هناك العديد من الطرق لتجنب أخطاء رقمنة المستندات، حيث يجب استخدامها للتخلص من الأخطاء وتقليل التعرض لها، وذلك لتحسين كفاءة وجودة رقمنة الملفات.
ما هي أخطاء رقمنة المستندات وكيفية تجنبها
أهم أخطاء رقمنة المستندات التي غالبًا ما تواجهها المؤسسات هي:
1- عدم كفاية إعداد الموظفين
يعتمد نجاح رقمنة المستندات بشكل كبير على مدى جودة تدريب الموظفين على التعاون مع التكنولوجيا التي تم إدخالها حديثًا، وقبل الشروع في طريق التحول الرقمي، يجب أن نضمن أن الموظفين قد تلقوا تعليمهم واستعدادهم بشكل صحيح للتعامل معها.
هذا مهم لنجاح المبادرة، ومهما كانت الأدوات أو التكنولوجيا التي يتم استخدمها، يجب أن نضمن أن الموظفين يمكنهم استخدامها، كما أنه خيار جيد للاستعانة بمصادر خارجية لكيان آخر يتمتع بخبرة رقمية مثبتة واسعة النطاق، والتي ستساعد أيضًا العاملين في مجال المعرفة لديك على اكتساب الخبرة بسرعة أكبر.
2- التحرك بسرعة كبيرة
إن عملية الرقمنة أشبه بسباق الماراثون بتطورها السريع، وللحد من فرصة الفشل، فإنه من الأهمية بمكان تخصيص وقت كافٍ لكل مرحلة وتنظيم الأنشطة بدقة، والبدء بإطلاق برنامج رقمنة السجلات في أحد الأقسام الأصغر، حيث سيسمح ذلك بتحليل المخرجات والأدوات المستخدمة، وكذلك إجراء التعديلات إذا لزم الأمر.
3- عدم الحصول على موافقة الموظف
من الواضح أن دعم المستوى الأعلى مطلوب قبل الشروع في مسار الرقمنة، ويحدث الخطأ عندما ينتهي الشراء عند الذروة، حيث يتم دفع المشروع إلى الأمام من قبل رجال الأعمال التنفيذيين دون إشراك بقية الشركة.
يجب أن يكون موظفو الخط الأمامي في نفس صفحة الإدارة العليا من أجل تنفيذ رؤيتهم، وفي نهاية اليوم، هم الذين سينفذون ويستفيدون من هذا البرنامج على الصعيدين الشخصي والمهني.
4- تتطلب الرقمنة التكنولوجيا فقط
إن اعتماد التكنولوجيا هو ببساطة جانب واحد من جوانب رقمنة المستندات، ولكي تكون فعالة، يلزم وجود أشخاص وعمليات وتكنولوجيا، كما إن استخدام التكنولوجيا هو مجرد جزء من المشكلة، ويستلزم تحولًا في العقلية حول كيفية التعامل مع السجلات وتخزينها وحمايتها وإتاحتها للزملاء الآخرين.
