.
- لا بد من التأكيد على أنَّ هنالك أماكن ومساحات تتسع لكافة المعلومات، بالإضافة إلى قدرة هذه المساحات في جمع الحقائق، المواد والمعلومات التي تكون جديدة.
- لا بدّ من اختيار الصور الصحفية المناسبة والتي تلائم الحدث الإعلامي، بحيث يتم اختيار صور الشخصيات، الأماكن، الآثار، الرسوم الكاريكاتورية بالإضافة إلى اللقطات الفنية، كما أنه لا بد من اختيار الصيغة المناسبة والواضحة في تناول الصور بحيث يتم رفعها عبر مراكز التوثيق الإعلامي بشكل واضح.
