إن أنظمة إدارة المستندات الآلية تعني أن الأشخاص سيتخلون عن النظام الأساسي لسير العمل إذا لم يتم تذكيرهم بالعودة عند الحاجة، حيث يرسل مدير المستندات إشعارات عبر البريد الإلكتروني أو دفع الإخطارات إلى الهاتف المحمول لتنبيه مستخدمي النظام بمهامهم.
أهمية أنظمة إدارة المستندات الآلية
إن أنظمة إدارة المستندات الآلية يمكن أن تساعد المستخدم في أتمتة المستندات المعقدة ببساطة وكفاءة لمساعدة الموظفين على إدارة العمليات والشركات لإدارة الامتثال، وذلك من اللحظة التي يتم إدخال فيها معلومات الشركة، حيث يمكن أتمتة كل مرحلة من مراحل المستند، كما تتضمن الأتمتة عمليات قابلة للتكرار تقلل من المخاطر التنظيمية وتقلل من تكاليف التشغيل.
1- امتثال التحكم
إنه سريع وفعال، حيث يوفر برنامج إدارة المستندات وقت الأشخاص، ويحررهم لمزيد من العمل الاستراتيجي.
2- التكامل مع البرامج
تتكامل أنظمة إدارة المستندات مع أنظمة: (CRM وERP وDMS وECM) الرائدة لإنشاء ذكاء على مستوى الأعمال عبر مصادر ديناميكية.
3- تخزين المستندات
لدى المستخدم خيارات تخزين المستندات، بما في ذلك التخزين السحابي لمنح أقصى وصول وأمان.
فوائد إدارة المستندات الآلية
- منح أحدث أنظمة إدارة التشغيل الآلي لسير العمل الفرصة لمراجعة العمليات وأتمتة جوانب منها لجعل الأعمال أكثر كفاءة وتسهيل الحياة على المستخدمين أيضًا.
- وصف سير العمل النموذجي كيفية معالجة المعلومات عندما تدخل العمل، وكيف تتم معالجتها، مع نقاط التحقق للتعليقات والموافقات، قبل الإجراءات والتقارير والأرشفة والحذف في نهاية المطاف.
- تتمثل إحدى المزايا الكبيرة لسير العمل الرقمي الآلي في أن حالة المشروع واضح دائمًا، وهناك سجل آمن لجميع الأنشطة.
- يمكن تطبيق أتمتة مستندات سير العمل على وظائف العمل مثل: المحاسبة وعمليات الموارد البشرية أو على الإنتاج مثل: سلسلة التوريد وعمليات التصنيع، وتعمل أتمتة سير العمل على تحرير المستخدمين وحماية الأعمال.
