عندما تكون المؤسسات صغيرة نسبيًا، ولا تتعامل إلا مع عدد صغير من المستندات أسبوعيًا، فقد لا تكون إدارة المستندات مشكلة، وهناك العديد من تأثيرات الأتمتة على مختلف مراحل التحكم في المستندات.
تأثيرات الأتمتة على مختلف مراحل التحكم في المستندات
1- إنشاء الوثيقة
عادةً ما يتم توجيه الأتمتة في مرحلة إنشاء المستند نحو تعيين سير العمل المناسب، ويحتاج النظام إلى أن يكون قادرًا على التمييز بينها، على سبيل المثال، وثيقة تصميم ووثيقة سياسة، ومن ثم تعيين التوجيه الخاص بهما في مقابل الموافقة والتأسيس الأساسي.
2- توجيه المستندات ومراجعتها والموافقة عليها
بصرف النظر عن مجرد تعيين سير العمل، فإن نظام التحكم الآلي في المستندات سيقوم بأتمتة جوانب مثل: التوجيه والمراجعة والموافقة لضمان توقيع المستند من قبل المجموعة المناسبة من الأشخاص؛ إذا لم تتوفر سلطة رئيسية، فسيقوم النظام بتفويض المهمة إلى الشخص المعين كنسخة احتياطية.
3- التكامل مع التدريب
سيتم أيضًا دمج نظام التحكم الآلي في المستندات في نظام التدريب الخاص بالمؤسسة، مما يؤدي إلى انتقال سلس من الموافقة إلى التدريب على مستند جديد، كما سيشتمل على اختبارات مدمجة مباشرةً في “مراقبة المستندات“، مما يضمن التدريب الكامل على العمليات الجديدة لجميع الموظفين.
4- تغيير الطلبات
سيتضمن التحكم الآلي في المستندات أيضًا عملية طلب التغيير للتأكد من أن جميع التغييرات تتبع العملية المحددة من قبل شركتك، ويجب أن يضمن إمكانية طلب التغييرات على المستندات ذات الصلة في سير عمل واحد وأرشفة مراجعات المستندات القديمة تلقائيًا.
5- المراجعة والمراقبة
يميل هذا إلى أن يكون أحد أكثر المهام استهلاكًا للوقت، ويمكن للمستخدمين الاستفادة بشكل كبير من خلال أتمتة هذا الجزء، وستضمن الأتمتة هنا التحكم في المستندات المارقة والاستبدال التلقائي للوثائق وإخطار البريد الإلكتروني في الوقت الفعلي والقابل للتكرار والتوزيع التلقائي عند الموافقة.
6- إدارة الامتثال
سيساعد نظام التحكم الآلي في المستندات على ضمان الامتثال لأمن المعلومات والإرشادات التنظيمية مثل الوصول متعدد كلمات المرور والتوقيع، والانتهاء القسري لكلمات المرور، وإغلاق الحساب والمتطفلين، وأرشفة سجل المراجعة.
