كيفية تحويل الملفات في الوسائط المتعددة

هناك العشرات من تنسيقات الملفات لمستندات معالجة الكلمات وملفات قواعد البيانات والرسومات وجداول البيانات وما إلى ذلك، إذا تم إنشاء ملف في تطبيق ما وتريد استخدامه في تطبيق آخر، فيمكنك إما استيراد الملف أو استخدام برنامج تحويل.

ما هو تحويل الملفات في الوسائط المتعددة

تحويل الملف ببساطة يعني تحويل البيانات من تنسيق ملف إلى تنسيق آخر، على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تحويل مستند (Word) إلى ملف (PDF) أو العكس بالعكس، كما أن تنسيق الملف هو مجرد طريقة معيارية يتم بها ترميز المعلومات للتخزين في ملف، ويتم تصميم البرامج لقراءة تنسيقات ملفات معينة، حيث يمكنك معرفة نوع الملف الذي تعمل به من خلال النظر إلى العلامة الصغيرة في نهاية اسمها: (Example.Docx) أو (Placeholder.Pdf).

كيفية عمل تحويل الملفات في الوسائط المتعددة

إن أبسط طريقة لفهم تحويل الملفات هي من خلال تشبيه ترجمة اللغة، تخيل أن لدينا كتابًا مكتوبًا باللغتين الإنجليزية والفرنسية، سيحتويان، تقريبًا، على نفس المعلومات، ولكن التركيب سيكون مختلفًا تمامًا، مما يجعل كل منها غير مفهوم بالنسبة لأولئك الذين لا يتحدثون اللغة، كما أنه من المحتمل أن يؤدي تحويل الملف إلى ترجمة الكتاب.

بحيث يتم عرضه بلغة يمكن للمتلقي التحدث بها وبالتالي يكون له معنى، بالطبع، سيلاحظ أي شخص يستخدم خدمة الترجمة من (Google) مشكلة هنا، حيث أن الترجمة المباشرة دائمًا ما تكون لها عيوب، ينتهي بك الأمر بنصف ترجمة محرجة، حيث تفقد معظم المعنى الأصلي.

فيما يتعلق بتحويل تنسيق المستند، فقد يعني ذلك فقدان البيانات الوصفية المهمة؛ الارتباطات التشعبية لا تعمل؛ تغيير الهوامش أو الخطوط أو التصميم؛ أو أي عدد من القضايا الأخرى، مثلما تتطلب ترجمة اللغات خبراء، كذلك تحويلات الملفات.

ولهذا السبب تلجأ جميع الشركات تقريبًا إلى برامج تحويل الملفات الاحترافية لترجمة مستنداتها نيابة عنهم، حيث تحتوي برامج تحويل الملفات على قائمة من القواعد المعقدة للترجمة، والتي تسمح لها بتقليل كمية المعلومات أو المعنى المفقود وجعل النسخة المحولة من الملف مطابقة للأصل قدر الإمكان.

أهمية تحويل الملفات في الوسائط المتعددة

تخيل أنك تلقيت مستندًا لا يستطيع برنامجك فتحه، يؤدي هذا إلى إنشاء ما يُعرف باسم صومعة البيانات: تتوفر المعلومات لجزء واحد من المؤسسة ولكن ليس لجزء آخر، مما يؤدي إلى إنشاء جميع أنواع الصعوبات والاضطرابات في سير عملك، هذا هو سبب أهمية تحويل الملف، فهو جزء أساسي من إمكانية التشغيل البيني، حيث أنه لا يمكنك التأكد من البرنامج الذي يستخدمه زميل أو عميل محتمل.

لذلك تحتاج إلى التأكد من أن نوع الملف الذي تشاركه متاح لهم، تعد مشاركة المستندات جزءًا أساسيًا من العمليات اليومية لمعظم المؤسسات، كما أن امتلاكك القدرة على تحويل أنواع الملفات ودمجها بسرعة وسهولة يضمن إمكانية إجراء عمليات نقل آمنة للملفات دون التسبب في حدوث مشكلات دون قصد.

كيفية تجنب مشاكل تحويل الملفات

في حين أن تحويل الملفات معقد، فإن الحل الأساسي للشركات بسيط:

1. توعية الموظفين

أفضل طريقة لضمان مشاركة المستندات والملفات بسهولة بين أعضاء الفريق هي مساعدة الموظفين على فهم أساسيات تحويل الملفات، بالطبع، لا يحتاجون إلى معرفة تعقيدات بنية ملف (Jpeg) أو أن يكونوا قادرين على بناء المحول الخاص بهم من البداية، لكن فهم أنه من المهم في الواقع تنسيق مستنداتهم، والقدرة على الوصول إلى برنامج محول عالي الجودة، يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً لتجنب الاضطرابات غير الضرورية.

2. أوقف محولات (Googling)

ما عليك سوى البحث في (Google) عن (Excel إلى pdf) أو (Png to pdf) لنقلك إلى برامج تحويل مختلفة، إذا افترضنا أن لديك على الأقل عددًا قليلاً من أنواع الملفات المختلفة التي تحتاج جميعها إلى تحويلها إلى ملفات (PDF)، فسوف ينتهي بك الأمر باستخدام العديد من البرامج، مما يؤدي إلى تعقيد غير ضروري تمامًا، بدلاً من هذا  النهج، يجب على الفرق الذكية تطوير عملية موحدة، حيث يجب أن يتضمن ذلك العثور على محول واحد يلبي جميع احتياجاتك، ويمكن من خلاله مشاركة الملفات، والتأكد من أن كل عضو في الفريق يعرف كيفية استخدامه.

تحويل الملفات النصية في الوسائط المتعددة

توفر معظم برامج معالجة النصوص وظيفة استيراد، والتي توفر تحويلًا مضمنًا لتنسيقات المستندات المختلفة، ما عليك سوى تحديد “استيراد” من قائمة “ملف” أو “استيراد” واختيار نوع المستند الذي تريد إدخاله، وإذا كان معالج النصوص الخاص بك لا يستورد نوع المستند الذي تحتاجه، يمكنك عادةً استخدام تنسيق ملف (ASCII) كقاسم مشترك؛ ومع ذلك، سوف تحتاج إلى برنامج معالجة الكلمات الذي أنشأ المستند الأصلي.

إذا قام كلا برنامجي معالجة الكلمات باستيراد وتصدير ملفات (ASCII)، فقم بتحويل المستند الأصلي إلى ملف (ASCII) باستخدام معالج الكلمات المصدر، ابحث عن “تصدير” في قائمة “ملف” أو “تصدير”، حدد ملف (ASCII) أو ملف نصي، بعد إنشاء ملف (ASCII) للمستند المصدر ، استخدم معالج الكلمات واستورد هذا الملف باستخدام خيار الاستيراد، مرة أخرى لملف (ASCII) أو ملف نصي، لاحظ أن جميع أوامر التنسيق (غامق ومائل و رؤوس وتذييلات وما إلى ذلك) ستفقد بشكل عام بين التحويل.

تحويل الصور والرسومات في الوسائط المتعددة

توفر معظم برامج الرسم ومعالجة النصوص والنشر المكتبي ورسومات العروض التقديمية وظيفة استيراد، والتي توفر تحويلًا مدمجًا للعديد من تنسيقات الصور والرسم، ما عليك سوى تحديد “استيراد” من قائمة “ملف” أو “استيراد” واختيار نوع ملف الرسومات الذي تريد إدخاله، وإذا لم يقم برنامجك باستيراد نوع الملف الذي تحتاجه، يمكنك تحويل صورة أو تنسيق رسم إلى آخر باستخدام برنامج تحويل رسومات مستقل.

لاحظ أن تنسيقات الصور أو تنسيقات الرسومات النقطية (الرسومات النقطية) ، مثل (PCX و BMP و TIFF و GIF) وما إلى ذلك، لا يمكن تحويلها إلى تنسيقات رسم أو تنسيقات رسومات متجهة، مثل (WMF و DXF و DRW و CGM) وما إلى ذلك، ولكن يمكن تحويل التنسيقات المتجهة إلى صور نقطية، كما يمكن لبرامج (Windows) عادةً استيراد ملفات (BMP و WMF)، وهي تنسيقات رسومات (Windows) القياسية، (BMP) هو تنسيق رسومات نقطية (صورة) و (WMF) هو تنسيق رسومات متجه (رسم).

تحويل ملفات قاعدة البيانات في الوسائط المتعددة

توفر معظم برامج قواعد البيانات وظيفة استيراد، والتي توفر تحويلًا مضمنًا لتنسيقات السجلات المختلفة، ما عليك سوى تحديد “استيراد” من قائمة “ملف” أو “استيراد” واختيار نوع قاعدة البيانات التي تريد إدخالها، إذا كان برنامج قاعدة البيانات الخاص بك لا يستورد نوع الملف الذي تحتاجه، يمكنك عادة استخدام تنسيق ملف (ASCII) كقاسم مشترك؛ ومع ذلك، ستحتاج إلى برنامج قاعدة البيانات الذي أنشأ الملف الأصلي.

إذا قام كلا برنامجي قواعد البيانات باستيراد وتصدير ملفات (ASCII)، فقم بتحويل ملفك الأصلي إلى ملف (ASCII) باستخدام برنامج قاعدة البيانات المصدر، ابحث عن “تصدير” في قائمة “ملف” أو “تصدير”، حدد ملف (ASCII) أو ملف نصي، يوجد بشكل عام نوعان من ملفات (ASCII) التي يمكن إنشاؤها: قيم مفصولة بفاصلة (CSV)،وتنسيق البيانات القياسي (SDF).