كيفية مشاركة ومزامنة دفتر الملاحظات وحمايته في OneNote 2016

المزامنة التلقائية هي ميزة رئيسية في (OneNote 2016) ولكن المستخدمين لديهم خيار المطالبة بالمزامنة بأنفسهم، نظرًا لأن الميزة التلقائية تتم على فترات منتظمة، فإن المزامنة اليدوية مفيدة لضمان تحديث البيانات على الفور.

كيفية إنشاء رابط المشاركة – sharing link:

1. النقر فوق ملف (File).
   2. النقر فوق مشاركة (Share) من الجزء الأيمن.
   3. اختيار الحصول على رابط مشاركة (Get a Sharing Link).
   4. النقر فوق إنشاء رابط عرض (Create a view link) لإنشاء رابط للعرض فقط (view-only link).
   5. النقر فوق إنشاء رابط تعديل (Create an edit link) لإنشاء رابط عرض وتحرير(view and edit link).
   

كيفية مزامنة دفتر الملاحظات – OneNote 2016 يدويًا:

1. النقر فوق ملف في شريط التنقل.
   2. النقر فوق معلومات.
   3. النقر فوق عرض حالة المزامنة.
   4. اختيار مزامنة الكل لمزامنة جميع دفاتر الملاحظات المشتركة في نفس الوقت.
   5. اختيار مزامنة الآن بجوار دفاتر الملاحظات للمزامنة يدويًا.
   

كيفية إدارة خيارات الأمان في – OneNote 2016:

يتضمن (OneNote 2016) خيارات الأمان الأساسية التي ستمنع الوصول غير المصرّح به إلى أقسام معينة من دفتر الملاحظات:

كيفية تطبيق كلمة السر على الأقسام:

1.الانتقال إلى صف علامات تبويب الأقسام.
2. النقر بزر الماوس الأيمن فوق القسم المراد تأمينه.
3.تحديد (Password Protect This Section) من القائمة المنسدلة.
4.الانتقال إلى جزء الحماية بكلمة المرور الذي يظهر على الجانب الأيمن من نافذة (OneNote).
5.النقر فوق تعيين كلمة المرور ضمن قائمة القسم الحالي.
6. إدخال كلمة مرور في مربع الحوار (Password Protection).
7.إعادة إدخال كلمة المرور للتأكيد.
8.النقر فوق موافق.

إن كلمة المرور لن يتم تطبيقها على القسم على الفور. حيث أنه بشكل افتراضي، سيتم تنشيطه بعد خمس دقائق، ستظل علامات التبويب مرئية ولكن محتويات الصفحة مخفية خلف الرسالة “هذا القسم محمي بكلمة مرور”. سيتعين النقر فوق مساحة الصفحة لعرض مربع الحوار “القسم المحمي”، ثم إدخال كلمة المرور للوصول. ويمكن تجاوز مؤقت القفل وقفل جميع الأقسام المحمية يدويًا عن طريق تحديد قفل الكل في جزء الحماية بكلمة المرور أو بالضغط على (CTRL + ALT + L).

كيفية إزالة كلمة المرور من قسم محمي:

1.النقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب القسم المحمي.
2.تحديد كلمة المرور حماية هذا القسم من القائمة المنسدلة.
3.تحديد إزالة كلمة المرور من جزء الحماية بكلمة المرور.
4.إدخال كلمة المرور الحالية في مربع الحوار (Remove Password).
5.النقر فوق “موافق” لإكمال إزالة كلمة المرور.

كيفية تغيير كلمة المرور لقسم محمي:

1.النقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب القسم المراد تغيير كلمة المرور الخاصة به.
2.تحديد كلمة مرور حماية هذا القسم.
3.النقر فوق تغيير كلمة المرور في جزء الحماية بكلمة المرور.
4.إدخال كلمة المرور الحالية في حقل “كلمة المرور القديمة” في مربع الحوار “تغيير كلمة المرور”.
5.إدخال كلمة المرور الجديدة في حقل إدخال كلمة المرور الجديدة.
6.إدخال كلمة المرور الجديدة مرة أخرى في مربع تأكيد كلمة المرور للتحقق.
7.النقر فوق موافق.

كيفية الوصول إلى خيارات كلمة المرور:

1. النقر فوق علامة التبويب ملف في شريط التنقل.
   
2. يجب النقر فوق خيارات في الجزء الأيمن.
   
3. يجب النقر فوق خيارات متقدمة في قائمة مربع الحوار خيارات (OneNote).
   
4. يجب القيام بالتمرير لأسفل إلى قسم كلمات المرور في القائمة الموجودة على الجانب الأيمن من مربع الحوار.
   

في هذا القسم، يمكن تغيير تأخير الحماية من الخمس دقائق الافتراضية. تتوفر إحدى عشرة فترة بحيث تكون دقيقة واحدة هي أقصر فترة زمنية ويوم واحد هو أطول فترة زمنية. ويمكن أيضًا إلغاء تحديد المربع الخاص بخيار الوقت في اليوم لإزالة المؤقت تمامًا.
يمكن أيضًا اختيار قفل الأقسام المحمية بكلمة مرور تلقائيًا فورًا بعد الانتقال بعيدًا عنها. حتى إذا تم النقر فوق علامة تبويب قسم آخر، فسيتم تأمين القسم المحمي على الفور. إذا كان المستخدم يعتمد على خيارات بحث (OneNote) للتصفية من خلال المحتوى الخاص به، فإن الحماية بكلمة مرور ستمنع تضمين الأقسام المقفلة في نتائج البحث.
كما يمكن قول الشيء نفسه بالنسبة لعلامات الملاحظات، حيث لن يتم تضمينها في ملخصات علامات الملاحظات. يجب التأكد من استخدام كلمة مرور يمكن تذكرها. وإذا تم نسيان كلمة المرور، فلن يتمكن المستخدم من الوصول إلى أي خيارات استرداد ولن يتمكن فريق الدعم الفني من (Microsoft) من فتحها له.