10 طرق لتقليل حجم ملفات إكسل Excel:
- ضغط ملف الاكسل (Zip the Excel file): إذا كنت لا تريد تعديل أو إجراء تغييرات على ملف (Excel)، ولكنك لا تزال تريد تقليل حجم الملف، سيكون الخيار الأفضل هو (Zip’ing the excel file)، حيث سيقلل حتى 90٪ من حجم الملف حسب الصور والكائنات الموجودة في ملف (Excel).
- حفظ ملف (Excel) بتنسيق ملف (.xlsb): في حالة أننا لا نريد تحرير أي شيء في جدول البيانات (مشابه جدًا للحالة المذكورة أعلاه) الحل هو تغيير تنسيق الملف الذي تحفظ فيه جدول البيانات، (.xlsb) هو تنسيق ملف ثنائي، والذي يحفظ ملف (Excel) في الوضع الثنائي. سيعمل على ضغط و تقليل حجم ملف(Excel) الخاص بك إلى حد كبير، والميزة الإضافية هي أنه يمكنه استيعاب وحدات الماكرو (Macros) على عكس تنسيق ملف (xlsx)، ويعمل بطريقة أسرع من أي تنسيق ملف (Excel) آخر.
- إزالة الخلايا غير المستخدمة: هناك اختلاف أساسي بين “النطاق الفعلي المستخدم” و “النطاق المستخدم الافتراضي”،لا تقلق فقط حدد الخلايا غير المستخدمة واحفظها واحفظ ملفك وشاهد التغيير في حجم الملف.
اضغط على (CTRL) +( END)، ليتم عرض اخر خليه قد قمت باستخدامها.
- إزالة تنسيق الخلية: نقوم بالكثير من التنسيقات لجدول البيانات على الرغم من أنها لا تضيف أي قيمة إلى البيانات الرئيسية.ستوفر إزالة التنسيقات المزيد من حجم الملف وزيادة أداء جدول البيانات وجعله يبدو أفضل و بسيطًا.
سنتبع الخطوات أدناه:
1.لإزالة التنسيق نحدد النطاق الذي لا نحتاج إلى أي نوع من التنسيق فيه.
2.من علامة التبويب الصفحة الرئيسية> مجموعة التحرير> مسح> مسح التنسيقات.
- حفظ الملف في الإصدار الصحيح (Right Version) : احفظ ملف (Excel) في الإصدار الذي تستخدمه.سيؤدي حفظ ملف Excel في إصدار أقل إلى زيادة حجم الملف. فمثلا؛ إذا كنت تستخدم Excel) 2007 )والإصدار الأحدث، فحاول حفظ ملفاتك بتنسيقات ملفات (.xlsx و xlsm و .xlsb) ما لم يكن لدى المستخدم النهائي الإصدار الأقل.
- تصغير حجم الرسومات: أن الرسومات في جداول البيانات مهمة أحياناً، ولكن ليس على حساب أداء جداول البيانات وسهولة الاستخدام وقابلية العرض. نقوم بإزالة الرسومات غير الضرورية لأنها تأخذ مساحة كبيرة.
- ضغط الصورة: نظرًا لأن الصورة تأخذ مساحة وتزيد من حجم الملف، تأكد من ضغط كل صورة في جدول البيانات.
- الاستخدام المفرط لنطاق العمود / الصف بالكامل في الصيغ خاصةً في صيغ المصفوفات أعرف مدى أهمية وفائدة صيغ المصفوفات، لكن حاول استخدام صيغ المصفوفات بأقل قدر ممكن وابحث عن طرق بديلة. نظرًا لأن صيغ المصفوفات سيشغل مساحة وستؤدي إلى إبطاء أداء جدول البيانات.
- تطبيق التنسيق الشرطي Conditional Formatting للوصول إلى الهدف بأقل المصادر.
- استخدام المزيد من جداول الاستعلام: نحن نستخدم جداول الاستعلام للحصول على البيانات من مصادر خارجية، ولكن إذا انتهيت من جدول الاستعلام، فقم بفصل الجدول بشكل أفضل أو خذ البيانات واحذف جدول الاستعلام بالكامل.
ملاحظة: من المهم عمل نسخة احتياطية من الملف الأصلي قبل محاولة ضغطه. لأنه من الممكن أثناء تجربة هذه النصائح، أن تفقد التنسيق والمخططات والمكونات الهامة الأخرى من المصنف الأصلي.
