كيفية استخدام تعقب التغييرات في مستندات جوجل

تتيح لك وظيفة تتبع التغييرات في برامج الكمبيوتر رؤية التغييرات التي تم إجراؤها على ملف قابل للمشاركة، كما تمكّنك من عرض التعديلات والتعليقات من الإصدارات المحفوظة مُسبقًا من المستند لاقتراح مزيد من المراجعات، بينما تحتوي البرامج الأخرى على أسماء معينة لوظائف تغيير المسار فإن محرر مستندات جوجل (Google Docs) لديه عمليته الخاصة حول كيفية تتبع التغييرات، في هذا المقال نناقش ما هو تعقب التغييرات ولماذا نستخدمه وكيفية استخدامه.

ما هو تتبع التغييرات في مستندات جوجل

تتبع التغييرات (Track changes) في محرر مستندات جوجل هي وظيفة تتيح لك الوصول إلى التعديلات في ملف مستند جوجل عن طريق إصدارات مختلفة من التاريخ والطوابع الزمنية، حيث يحفظ مُحرر مستندات جوجل بانتظام نُسخًا من مستنداتك كل بضع دقائق تلقائيًا حتّى لا تضطر إلى حفظ التغييرات كملف منفصل بعد كل تغيير تقوم به.

نظرًا لأن محرر مستندات جوجل (Google Docs) هو نظام مستندات قائم على الإنترنت (Internet) يمكنك مشاركة هذه المستندات مع زملاء العمل حتّى يتمكنوا من الوصول إلى تغييراتك في الوقت الفعلي، تتضمّن ميزات تغيير المسار القدرة على اعطاء الاقتراحات أو تغيير المستند مباشرة.

لماذا نستخدم ميزة تعقب التغييرات

يُعد تعقب التغييرات مُفيدًا للتعاون في مشروع مع فرق أخرى أو أعضاء فريق، حيث يتيح لك تتبع التغييرات في محرر مستندات جوجل (Google Docs) معرفة من قام بتغيير المستند وما الذي تم تغييره والوقت الذي قاموا بالتغيير فيه، كما يساعدك هذا في تتبع مساهمة الجميع في المستند ويمكنك مراسلتهم مُباشرةً بشأن هذه التغييرات، من خلال التحديثات في الوقت الفعلي لمُحرر مستندات جوجل وميزات تتبع التغييرات الخاصة به يمكنك استخدام هذه المستندات للعمل عن بُعد أو بدون تزامن.

كيفية استخدام تعقب التغييرات في محرر مستندات جوجل

لتتعرّف على كيفية استخدام ميزة تتبع التغييرات في محرر مستندات جوجل (Google Docs)، قم باتباع الخطوات التالية:

1. فتح ملف Doc الخاص بك

حدد موقع ملف (Doc) الذي تريد تتبع التغييرات (Track changes) فيه أو أنشئ ملفًا جديدًا لبدء مشروع تعاوني، يُمكنك البحث في شريط البحث العلوي بصفحة المستندات الرئيسية عن العنوان أو البحث عن متعاونين آخرين للعثور على مستند موجود، لإنشاء مستند جديد انقر على أيقونة الصفحة مع علامة (+) بالقرب من أعلى يسار الصفحة الرئيسية.

2. مشاركة الملف مع المتعاونين

من خلال النقر فوق الزر مشاركة (Share) في الزاوية العلوية اليمنى من المستند يمكنك مشاركة الملف مع المتعاونين، حيث تسمح مشاركة المستند للآخرين بالوصول إلى الملف ومشاهدة التغييرات التي تجريها أثناء إجرائها، عند مشاركة ملفات (Doc) يُمكنك مشاركتها مباشرة مع حسابات البريد الإلكتروني للآخرين حتّى يتمكنوا من الوصول إليها، يُمكنك أيضًا إنشاء ارتباط يسمح لأي شخص لديه الرابط بمشاهدة الملف ويمكنه عرض المستند أو التعليق عليه أو تحريره بشكل مجهول.

3. القيام بإجراء تغييرات على الملف

تستطيع الكتابة في المستند لتحديث الملف يُمكن أيضًا للأشخاص الذين لديهم حق الوصول للتعديل الكتابة في المستند أثناء عملك عليه، يحفظ مُحرر مستندات جوجل التغييرات كل بضع دقائق ويمكنه تحديد المستخدم الذي أجرى هذه التغييرات.

4. التحقق من تاريخ الإصدار

يمكنك التحقق من تاريخ إصدار المستند بالذهاب إلى شريط الوظائف العلوي والنقر فوق علامة التبويب ملف (File)، من هناك يمكنك العثور على الخيار المسمى سجل الإصدارات من القائمة المنسدلة وستظهر قائمة جانبية تتيح لك إمّا تسمية الإصدار الحالي أو الاطلاع على سجل الإصدار (Version history)، ولتتمكن من التحقق من محفوظات الإصدار حدد خيار الاطلاع على محفوظات الإصدار (See version history) أو قم باستخدم اختصار لوحة المفاتيح من خلال الضغط على الأزرار (Ctrl + Alt + Shift + H) في نفس الوقت.

يعرض لك سجل الإصدار قائمة بالطوابع الزمنية المحفوظة التي يمكنك النقر عليها وتسميتها، يبرز كل سجل إصدار محفوظ التغييرات التي تم إجراؤها من قبله ويستخدم ألوان تمييز مختلفة للإشارة إلى مستخدمين محددين، لتحديد المستخدمين الفرديين يمكنك التحقق من الرموز لكل مساهم ورؤية اللون المخصص لهم ليتوافق مع الألوان المميزة.

5. اقتراح المراجعات

عند اقتراح مراجعة حدد العبارة التي يُمكن للكاتب تحريرها وستظهر أيقونة نصية زرقاء مع علامة (+) على الجانب الأيمن من المستند، انقر فوق الرمز لإضافة اقتراح، يمكنك ترك تعليق عام أو وضع علامة على أشخاص محددين باستخدام علامة (@) متبوعة باسم المساهم.

6. مراجعة الاقتراحات

إذا أرسل إليك أحد الأشخاص مراجعة فيمكنك مراجعتها بالنقر فوق علامة التبويب أدوات (Tools) أعلى المستند لتظهر لك قائمة من الخيارات ثم قم بتحديد خيار مراجعة التعديلات المقترحة (Review suggested edits) من القائمة المُنسدلة، يُمكنك أيضًا الوصول إلى هذه الميزة باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح (Ctrl + Alt + O)  أو (Ctrl + Alt + U) من هناك يمكنك قبول أو رفض التعديلات المقترحة.

نصائح لاستخدام خاصية تعقب التغييرات

فيما يلي بعض النصائح لتتبع التغييرات في محرر مستندات جوجل (Google Docs):

1. اختيار كيفية مشاركة المستند الخاص بك

يمكنك السماح للأشخاص الذين تشارك المستند الخاص بك معهم بالوصول ليتمكنوا من عرض الملف أو التعليق عليه أو تحريره، تضع هذه الاختيارات قيودًا على كيفية قيام المساهم بتغيير مستند مشترك، للسماح لشخص ما بالوصول لإجراء تغييرات مباشرة على المستند قم بمشاركة الملف معهم كمحرر.

2. التواصل مع المتعاونين معك

عند العمل في أي مشروع تعاوني من المهم التواصل مع أعضاء فريقك للتأكد من موافقة الجميع على التغييرات أو المراجعات، تتيح لك أدوات التعليق والتحديثات في الوقت الفعلي في محرر مستندات جوجل (Google Docs) الدردشة مع كل شخص يعرض المستند لمناقشة التغييرات في محتوى المنتج واتجاهه، عند تحرير عمل الآخرين يمكنك تتبع التغييرات المباشرة وترك تعليقات بشأن سبب قيامك بإجراء تغيير مباشر على المؤلف الأصلي لمراجعته.

3. التأكد من تحديد وضع المستند الخاص بك

هناك ثلاث طرق عرض لوضع المستند يمكنك الاختيار من بينها في محرر مستندات جوجل (Google Docs): تعديل (Editing) واقتراح (Suggesting) وعرض (Viewing)، يتم فتح ملفات مستندات جوجل تلقائيًا في وضع التحرير إذا كان لديك حق الوصول لتحرير المستند، للتأكد من أن تغييراتك قابلة للتتبع قم بتبديل وضع المستند إلى اقتراح (Suggesting) في كل مرة تفتح فيها المستند.

4. قبول أو رفض النص المقترح من المتعاونين

تظهر التغييرات التي يتم إجراؤها على المستند بلون مختلف يمكنك فيما بعد تعديلها كالمعتاد وبقدر ما تريد، ومع ذلك اعلم أنه لا يتم تتبع أي تعديلات تجريها على النص المقترح فقط عندما تعمل على نصوص شخص آخر.

لا يقوم التبديل بين وضع التحرير والاقتراح بقبول التغييرات أو رفضها تلقائيًا، يجب عليك مراجعتها يدويًا حتى تعكس الوثيقة النهائية التحديثات، ولقبول التغييرات الفردية أو رفضها انقر فوق مربع التعليق الخاص بها، ثم انقر فوق رمز علامة الاختيار لقبول التغيير أو على أيقونة (X) لرفضه، في حال كنت تريد الموافقة أو عدم الموافقة على جميع التغييرات فيمكنك القيام بذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:

• انتقل إلى علامة تبويب أدوات لتظهر لك قائمة من الخيارات.

• انقر على خيار مراجعة التعديلات المقترحة من القائمة المنسدلة، سيظهر مربع أبيض منبثق أعلى يمين النافذة.

• انقر فوق الزر قبول الكل أو رفض الكل، قبل قبول جميع التغييرات يمكنك استخدام السهمين لأعلى ولأسفل في المربع المنبثق لمراجعة كل تعديل فردي والتحقق من أن كل تعديل تريد تكملته.