على مر السنين، أصبح (OneNote) أيضًا منصة تعاون قوية. وفي جميع الإصدارات الحديثة، يمكن للمستخدمين مشاركة دفتر ملاحظات مع العديد من الأصدقاء أو زملاء العمل، ويمكن لهؤلاء المستخدمين جميعًا تحرير دفتر الملاحظات في وقت واحد. ويتم تشغيل هذا التعاون باستخدام (Microsoft SharePoint) أو (Microsoft OneDrive)، اعتمادًا على إصدار (المنزلي أو المهني) المستخدم.
كيفية مشاركة دفتر ملاحظات – OneNote:
يمكن مشاركة دفتر ملاحظات (OneNote) بالقيام بالتالي:
1. فتح دفتر الملاحظات المراد مشاركته.
2. في الجزء العلوي الأيمن عند كلمة “مشاركة” بين بعض خيارات القائمة الأخرى، أسفل زر تصغير. ثم النقر على كلمة “مشاركة” لفتح الشريط الجانبي “مشاركة”. في هذا الشريط الجانبي، يمكن تحديد دفتر الملاحظات أو دفاتر الملاحظات المراد مشاركتها.
3. املأ عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص المراد مشاركة دفتر الملاحظات معهم.
4. يجب النقر فوق القائمة المنسدلة واختيار مستوى الوصول المراد للأشخاص. قد يكونوا قادرين على التعديل والتحرير والمشاركة أو العرض فقط.
5. النقر فوق زر المشاركة الكبير.
سيتلقى الأشخاص الذين تمت مشاركة المفكرة معهم رسالة بريد إلكتروني تشرح الخطوات التالية. سيبدأون العمل مع المستند الذي تمت مشاركته في الوقت الفعلي. يمكن رؤية التغييرات التي قامو بها الأشخاص، للمساعدة في الحفاظ على الأمور في نصابها الصحيح. ويمكن إخفاء ذلك، بالنقر فوق “عرض” في الشريط، ثم النقر فوق “إخفاء المؤلفين”.
مشاركة ملاحظات أثناء الاجتماع OneNote:
عندما يتم تدوين ملاحظات أثناء اجتماع، فمن المحتمل عدم استيعاب كل ما يقوله الأعضاء، لذا يمكن الاحتفاظ بدفتر ملاحظات (OneNote) في موقع مشترك، مثل (OneDrive أو SharePoint)، وجعل الأشخاص يتعاونون أثناء الاجتماع.
للسماح للآخرين بمشاهدة الملاحظات المشتركة والمساهمة فيها، نفوم بتنفيذ أحد الإجراءين التاليين أو كليهما:
1. لدعوة الآخرين إلى دفتر الملاحظات المشترك، اختيار ملف (File )> مشاركة (Share)> دعوة الأشخاص( Invite People).
2. لمشاركة دفتر الملاحظات أثناء اجتماع، اختيار ملف (File )> مشاركة (Share)> مشاركة مع الاجتماع (Share with Meeting).
بعد أن يفتح الآخرون دفتر الملاحظات، يمكن لأي شخص لديه أذونات إضافة ملاحظات الاجتماع جميعها في نفس الوقت وايضاً يمكن مزامنة (OneNote) تلقائيًا وستظهر ملاحظات الجميع.
ملاحظة: يمكن إيقاف مشاركة دفتر الملاحظات في أي وقت ويمكنك تغيير من يمكنه عرضه أو تحريره. إذا كان المستخدم يرغب في مشاركة ملاحظات الاجتماع بعد الاجتماع، من الممكن إرسال صفحة الملاحظات بالبريد الإلكتروني.
