إن احد أسباب التحول إلى الإدارة الإلكترونية للملفات أنه لا أحد يحب التعامل مع الأعمال الورقية، وهذا صحيح بشكل خاص عندما يتم البدء بنشاط تجاري وهناك الكثير والكثير من الأشياء التي يمكن القيام بها.
ما هي أسباب التحول إلى الإدارة الإلكترونية للملفات
1. الكفاءة العالية
لا يوجد شيء أكثر تشتيتًا أو إزعاجًا من وجود الكثير من المستندات والملفات الورقية من حولك، حيث سيؤدي نظام إدارة السجلات الإلكترونية المتين إلى زيادة الإنتاجية الداخلية والقدرة التنافسية الشاملة للشركات.
2. فعالية من حيث التكلفة
يعد توفير الأموال حيثما أمكن أمرًا أساسيًا لأي شركة ناشئة، كما يُعد تخزين المستندات إلكترونيًا طريقة فعالة من حيث التكلفة لإدارة جميع السجلات، حيث تعد إدارة المستندات اليدوية عملية تستغرق وقتًا طويلاً وجهدًا كبيرًا، وستكون في وضع أفضل بكثير لتحرير الموارد الداخلية ووقت الموظفين الثمين، حيث يمكنك إعادة تخصيصهم بدلاً من ذلك للقيام بمهام أكثر أهمية وإنتاجية من شأنها أن تساعد في تعزيز وبناء العمل.
3. دعم ممارسات الامتثال الجيدة
سيحدد نوع الصناعة أو الاختصاص القضائي الذي يعمل فيه عملك أنواع اللوائح التي تحتاج إلى الالتزام بها فيما يتعلق بتخزين المستندات والبيانات، كما قد يتم الاحتياج إلى الاحتفاظ بالملفات القديمة لعدد معين من السنوات، وقد يتم الاحتياج إلى إثبات اتباع إجراءات معينة وتخزين المعلومات الحساسة بشكل صحيح.
4. حماية العمل
يعد (EDMS) الطريقة الأكثر أمانًا لتخزين المستندات والملفات، حيث كان هناك عدد من خروقات البيانات البارزة في السنوات الأخيرة، ويحتاج العمل إلى حماية المعلومات المالية الحساسة وتفاصيل العملاء الموثوقة بنظام آمن، كما أن لها قيمة مضافة تتمثل في توفير نسخة احتياطية خارج الموقع، في حالة حدوث أي كارثة في المكتب والتي يمكن أن تدمر كل من الملفات المادية والإلكترونية في مقر العمل.
