عندما تكون المؤسسة صغيرة نسبيًا، ولا تتعامل إلا مع عدد صغير من المستندات أسبوعيًا، فقد لا تكون إدارة المستندات مشكلة، ومع ذلك، مع نمو المؤسسة واحتياجها إلى تخزين وإدارة المئات إن لم يكن الآلاف من المستندات شهريًا، سترى المؤسسة كيف يمكن أن تكون إدارة المستندات مسألة شاقة.
فوائد أتمتة نظام إدارة الوثائق
1- توفير الوقت والتكلفة
إن أتمتة إدارة الوثائق تعمل على توفير الوقت وعدم ضياعه، بالإضافة الى خفض التكلفة.
2- الحفاظ على الوثائق من التعرض للأضرار
يمكن أن تؤدي الحرائق والفيضانات والزلازل والأعاصير والعث والرطوبة وحتى المعالجة المتكررة إلى إتلاف الورق؛ وبمجرد تلف الورق، يتم فقد المعلومات نهائيًا.
3- تجنب الوصول الضعيف إلى المعلومات
يمكن أن تجعل المستندات الورقية من الصعب ضمان أمان الملف ومنع الوصول غير المصرح به إلى المعلومات.
4- الحصول على الإصدار الصحيح
إذا تمت مراجعة المستند وتحريره بواسطة عدة مستخدمين، فإن المستندات الورقية ستجعل من الصعب للغاية الحفاظ على النسخة والتأكد من أن الجميع يعمل على أحدث إصدار.
5- القدرة على مغادرة مكان العمل
في كثير من الأحيان، يحتاج المستخدم الى المستندات الحساسة إلى الحماية، والطريقة الوحيدة للتأكد من ذلك مع المستندات الورقية هي التأكد من عدم مغادرة المبنى، أو في الواقع الغرفة، حيث يتم الاحتفاظ بها.
6- تجنب ضياع الفرص
سيؤدي عدم القدرة على العثور على المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب إلى ضعف اتخاذ القرار، مما يتسبب في عدم الرضا بين العملاء والموردين، مما قد يؤدي بدوره إلى الإضرار بسمعة الشركة في السوق.
ربما هذا هو السبب في أن ميزات التحكم الآلي في المستندات تعد من بين الأولويات القصوى لمعظم المؤسسات في الصناعات الخاضعة للتنظيم، والنظام الآلي مثالي للتحكم في المستندات يوفر حلاً كاملاً لإدارة المستندات والذي لن يؤدي فقط إلى أتمتة سير عمل إدارة المستندات بالكامل، بما في ذلك الإنشاء للمراجعة حتى الموافقة على التوزيع، بل سيضمن أيضًا تحديث المستندات في جميع الأوقات، ويمكن أن يتكامل مع عمليات الجودة الأخرى.
