يهمنا هنا معرفة طريقة التعامل مع إجراءات التعامل مع خصومات الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة اعداد وعمل تلك الخصومات المخصصة لكاف الضيوف في الفندق.
إجراءات التعامل مع خصومات الضيوف في الفنادق
- في البداية يجب على مكاتب الاستقبال أن تقوم بإعداد كافة الخصومات المخصصة للضيوف والسياح وهذه الخصومات يجب أن تتم من البداية من قبل إدارة الفندق مع ضرورة الموافقة عليها لمدة من الزمن، حيث أن أغلب الخصومات تصدر من مدير المكاتب الأمامية أو المدير المناوب في الفندق أو مدير المبيعات وحين إصدارها يتم إعطاء التعليمات لموظفين الفندق في طريقة التعامل مع الخصومات للضيوف عند حجز غرفة أو طلب خدمة مميزة من الفندق.
- كما يقوم أمين الصندوق بتمرير كافة الخصومات التي تمت الموافقة عليها على مدير المكاتب الأمامية مع ضرورة وجود علم عند المدير في حالة وجود شكوى من قبل الضيوف حول سعر الغرفة وكذلك حول الخدمة التي يريدها ولم تتوفر له في الوقت نفسه، حيث يقوم المدير حينها بإيجاد حل له في أقرب وقت ممكن وعند الموافقة على الخصومات فيجب على أمين الصندوق تدقيقها وفي حالة وجد أنها تحتاج إلى تعديل فيقوم بالتعديل عليها قبل عملية تثبيتها في الفندق.
- عندما يتم قرار الخصم لأي ضيف في الفندق فأن أمين الصندوق يقوم بعمله عن طريق بطاقة الخصم المتواجدة معه مع ضرورة إخراج وثيقة تثبت أن الخصم تم للضيف وكذلك يجب عليه أن يحتفظ بها لعرضها على مدير الفندق عند تجميع كافة بطاقات الخصم للضيوف، كما يجب على الموظف أن يكتب اسم الضيف والخصم الذي حصل عليه مع وجود عليه توقيع أمين الصندوق وتوقيع مدير المكاتب الأمامية مع ضرورة سبب إجراء الخصم له.
- بعدها يتم التوقيع على كافة الخصومات من قبل مدير المكاتب الأمامية والمدير المناوب في الفندق مع العمل على طباعة تقارير الخصومات بشكل يومي والاحتفاظ بها للمدير العام والمشرف والمراقب المالي في الفندق، كما يجب وجود رموز خاصة للخصومات التي تستعمل من قبل أميم الصندوق ومدير المكاتب الأمامية.
وفي النهاية يجب معرفة طريقة التعامل مع إجراءات التعامل مع خصومات الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة اعداد وعمل تلك الخصومات المخصصة لكاف الضيوف في الفندق.
