كيفية إنشاء نظام متابعة قصير وطويل الأجل لعملك

يتطلب الأمر الكثير من العمل لتوليد عملاء محتملين وتحويلهم إلى عملاء محتملين مؤهلين. لا يزال من الصعب تحويل هؤلاء العملاء المحتملين المؤهلين إلى عملاء.

هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه نظام المتابعة. معرفة ما يجب القيام به في كل مرحلة من مراحل العملية يمكن أن يساعد في زيادة مبيعاتك.

أدوات المتابعة الأولية الخاصة بك

• إدارة علاقات الاتصال

إن نظام إدارة جهات الاتصال تعتبر أفضل أداة في مستودع  المتابعة الخاصة بنا. وهذا النظام إدارة جهات الاتصال (CRM) ليس فقط يسمح بتسجيل معلومات جهات الاتصال الخاصة بنا، بما في ذلك الحكايات المهمة مثل أعياد الميلاد، ولكن يعطينا أيضاً فرصة في تتبع نتائج جهات الاتصال وإعداد التنبيهات التلقائية.

• جدول البيانات والتقويم

يمكنك إنشاء نظام إدارة جهات الاتصال (CRM) الخاص بك وفي حال أنك كنت غير مستعد لذلك يمكنك القيام بتوثيق معلومات عملائك ومتابعة الملاحظات على جدول بيانات. جدولة متابعاتك، بما في ذلك التذكيرات، بتقويم يتضمن منبهًا.

• البريد الإلكتروني

يعد البريد الإلكتروني طريقة ممتازة للبقاء على اتصال بآفاقك. من خلال مزيج من المجيب الآلي، بالإضافة إلى إرسال رسائل مخصصة إلى العميل المحتمل، يمكنك بناء الثقة والعلاقة مع آفاقك.

• الهاتف

يعتبر أكثر الطرق فعالية لإجراء اتصالات شخصية مع العملاء المحتملين.

• Snail Mail

لا تقلل من شأن قوة الملاحظة الشخصية أو البطاقة. ان استخدام الورق هذه الأيام قد قل عن السابق؛ ولذلك هذه الميزة سوف تبرزك عن غيرك. حيث أن ملاحظات الشكر والتوجيهات التي ستتم كتابتها  أن تقطع شوطًا طويلاً في حث العميل المحتمل على الشراء منك.

نظام المتابعة الأولية الخاص بك

إن نظام المتابعة الخاص بنا يركز على بعض التفاصيل منها، كيفية دخول العميل المتوقع إلى المبيعات الخاصة بنا. وبعض ميزات المبيعات عبر البريد الإلكتروني أن يقوم بإرسال الإيميلات بشكل تلقائي. يتيح لك هذا إجراء العديد من جهات الاتصال دون بذل الكثير من الجهد من جانبك ، ولكن قد يكون من الصعب الاعتماد على البريد الإلكتروني وحده لإجراء عملية بيع ، خاصة إذا كنت تقدم خدمة أو عنصرًا باهظ الثمن.

• يمكن أن يأتي العملاء المحتملون إليك من خلال طرق أخرى أيضًا، مثل حدث التواصل أو الإحالة. مهما حدث، فأنت تريد إعداد نظام يمكنك من خلاله تتبعهم ونقلهم خلال دورة المبيعات الخاصة بك.

• كما أنه يمكننا أن نقوم بإرسال رسائل الشكر من خلال البريد الإلكتروني فوراً. وهذا يعني في حال قام العميل بالتواصل معنا عبر البريد الإلكرتوني سوف تصله رسالة ترحيب منا مباشرة عبر الإيميل.

• يفضل أن تقوم بالإجابة على اتصالات الهاتف بشكل مباشر وسريع. حيث أن معظم العملاء يفضلون التواصل معك قبل القيام بعمليات الشراء والبيع. لذلك عليك أن تقوم بإلتقاط الهاتف والإجابة على أسئلتهم. تظهر الأبحاث أنه كلما اتصلت مبكرًا، كانت فرصة حصولك على البيع أفضل.

• عندما تتعامل مع العميل المحتمل تعامل مع العميل الواثق من قيامه بعملية الشراء حتى وأن أراد أن يقوم بتأجيلها، ولا تضيع وقتك على العملاء الذين لن يشتروا وتستطيع أن تكتشف ذلك من خلال المكالمات وعمليات التواصل مع العملاء. وتقوم بتفعيل نظام المتابعة عند التأكد من العميل المشتري حتى وإن أراد التأخير.

• جدولة مكالمة متابعة حيث أنه لن يشتري معظم الأشخاص عند الاتصال الأول، لذا حدد موعدًا للمتابعة. قدم كل ما يحتاجه العميل المحتمل لاتخاذ قرار، سواء كان مزيدًا من المعلومات أو عرض أسعار وحدد موعدًا لمعاودة الاتصال.

• القيام بإرسال ملاحظة شكر من الناحية المثالية، يجب أن تكون هذه ملاحظة مكتوبة بخط اليد ومرسلة بالبريد الإلكتروني.

• إرسال تذكير بالبريد الإلكتروني حول مكالمة المتابعة علماً أنه لا يرغب بعض الأشخاص في القيام بذلك لأنهم يخشون أن يتخطى العميل المحتمل المكالمة إذا تم تذكيره بها. من ناحية أخرى ، يعد هذا مضيعة للوقت إذا نسي العميل المحتمل المكالمة ولم يكن متاحًا عند إجرائها.

• القيام بإجراء مكالمة المتابعة و ستحتاج إلى مراجعة المعلومات التي أرسلتها إلى العميل المحتمل أثناء هذه المكالمة والإجابة على أي أسئلة جديدة. لا يضر أن تنتهي بعرض شراء أو عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. كثير من الناس لن يشتروا ما لم تطلب منهم تقديم الطلب. إذا كان العميل المحتمل لا يزال غير جاهز أو لديه اعتراضات، فستحتاج إلى تكرار الخطوات السابقة فيما يتعلق بإرسال معلومات جديدة.

• في حال أن لديك عميل محتمل لكنه غير مهيء للإلتزام يمكنك أن تستعين بما يسمى بنظام  المتابعة طويلة المدى ضعه في نظامك. وتكون المتابعة من خلال الجمع بين الإيميلات وعبر مكالمات الهاتف بشكل متكرر ولكن انتبه دون إزعاج، فقط حتى تبقي في ذهن العميل النشاط التجاري الخاص بك.

نصائح طويلة المدى للعمل مع العملاء المحتملين

• التركيز على الفوائد

الأشخاص يقومون بعملية الشراء فقط لأنهم يجدون غايتهم عندك. حيث أنه هم لا يهتمون بمدى روعتك، مكا يهمهم هو الوصول إلى الفائدة من المشتريات التي هم بحاجة إليها لذلك عندما تقوم بعملية ترويج أو عرض الخدمات والمنتجات الخاصة بك ركز على أن تبرز الفائدة منهم بما يلبي طلبات العميل.

• لا تعتمد على أساليب التسويق ذات البسيطو والسهلة لإجراء عملية بيع

مثلاً قد تقوم ببيع منتجاتك من خلال المجيب الآلي، ولكن لابد من أن تقوم بالتواصل مع العميل عبر الهاتف أو عبر رسائل البريد الإلكرتوني بشكل شخصي (بشري). حتى تشعر العميل بأهميته و أهمية عملية الشراء التي حصلت والشعور بالأمان.

• جعل عملية البيع شخصية

هذا هو المكان الذي يأتي فيه نظام إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) الخاص بك. سيساعدك على إنشاء عرض تقديمي يركز على الاحتمالات ، كما أنه سيعطيك أدلة لأفكار متابعة رائعة. إذا قال العميل المحتمل إنه يركض في مسافة 5 كيلومترات ، يمكنك أن ترسل إليه بطاقة تحثه على ذلك. إذا قال إنه يواجه مشكلة في شيء ما ورأيت مقالة رائعة عنه ، فأرسل إليه رابطًا عبر البريد الإلكتروني.

• اطلب الإحالات

في كثير من الحالات ، قد لا يكون العميل المحتمل جاهزًا للشراء ، ولكن يمكنه معرفة شخص ما. لا تخف من طلب الإحالات.

في حال أن أحد العملاء المحتملين قد طلب منك أن لا ترسل له بعد اليوم الرسائل قم مباشرة بإزالته من القائمة الخاصة بمتابعة العملاء المحتملين،  حيث أنه لن يغير رأيها إذا واصلت الاتصال به قم بشكره واحذفه.