(Office 365) هو مجموعة إنتاجية من (Microsoft) للمساعدة في إدارة العمل من خلال تطبيقات الإنتاجية في فئتها، مع أدوات مثل (Word) و (Excel) و (SharePoint) وغيرها، نظرًا لأن (Office 365) مستند إلى السحابة، يمكن الوصول إلى التجربة كاملة الميزات من أي مكان وعلى أي جهاز، طالما هناك اتصال بالإنترنت.
القوائد الرئيسية لـ Office 365
الوصول إلى الملفات في أي مكان
يتيح (Office 365) للمؤسسة تخزين جميع الملفات في السحابة، هذا يعني أنه يمكن الوصول إليها على أي جهاز ومن أي مكان متصل بالإنترنت، بالنسبة للمؤسسات التي يكون فيها العمل عبر الأجهزة المحمولة أمرًا ضروريًا، فإن القدرة على الوصول إلى جميع التطبيقات والملفات التي تحتاجها عندما تكون خارج المكتب أمر لا يقدر بثمن.
تأمين التخزين السحابي ومكافحة البرامج الضارة
يعد (Office 365) بيئة آمنة تمامًا مع وجود تدابير أمان قوية مطبقة، مثل المصادقة الثنائية، والتي تضمن عدم تمكن الأشخاص غير المصرح لهم من الوصول إلى الملفات إذا حدث ذلك على الجهاز، يعني اكتشاف التهديدات ومكافحة البرامج الضارة أنه يتم تحديد التهديدات الأمنية وإيقافها على الفور، وهو أمر مهم بشكل خاص للمؤسسات التي تتعامل مع البيانات أو المعلومات السرية، يعني استخدام (Office 365) أن العمل مجاني للعمل دون أي مخاوف تتعلق بالأمان.
تحسين الاتصال
يوفر (Office 365) للمستخدمين أدوات للحفاظ على الاتصال مركزيًا ومباشرًا عبر (Skype) وهو يستخدم للاتصالات الصوتية والمرئية والمراسلة الفورية، حيث يتيح (Skype for Business) إجراء مكالمات جماعية واجتماعات مع الموظفين والوكالات الخارجية في أي مكان في العالم، بحيث يمكن دائمًا التعاون والتواصل بغض النظر عن المسافة أو فارق التوقيت، كما توفر (Teams) هو عبارةٌ عن منصّة للتعاون والتواصل للشركات والفرق المهنية والمؤسسات وظيفة المراسلة الفورية، حيث يمكن إضافة التعليقات وتحميل الملفات في نفس الوقت، وهو أمر مفيد للتعاون عبر الأقسام وعند المشاركة في تأليف المستندات.
يمكن أيضًا في الأشخاص في (Teams) حتى يتلقوا إشعارًا بأن تعليقًا موجه إليهم مباشرة، كل هذه الميزات تعني أنه يمكن البقاء على اتصال دائم وفوري بالفرق والأفراد أينما كانوا وفي أي وقت، (Yammer) هي ميزة أخرى في (Office 365) تعمل كنوع من الشبكات الاجتماعية للمؤسسة وهي خدمة الشبكة الاجتماعية وتستخدم للاتصال الخاص داخل المنظمات.
الإنفاق المتوقع
يتم الدفع مقابل (Office 365) لكل مستخدم، على أساس شهري، مثل الاشتراك، حيث تعتمد تكلفة التراخيص الخاصة على مستوى الوظيفة التي يتم اختيارها للعمل، تتضمن مستويات المؤسسة المختلفة تطبيقات ومنتجات مختلفة، والتي تحدد تكلفة كل ترخيص، يمنح الدفع لكل مستخدم شهريًا بيانات صادرة يمكن التنبؤ بها ويساعد على وضع ميزانية لنفقات تكنولوجيا المعلومات الخاصة للعام المقبل، يتم تضمين الترقيات في تكلفة التراخيص الخاصة، لذلك لا توجد تكاليف إضافية غير متوقعة.
النسخ الاحتياطي المنتظم
مع الملفات المخزنة في السحابة ونسخها احتياطيًا بشكل منتظم، تستمر المؤسسة في العمل كالمعتاد في حالة وقوع كارثة في المكتب، بغض النظر عما يحدث للأجهزة المادية، حيث يتم تخزين بريد الإلكتروني والملفات والبيانات بأمان في السحابة، يحتوي (Exchange) وهو برنامج يتم تشغيله على ملقمات ويمكّن من إرسال وتلقي البريد الإلكتروني، كما يتضمن أيضًا على ميزات الاسترداد مما يعني أنه يمكن استعادة رسائل البريد الإلكتروني الفردية أو حتى صناديق البريد الوارد بأكملها إذا لزم الأمر، بغض النظر عن الموقف، يمكن أن يستمر العمل كالمعتاد في حال استخدام (Office 365).
ترقيات تلقائية
يتم تضمين جميع التطبيقات الأساسية مثل (Word) و (Excel) و (Outlook) وتعمل عبر الإنترنت دون الحاجة إلى تثبيت أي برنامج، يتم إجراء الترقيات تلقائيًا على فترات زمنية محددة مسبقًا، لذلك لا داعي للقلق بشأن استخدام أحدث إصدار، سيحدث ذلك تلقائيًا، كما يتم أيضًا التخلص من مصاريف شراء برامج جديدة حيث يتم تضمين التحديثات في الاشتراك الخاص بتراخيص (Office 365).
التعاون المركزي
يتيح (Office 365) مشاركة علب البريد والتقويمات وجهات الاتصال وتحرير المستندات في الوقت الفعلي من خلال أدوات تعاونية، كما يعد أيضا (SharePoint) أداة متكاملة أخرى لتمكين التعاون، يمكن الوصول إلى المستندات المحفوظة هنا والعمل عليها بواسطة أي موظف ومشاركتها كارتباط في البريد الإلكتروني، حيث يستطيع العديد من المستخدمين أيضًا تحرير المستندات المخزنة في (SharePoint) في الوقت الفعلي، مما يسهل عملية التأليف المشترك.
يوفر (Office 365) إصدارات عبر الإنترنت من الأدوات الأكثر شيوعًا مثل (Microsoft Word) و (PowerPoint)، حيث انه بالنسبة لأي عمل، فإن مجموعة الميزات التي يوفرها (Office 3659) مميزه ولا مثيل لها، كما يسهّل نموذج الاشتراك الشهري المقدم لـ (Office 365) على الشركات شراء خطة مناسبة لحجمها وعدد المستخدمين والاستمرار في العمل كالمعتاد.
الحفاظ على أمان البيانات
يجب أن يكون هنالك ميزات أمان متقدمة مثل الحفاظ على أمان البيانات، حيث أنها أولوية لكل عمل يحركه رقميا، تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لامتلاك برنامج قائم على الاشتراك مثل (Office 365 Business Premium) وهو يمكن الحماية من المخاطر المتقدمة عبر الشبكات وإدارة الأجهزة، في أنه نظرًا لأنه يتم تحديثه باستمرار، فسيحصل المستخدم دائمًا على أحدث تصحيح أمان دون الحاجة إلى إجراء تحديثات يدوية أو شراء إضافات.
بالإضافة إلى ذلك، من خلال الاستثمار في إصدار (Business Premium) من (Office 365)، سيحصل المستخدم على تشفير للبيانات في حالة الراحة وفي أثناء النقل، ومصادقة متعددة العوامل مفروضة للمستخدمين وإقامة البيانات على أساس المنطقة وحماية البريد الإلكتروني من التصيد الاحتيالي، كما يمكن أن تمنح ميزات وفوائد (Office 365) هذه راحة البال لأن البيانات ستظل آمنة، حتى مع وصول الموظفين إليها من مواقع وأجهزة مختلفة.
قدرات تخزين الملفات ومشاركتها
من المزايا الرئيسية الأخرى لـ (Office 365 for Business) إمكانية تخزين الملفات ومشاركتها، حيث سيتمكن المستخدم من الوصول إلى جميع الملفات بغض النظر عن الجهاز الذي قام بتسجيل الدخول إليه، سواء كان جهاز (Windows) أو (Mac) أو جهاز محمول، سيتمكن أيضًا من مشاركة الملفات بأمان داخل المؤسسة وخارجها، مما يعني أن زملاء العمل والعملاء والعملاء على حد سواء سيكونون قادرين على الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لمواصلة العمل.
بعد ذلك، باستخدام (sharepoint) وهي منصة محتوى على شبكة الإنترنت يمكن مشاركة المستندات والملفات والتطبيقات وإدارتها من خلال بوابات آمنة لتعزيز العمل الجماعي والتعاون، سواء كان هناك موظفان عن بعد يعملان معًا في مشروع أو كان هناك محتوى ذهابًا وإيابًا مع عميل لإجراء عمليات التحرير والموافقات، فإن (SharePoint) من خلال (Office 365) يجعل الأمر بسيطًا.
- “Mac” اختصار ل”Media Access Control Address”.
تخفيض مصاريف البرمجيات
تتمثل إحدى أكبر مزايا (Office 365) في أنه يمكن أن يساعد العمل في توفير الكثير من نفقات البرامج، كبرنامج قائم على الاشتراك، نظرًا لأن كل موظف لن يحتاج إلى نفس مستوى البرنامج بناءً على دوره الوظيفي أو تصريح أمني، يمكن مزج الخطط ومطابقتها حسب الحاجة.
