عند وصول الضيف إلى الفندق فأنه يجب على مدير مكتب الاستقبال إكمال عملية تسجيل الضيوف بشكل كامل وصحيح للتأكد من عملية تسجيله في الفندق وكذلك تبعاً لقوانين الفندق مع ضرورة جمع معلومات هامة عن الضيوف، كما يجب على الضيف أن يوقع على بطاقة التسجيل المطبوعة كمتطلب قانوني له مع التحقق من كافة المعلومات الموجودة عليها.
إجراءات تسجيل الضيوف وتسجيل وصولهم في الفنادق
- يجب على موظفين الفندق أن يرحبوا بالضيوف وقت وصولهم إلى الفندق مع الاستفسار عن اسمه واسم عائلته مع ضرورة البحث عن الحجز الخاص به وطباعته على بطاقة خاصة به مع تقديم بطاقة التسجيل بشكل صحيح والتأكد من كافة المعلومات الموجودة عليها من اسمه واسم عائلته وتسجيل وقت وصوله ووقت مغادرته من الفندق، كما يجب وجود الوقت المتوقع بالدقة عند مغادرته الفندق ومعرفته بسعر الغرفة الخاصة به ورقمها ونوعها التي قام بطلبها من مكتب الاستقبال.
- كما يجب معرفة بإجراءات الدفع المتوقعة عليه ومعرفته بتعليمات الفاتورة التي يطلبها من الفندق وطريقة تقديم الوجبات المخصصة له في اليوم مع ضرورة طلب منه أثبات هويته عند نزوله من الفندق للتأكد من أنه هو الشخص نفسه، كما يجب الاهتمام بالتفاصيل المطلوب إكمالها من قبل موظفين الفندق ومنها اللقب الذي يحمله الضيف والفندق وكذلك معرفة اسم الشركة التابعة بالعمل مع الفندق ومعرفة الرمز البريدي الخاص بالفندق لمعرفة الضيوف استعماله عند وصولهم إلى الفندق.
- يجب على الموظفين أيضاً معرفة تفاصيل التأشيرة الخاصة بالضيوف في الفندق بمعرفة رقم الفيزا الخاصة به وكذلك معرفة موعد صدورها وموعد انتهائها حتى يستطيع الموظف طريقة استعمالها في الفندق ومعرفة نوع التأشيرة الخاصة به ومكان صدورها في الفندق، كما يجب على الموظفين أخبار الضيوف بالموعد المحدد لهم في الإقامة داخل الفندق وأي بلد متوقع وصولهم إليه عند إقلاعهم على الطائرة وكذلك معرفة البلد الذي يغادرون منه عند انتهاء مدة إقامتهم في الفندق.
وفي النهاية يجب معرفة إجراءات تسجيل الضيوف وتسجيل وصولهم في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهم القوانين المتعلقة بهم وطريقة إتباعها بالشكل الصحيح من قبل إدارة الفندق.
