من المؤكد أن كل شخص يريد إخراج الأفكار التي سوف يتحدث عنها في أفضل طريقة ممكنة، لذا أول ما نفعله عندما نكون مُكلّفين بعمل برزنتيشن للفكرة نسارع بالبحث عن طريقة تساعدنا وتُسهّل علينا إنشاء عرض تقديمي، هناك الكثير من القواعد يجب علينا أخذها في الاعتبار عند إنشاء عرض تقديمي، منها ما هو بسيط ولشدة بساطتها قد نتجاهلها أو ننساها لكنها لا تؤثر إن تم تجاهلها مع اعتبار أن تطبيقها سيضيف الكثير من الاحترافية، وهناك ما هو غاية في الأهمية.
كيفية تخطيط وكتابة عرض تقديمي في 7 خطوات بسيطة؟
1. كتابة أسئلة سهلة لاكتشاف الغرض من العرض التقديمي:
الغرض من العرض التقديمي هو ما نريد الحصول عليه من العرض التقديمي، تحديد الهدف هو الخطوة الأولى في كيفية تقديم عرض جيد، الآن بعد أن حددنا الهدف، يجب أن نركز عليه.
2. دراسة موضوع العرض التقديمي:
عدم دراسة الموضوع أو عدم فهم الموضوع وعدم معرفة الجمهور جيدًا يؤدي إلى فشل العرض. والأسوأ من ذلك أن المقدم سيبدو أحمق. المقدمون الفعالون يدرسون الموضوع ويدرسون جمهورهم.
3. اختيار الأفكار الرئيسية:
من خلال عملية البحث ودراسة الموضوع، يمكننا جمع الكثير من المعلومات. ومن المحتمل أيضاً أننا حصلنا على معلومات أكثر من الحاجة، سنقللها إلى النقاط الرئيسية التي نريد أن تقدمها، كما أن اختيار المعلومات الأكثر أهمية للجمهور تساعد في تحقيق الهدف. وبعد إكمال كتابة الأفكار الرئيسة يجب أن نراجعها مرة أخرى.
4. كتابة مخطط منظم للعرض التقديمي:
بمجرد كتابة النقاط الرئيسة، نقوم بإنشاء مخطط. إن مخطط العرض التقديمي يشبه مخطط أي مستند آخر. حيث يحدد ترتيب المعلومات في العرض التقديمي، بحيث يكون ترتيباً منطقياً، كالتالي:
- مقدمة (introduction).
- أول نقطة أو فكرة.
- ثاني نقطة أو فكرة.
- خاتمة (conclusion).
نملأ هذه النقاط العامة بالعناوين الخاصة بالعرض التقديمي. وهذا المخطط الأساسي يعمل لفترة قصيرة؛ لأن العرض التقديمي يختلف باختلاف الجمهور والموضوع. كما أن مخطط عرض أطول، يمكن أن يبدو مثل هذا:
- مقدمة (introduction).
- أول فكرة رئيسية.
- توضيح للفكرة.
- مساحة (break).
- ثاني فكرة رئيسة.
- فيديو توضيحي.
- أسئلة وأجوبة.
- خاتمة (conclusion).
قد قمنا للتو بإنشاء مخطط للعرض التقديمي الطويل، بعد هذه الخطوة سننتقل لتخطيط تنسيق العرض التقديمي.
5.ا لتخطط لتنسيق العرض التقديمي:
بمجرد اختيار الموضوع الرئيسي حان الوقت لتخطيط شكل العرض التقديمي. بالنسبة لمعظم عروض الأعمال، عرض الشرائح هو التنسيق الأكثر فعالية الذي يمكن استخدامه.
هناك بعض المزايا الهامة لاستخدام تنسيق عرض الشرائح:
- يضيف مكونًا مرئياً (visual component).
- يمكن بسهولة دمج الوسائط الأخرى، مثل الصوت أو الفيديو.
- هناك الكثير من الأدوات للمساعده في إنشاء عرض شرائح.
- يمكن التحكم في وتيرة العرض التقديمي.
- يمكن ترك نسخة من العرض التقديمي مع الجمهور عندما ينتهي.
6. كتابة بداية ونهاية العرض التقديمي:
مقدمة وخاتمة العرض التقديمي مهمة؛ حيث أن بالافتتاح يحصل المستمعون على انطباعهم الأول عن المقدم، والخاتمة هي الفرصة الأخيرة لتوصيل الرسالة، وللحصول على عرض فعّال، يجب أخذ الوقت الكافي للحصول على البداية والنهاية بشكل صحيح.
بعض النصائح لكتابة مقدمة جيدة:
- تناقض التوقعات؛ قول عكس ما يتوقعه المستمع هنا.
- تحفيز الفضول؛ البدء بتقديم العرض بشيء غريب أو غير عادي والمضي قدمًا للشرح.
- طرح أسئلة؛ إشراك الجمهور منذ البداية هو طريقة فعالة لجلب انتباههم.
- استخدم أسلوب روي قصة؛ رواية القصص هي تقنية العرض الفعال.
- اقتباس شخصية معروفة أو اقتباس قول مشهور، لكن لا نفرط في الاستخدام، إذا تم ذلك بشكل صحيح يمكن سحب الجمهور لجهة المقدم وكسب ودّهم.
- قول نكتة؛ في حال معرفة الجمهور جيدًا بما يكفي لمعرفة ما سيجدونه مضحكًا، يمكن أن تكون النكتة بداية جيدة.
- عرض مقطع فيديو، فيديو قصير ولكن قوي يمكن أن يكون له تأثير كبير على الجمهور.
7. كيفية كتابة عرض تقديمي احترافي:
قد أكملنا مخطط العرض التقديمي. وعملنا على مقدمة العرض وخاتمته، في حال الأخذ بما ذُكر سابقاً يكون المقدم جاهز لإنشاء عرض كتابي.
ليكون العرض فعّال باستخدام جمل وعبارات قصيرة لكتابة العرض التقديمي ومراجعة محتوى العرض التقديمي أكثر من مرة وخفض ما لا داعي له من المعلومات وعدم وضع الكثير من المعلومات في شريحة فردية. وإذا كانت الشريحة تحتوي على الكثير المعلومات، لن يدرك الجمهور كل ما يُعرض أو يُقال، وأخيراً تقسيم الشرائح باستخدام الكثير من المواضيع إلى عدة شرائح.
