إعداد واستخدام قوالب البريد الإلكتروني في الجيميل

إذا كنت عادةً ما تكتب نفس البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا أو تنسخ وتلصق نفس الرسالة عدّة مرّات، يمنحك الجيميل (Gmail) خيارًا يُسهّل عليك الأمر، وذلك من خلال إنشاء قوالب البريد الإلكتروني وحفظها، يمكنك إدراجها في المرة التالية التي تكتب فيها رسالة وتوفر على نفسك بعض الوقت، كما يُمكنك تخزين ما يصل إلى 50 نموذجًا في المرة الواحدة، لذلك من السهل إنشاء نماذج مختلفة لمواقف مختلفة، تابع القراءة لتتعرف على الطريقة.

إنشاء نموذج بريد إلكتروني

لتتمكن من إنشاء نموذج بريد إلكتروني في حساب الجيميل الخاص بك عن طريق متصفح سطح المكتب في جهاز الكمبيوتر الخاص بك، اتبع الخطوات التالية:

• على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، عن طريق أي متصفّح متواجد على جهازك انتقل إلى الجيميل (Gmail) من خلال الرابط التالي: www.gmail.com.

• قُم بتسجيل الدخول إلى حسابك من خلال إدراج رقم هاتفك أو بريدك الإلكتروني ثم كلمة المرور الخاصة بك في المكان المخصص لذلك، ليتم بعد ذلك فتح بريدك، ستظهر أمامك شاشة البريد الوارد (Inbox).

• قُم بالنقر على ترس الإعدادات (settings) الذي يوجد في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات، ثُمّ انقر على خيار انظر جميع الإعدادات (See all settings).

• قم بالنقر على علامة التبويب خيارات متقدمة (Advanced) الموجودة في أعلى الصفحة.

• مرر إلى الأسفل لتصل إلى خيار النماذج (Templates) وانقر على خيار تمكين (Enable).

• قم بالنقر فوق خيار حفظ التغييرات (Save Changes) الموجود في أسفل القائمة.

• هذا سوف يعيدك إلى صندوق الوارد الخاص بك، عندها انقر فوق الزر إنشاء (Compose).

• الآن قم بكتابة النموذج الخاص بك كما تريد، وعندما تنتهي منه قم بالنقر على النقاط الثلاث الموجودة باتجاه الزاوية اليمنى السفلية من النافذة.

• ثم حدد خيار نموذج (Template) من قائمة الخيارات المنسدلة.

• انقر على خيار حفظ المسودة كنموذج (Save draft as template) من قائمة الخيارات الفرعية المنسدلة.

• انقر على خيار حفظ كنموذج جديد (Save as new template). كما هو موضّح لك في الصورة التالية:

• قم بكتابة اسمًا للقالب الخاص بك في النافذة التي تنبثق لك بعنوان أدخل اسم قالب جديد (enter a new template name)، سيظهر هذا الاسم كسطر الموضوع في بريدك الإلكتروني، انقر فوق زر حفظ (Save).

• إذا كنت تريد إجراء تغييرات على قالب الذي قمت بحفظه، فيجب عليك استبداله اكتب بريدًا إلكترونيًا مصححًا، ثم بعد النقر على خيار حفظ المسودة كنموذج (Save draft as template)، انقر على اسم النموذج الذي ترغب في تغييره ضمن الكتابة فوق النموذج (Overwrite Template).

• انقر فوق زر حفظ (Save) في النافذة المنبثقة.

• لتتمكن من حذف النموذج الذي قمت بحفظه، انقر فوق خيار حذف النموذج (Delete template) ضمن خيارات النماذج (Templates)، ثم انقر فوق خيار حذف (Delete) في النافذة المنبثقة.

استخدام أحد النموذج المحفوظة

لتتمكن من استخدام نماذج البريد الإلكتروني التي قمت بحفظها، اتبع الخطوات التالية:

• انقر فوق زر الإنشاء (Compose) لبدء رسالة جديدة.

• حدد النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى السفلية من نافذة كتابة الرسالة.

• قم بفتح قائمة النماذج (Templates) من خلال النقر عليها.

• اختر النموذج الذي تريده.

• سيظهر هذا النموذج الآن كرسالتك الجديدة، ويمكنك تحريره قبل الإرسال.

• انقر فوق زر إرسال (Send) عندما تكون جاهزًا.

إرسال القوالب تلقائيا

يُمكنك إعداد عوامل تصفية ترسل تلقائيًا نموذجًا معينًا كرد عند وصول رسائل بريد إلكتروني معينة، يُمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء عامل تصفية يحدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد معالجتها ثم تعيين قالب معين لذلك. إليك الطريقة:

• انقر فوق رمز البحث في الجانب الأيمن من شريط البحث الموجود في أعلى الشاشة.

• إملأ الحقول. على سبيل المثال، إذا كنت تريد إرسال هذا النموذج تلقائيًا إلى رسائل البريد الإلكتروني الواردة من جهات اتصال معينة، فأدخل جهات الاتصال هذه في المربع من (From)، إذا كنت تريد إرسالها إلى أي شخص يطلب منك بريده الإلكتروني الاشتراك في شيء ما، فضع كلمة اشتراك (subscribe) في الحقل لديه الكلمات (Has the words).

• انقر على خيار إنشاء عامل تصفية (Create filter). انظر الصورة التالية:

• حدد المربع بجوار إرسال نموذج (Send template)، انقر فوق خيار اختيار نموذج (Choose template) وحدد النموذج الذي تريد استخدامه من القائمة المنسدلة.

• انقر على خيار إنشاء عامل تصفية (Create filter).

وإذا كنت تريد تغيير الفلتر في أي وقت أو حذفه فالأمر بسيط:

• انقر فوق رمز الترس في الزاوية اليمنى العليا من شاشتك.

• قم بالنقر على خيار عرض جميع الإعدادات (See all settings).

• انقر فوق علامة التبويب عوامل التصفية والعناوين المحظورة (Filters and Blocked Addresses).

• سترى قائمة بجميع عوامل التصفية الخاصة بك، ابحث عن الشخص الذي تريد تغييره، وانقر على خيار تعديل (Edit) أو حذف (Delete) على يمين هذا الفلتر.