تعتبر عملية وصف الاستقبال مهمة جداً داخل الفندق وخارجه وتمثل نقطة الاتصال ما بين الزائر والفندق نفسه، وبشكل عام فأن الضيف أو السائح يأخذ الانطباع الأولى عن قسم الاستقبال من خلال التعامل الظاهر من الموظفين داخل الفندق وطريقة الرد عليهم بأسلوب واضح مع ضرورة إظهار العمل الذي يعمله داخل القسم.
أهمية وصف العمل في قسم الاستقبال بالفندق
تكون طريقة وصف العمل دقيقة جداً ومن الضروري أن يركز الموظف على عدة اتجاهات داخل العمل في قسم الفندق، ومن البداية يجب التركيز على الميل أو الاتجاه الخاص به بأن يظهر أسلوبه بالطريقة المناسبة والتي يستعملها بشكل دائم في عمله، حيث يجب أن يظهر في العمل ابتسامة لطيفة وعلى أن يكون أسلوبه محترم مع كافة السياح والضيوف داخل الفندق مع الرد على الضيوف بتحية مهذبة وصحيحة وليس من الضروري أن يتعامل مع الجميع بنفس الطريقة وإنما يجب الرد عليهم كل ضيف لوحده والترحيل فيه بالشكل المناسب له.
كما أن عملية وصف العمل في قسم الاستقبال تتركز بالمعرفة على الموظف نفسه بأن يمتلك كافة المعلومات والخدمات الهامة بقسم الاستقبال حتى يستطيع الرد على أي استفسار من قبل الضيوف والسياح ومعرفة كافة المسئوليات الموجهة لكل موظف داخل قسم الاستقبال وطريقة تشغيلها في الفندق نفسه، كما يجب التركيز على أهمية كل قسم موجود في قسم الاستقبال ومعرفة أهم الأساسيات والمبادئ التي يحتاجها من قبل الموظفين؛ وذلك حتى يسير عمل قسم الاستقبال بالشكل الصحيح ودون وجود أي مشاكل من الضيوف والسياح مع إرضائهم بكافة الوسائل المخصصة لهم.
بالإضافة إلى ذلك فأن إدارة الفندق تركز أيضاً على المظهر العام للموظفين بأن يكون نظيف ومرتب وبشكل عام فأن النظافة الشخصية لأي موظف في الفندق تعتبر من أهم أساسيات العمل في القسم نفسه، كما يجب أن يستعمل أسلوب المجاملة لأي ضيف أو سائح في الفندق ويكون تلك الأسلوب من الناحية الإيجابية لراحة الضيف داخل الفندق وابتعاد عنه كل ما يضايقه سواء كان كلام أو خدمة لم تعجبه في قسم الاستقبال يجب التبليغ عنها فوراً وتطوريها له بشكل أفضل حتى يبقى مرتاحاً داخل الفندق.
