كيفية جدولة بريد إلكتروني ليتم إرساله في وقت لاحق في Outlook

عندما نريد إنشاء رسائل بريد إلكتروني مسبقًا وإرسالها في وقت لاحق، نحدد تاريخًا ووقتًا لإرسال الرسائل. يرسل (Outlook) تلقائيًا الرسائل الواردة في الجدول وينقلها من “علبة الصادر” إلى مجلد “العناصر المرسلة”.

جدولة التسليم المتأخر لرسائل البريد الإلكتروني في Outlook:

يدعم (Microsoft Outlook) جدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها في تاريخ ووقت لاحقين بدلاً من إرسالها على الفور.
1. تحديد بريد إلكتروني جديد (New Email). أو اختيار بريدًا إلكترونيًا موجودًا وتحديد الرد أو الرد على الكل أو إعادة التوجيه (Reply, Reply All, or Forward.).
2. في نافذة الرسالة، إنشاء الرسالة وتوجيهها.
3. الانتقال إلى علامة التبويب الخيارات (Options) وتحديد تأخير التسليم (Delay Delivery).
4. في مربع حوار الخصائص (Properties)، ضمن خيارات التسليم (Delivery options)، تحديد خانة الاختيار عدم التسليم قبل (Do not deliver before).
5- تحديد التاريخ والوقت المراد إرسال البريد الإلكتروني فيهما.
6 اختيار إغلاق (Close).
7. في نافذة الرسالة، تحديد إرسال (Send).
8. الانتقال إلى مجلد (Outbox) للعثور على رسائل البريد الإلكتروني المجدولة ولكن لم يتم إرسالها بعد.
9. لتغيير وقت أو تاريخ التسليم، فتح البريد الإلكتروني في نافذة منفصلة، وتحديد الخيارات (Options)> تأخير التسليم (Delay Delivery)، وإعادة جدولة وقت إرسال مختلف.
10. لإرسال رسالة بريد إلكتروني مجدولة على الفور، فتح الرسالة في نافذة منفصلة، ثم العودة إلى شاشة تأخير التسليم (Delay Delivery)، والقيام بإلغاء تحديد المربع الموجود بجوار عدم التسليم من قبل (Do not deliver before)، ثم الضغط على إغلاق (Close) متبوعًا بإرسال (Send).

إنشاء تأخير إرسال لجميع رسائل البريد الإلكتروني:

يمكن إنشاء قالب رسالة بريد إلكتروني يتضمن تلقائيًا تأخير إرسال لجميع الرسائل التي ننشئها ونرسلها. ويكون هذا مفيدًا إذا كنا نقوم غالبًا بإجراء تغيير على بريد إلكتروني مرسل للتو، أو إذا أرسلنا بريدًا إلكترونيًا ندمنا على إرساله على عجل. يمكن من خلال إضافة تأخير افتراضي إلى جميع الرسائل الإلكترونية، أن نمنع إرسالها على الفور. يمنح هذا فرصة لإجراء تغييرات أو إلغائها إذا كان ضمن التأخير الذي أنشأناه.
لإنشاء قالب بريد إلكتروني مع تأخير إرسال:

1. الانتقال إلى علامة التبويب ملف (File).
   2. ضمن معلومات (Info)> القواعد والتنبيهات (Rules and Alerts)، تحديد إدارة القواعد والتنبيهات (Manage Rules & Alerts).
   3. في القواعد والتنبيهات (Rules and Alerts)، الانتقال إلى علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني (Email Rules) وتحديد قاعدة جديدة (New Rule).
   4. في معالج القواعد (Rules Wizard)، الانتقال إلى قسم البدء من قاعدة فارغة (tart from a blank rule )، وتحديد تطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها (Apply rule on messages I send)، ثم تحديد التالي (Next).
   5. في قائمة تحديد الشروط (Select condition(S))، تحديد خانات الاختيار للخيارات التي نريد تطبيقها على الرسائل المرسلة. لتطبيق تأخير الإرسال على كافة الرسائل، نقوم بإلغاء تحديد كافة خانات الاختيار. ثم تحديد التالي(Next).
   6. إذا قمنا بإلغاء تحديد جميع خانات الاختيار، فسيظهر مربع تأكيد. نحدد نعم (Yes) لتطبيق القاعدة على جميع الرسائل المرسلة.
   7. في قائمة تحديد الإجراءات (Select action(s))، نحدد خانة الاختيار تأجيل التسليم بعدد الدقائق (defer delivery by a number of minutes).
   8. في قائمة تحرير وصف القاعدة (Edit the rule description)، نحدد عددًا من (a number of).
   9. في مربع حوار التسليم المؤجل (Deferred Delivery)، يجب إدخال عدد الدقائق التي نريد تأخير رسائل البريد الإلكتروني قبل إرسالها. الحد الأقصى 120 دقيقة. ثم تحديد موافق (OK).
   10. في معالج القواعد (Rules Wizard)، نحدد التالي (Next).
   11- تحديد أي استثناءات (Specify a name for this rule)، ثم نحدد التالي (Next).
   12. في مربع النص تحديد اسم لهذه القاعدة (Specify a name for this rule)، نكتب اسمًا وصفيًا.
   13- تحديد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة (Turn on this rule ) إذا لم تكن محددة بالفعل.
   14- تحديد إنهاء (Finish).
   15. في مربع الحوار القواعد والتنبيهات (Rules and Alerts)، نحدد موافق (OK) لتطبيق التغييرات.
   16. عند تحديد إرسال (Send) لأي بريد إلكتروني، يتم تخزينه في صندوق الصادر أو مجلد المسودات حيث ينتظر مقدار الوقت المحدد قبل إرساله.
   

ماذا يحدث إذا كان Outlook لا يعمل في وقت التسليم؟

إذا لم يكن (Outlook) مفتوحًا ويعمل في الوقت الذي تصل فيه الرسالة إلى وقت التسليم المحدد لها، فلن يتم تسليم الرسالة. في المرة التالية التي نقوم فيها بتشغيل (Outlook)، يتم إرسال الرسالة على الفور.

ماذا يحدث إذا لم يكن هناك اتصال بالإنترنت في وقت التسليم؟

إذا لم يكن هناك اتصال بالإنترنت في وقت التسليم المجدول وكان (Outlook) مفتوحًا ، فسيحاول (Outlook) تسليم البريد الإلكتروني في الوقت المحدد، ولكنه سيفشل. سنرى نافذة خطأ تقدم الإرسال / التلقي في (Outlook). يحاول (Outlook) أيضًا الإرسال تلقائيًا مرة أخرى، في وقت لاحق.
عند استعادة الاتصال، يرسل (Outlook) الرسالة. إذا تم تعيين (Outlook) للعمل في وضع عدم الاتصال في الوقت المحدد للتسليم، فسيرسل (Outlook) تلقائيًا بمجرد أن يعمل الحساب المستخدم للرسالة عبر الإنترنت مرة أخرى.