يجب الاحتفاظ بالملفات التي يستخدمها الأفراد على محرك أقراص الشبكة الشخصية الخاص بهم والذي يتم نسخه احتياطيًا، ويجب عدم الاحتفاظ بالملفات على سطح المكتب بجهاز الكمبيوتر أو مجلد “المستندات” أو محرك الأقراص الثابتة الخارجي أو الوسائط القابلة للإزالة مثل: الأقراص المضغوطة أو أقراص (DVD) أو أو محركات أقراص فلاش، ما لم تكن نسخًا ملائمة.
أين يجب حفظ الملفات الإلكترونية
- إذا كان سيتم استخدام الملفات من قبل العديد من الموظفين، فيجب القيام بإنشاء ملفات مركزية على محرك أقراص شبكة مشترك، ومع ذلك، يجب أن يكون المستخدم على دراية بالمخاوف الأمنية.
- حيث تسمح العديد من البرامج بالحماية بكلمة مرور لتقييد الوصول إلى المستندات، وإذا كانت هناك مخاوف بشأن من يمكنه عرض المستند أو تغييره ولم تكن حماية كلمة المرور متاحة، فقد يكون من الضروري وجود موقع بديل.
- إذا كان التخزين يمثل مشكلة، فيجب القيام بالتخلص من الملفات أو حذفها إذا كان ذلك مناسبًا، أو التفكير في نقل الملفات الدائمة إلى الأرشيف، حيث يجب إزالة حماية كلمة المرور للملفات التي سيتم نقلها إلى الأرشيف قبل نقلها، ومراجعة نقل السجلات أو إتلافها لمزيد من المعلومات.
كيف يجب تنظيم الملفات
- على الرغم من وجود بعض الاختلافات اللوجستية، يجب تنظيم السجلات الإلكترونية وفقًا لنفس مبادئ السجلات الورقية، حيث يجب أن يكون المجلد العلوي هو سلسلة السجلات من (Smithsonian) على مستوى أو وحدة محددة “الموظفون فقط” الجدول الزمني للتخلص، إن وجد، أو فئة واسعة من السجلات.
- استخدم العديد من طبقات المجلدات الفرعية حسب الحاجة لتقسيم السلسلة فرعيًا حسب المعرض أو المشروع أو السنة المالية أو فئة أخرى، كما يجب ان يكون المستخدم حذرًا لتحقيق التوازن بين الراحة والدقة، فان المزيد من الطبقات تسمح بمزيد من التحديد وتسهل تحديد الملف المطلوب، ولكن هناك حد لعدد المجلدات الفرعية التي يمكن استخدامها.
