فرز البيانات
عند إضافة المحتوى إلى ورقة العمل في برنامج excel، يصبح تنظيم هذه المعلومات ذو أهميَّة خاصَّة. يمكنك بسرعة إعادة تنظيم ورقة العمل عن طريق فرز البيانات الخاصة بك، فمثلاً يمكن تنظيم المحتوى أبجدياً وعددياً، والكثير من الطُّرق الأخرى في برنامج excel.
أنواع فرز البيانات في برنامج إكسل
عند فرز البيانات، من المهمِّ أنْ تقرِّر أولاً ما إذا كنت تريد أن ينطبق التصنيف على ورقة العمل بأكملها أو مجرد نطاق الخلايا.
- فرز ورقة العمل: تنظّم جميع البيانات في ورقة العمل الخاصة بك عن طريق عمود واحد، حيث يتمُّ الاحتفاظ بمعلومات الصَّف ذات الصِّلة بالعمود عند تطبيق الفرز، لفرز الأسماء بالترتيب الأبجدي لهذا الجدول مثلاً انظر الشكل التالي:
لعمل فرز لهذا الجدول، حدِّد الخليَّة في العمود، التي تريد الفرز حسبه، ثمَّ قم بالنَّقر على أيقونة (Data) من قائمة (Ribbon)، واختر أيقونة (A-Z) أو (Z-A)، انظر الشَّكل التالي:
لاحظ قام بترتيب الأسماء بالشَّكل الأبجدي عند النَّقر على (A-Z)، إذا أردت العكس يمكنك النَّقر على (Z-A).
- فرز مجموعة: وهي فرز البيانات في مجموعة من الخلايا، والتي يمكن أن تكون مفيدة عند العمل مع ورقة تحتوي على عدَّة جداول، انظر الشكل التالي:
مثلاً سأقوم بالفرز حسب العنوان للجدول، ثمَّ انقر على أيقونة (OK)، سيقوم بفرز العنوان، انظر الشكل التالي:
ملاحظة: إذا لم يتمُّ فرز بياناتك بشكل صحيح، فقم بالتحقُّق من قيم خليَّتك للتأكد من إدخالها في ورقة العمل بشكل صحيح، حتى خطأ مطبعي صغير يمكن أنْ يسبِّب مشاكل عند فرز ورقة عمل كبيرة.
فرز البيانات بشكل خاص
في بعض الأحيان قد تجد أنَّ خيارات الفرز الافتراضيَّة لا يمكنها فرز البيانات بالترتيب الذي تحتاجه، لحسن الحظ، يسمح لك برنامج Excel بإنشاء قائمة مخصَّصة لتحديد ترتيب الفرز الخاصِّ بك.
لعمل فرز البيانات بشكل خاص سأقوم بتوضيحها في مثال، مثلاً أريد فرز ورقة العمل حسب حجم (T-shirt)، يقوم الفرز العادي بتنظيم الأحجام أبجدياً، وهو ما سيكون غير صحيح، بدلاً من ذلك، سنقوم بإنشاء قائمة مخصَّصة للفرز من الأصغر إلى الأكبر، قم بتحديد الخليَّة في العمود الذي تريد الفرز حسبه، في مثالنا سأقوم بتحديد الخليَّة D2، انظر الشكل التالي:
إختر (Data) من قائمة (Ribbon)، ثمَّ انقر (Sort)، انظر الشكل التالي:
سوف يظهر لك مربَّع الحوار فرز، حدِّد العمود الذي تريد الفرز حسبه، ثمَّ اختر (Custom List) من حقل (Order)، في مثالنا سوف نختار فرز حسب (T-Shirt)، انظر الشَّكل التالي:
سيظهر مربَّع الحوار قوائم مخصَّصة، حدِّد قائمة قائمة جديدة (New List)، من مربَّع قوائم مخصَّصة، ثمَّ قم بكتابة العناصر بالترتيب المخصَّص المطلوب في مربَّع قائمة الإدخالات، في مثالنا نريد فرز بياناتنا حسب حجم القميص من الأصغر إلى الأكبر لذلك سنقوم بكتابة (small) ،(Medium)، (Large)، (X-large)، مع الضَّغط على إدخال على لوحة المفاتيح بعد كل عنصر، انظر الشكل التالي:
انقر فوق إضافة (Add)، لحفظ ترتيب الفرز الجديد، ستتمُّ إضافة القائمة الجديدة إلى مربَّع قوائم مخصَّصة (Custom list)، تأكَّد من تحديد القائمة الجديدة ثمَّ انقر موافق (OK)، انظر الشكل التالي:
سيتم إغلاق مربَّع حوار قوائم مخصَّصة (Custom list)، انقر فوق زر موافق (OK)، في مربع حوار الفرز (Sort) لإجراء الفرز المخصَّص، انظر الشكل التالي:
سيتم فرز ورقة العمل حسب الترتيب المخصّص، في المثال الخاص بنا، يتمُّ تنظيم ورقة العمل حسب حجم ال (T-shirt) من الأكبر إلى الأصغر، انظر الشكل التالي:
فرز حسب تنسيق الخلية
يمكنك أيضاً فرز ورقة العمل الخاصّة بك عن طريق التنسيق بدلاً من محتوى الخليَّة، قد يكون ذلك مفيداً بشكل خاص إذا قمت بإضافة تشفير اللون إلى خلايا معيّنة، سأقوم بتوضيح مثال فرز حسب لون الخليَّة، قم بتحديد الخليَّة التي تريد تصنيفها، ثمَّ اختر (Data) ومن ثمَّ (Sort)، انظر الشكل التالي:
سوف يظهر مربَّع الحوار فرز (Sort)، حدِّد العمود الذي تريد الفرز حسبه، ثمَّ حدِّد ما إذا قمت ستقوم بالفرز حسب لون الخليَّة، أو لون الخط، أو رمز الخليَّة من الحقل، في مثالنا، سنقوم بالفرز حسب طرية الدَّفع، انظر الشكل التالي:
إختر لون الفرر (Cell Color)، من حقل الترتيب واختر اللون الذي تريد انظر الشَّكل التالي:
