في الاجتماعات عبر الإنترنت ، من المهم أن يكون لديك خطة احتياطية في حالة عدم قدرة المضيف على الحضور أو مواجهة صعوبات فنية. توفر معظم منصات مؤتمرات الويب ، بما في ذلك Zoom ، خيارًا لتعيين مضيف بديل يمكنه تولي مسؤوليات الاجتماع. فيما يلي دليل تفصيلي حول كيفية تعيين مضيف بديل لاجتماعك عبر الإنترنت.
كيف يمكنني تعيين مضيف بديل لاجتماع عبر الإنترنت
- تحقق من متطلبات النظام الأساسي: قبل المتابعة ، تأكد من أن النظام الأساسي لعقد المؤتمرات عبر الويب الذي تستخدمه يدعم ميزة المضيف البديل. راجع وثائق النظام الأساسي أو اتصل بفريق الدعم الخاص بهم للتأكد من توفر هذه الوظيفة.
- اختر مضيفًا بديلًا: حدد مشاركًا موثوقًا به سيعمل كمضيف بديل في حالة حدوث أي مشكلات مع المضيف الأصلي. يجب أن يكون هذا الشخص على دراية بجدول أعمال الاجتماع وأن يكون لديه فهم جيد لميزات المنصة.
- مشاركة تفاصيل الاجتماع: قم بتزويد المضيف البديل بجميع تفاصيل الاجتماع الضرورية ، بما في ذلك التاريخ والوقت ورابط الاجتماع. تأكد من أن لديهم إمكانية الوصول إلى أي وثائق أو عروض تقديمية أو مواد ذات صلة ستتم مناقشتها خلال الاجتماع.
- منح امتيازات المضيف البديل: في النظام الأساسي لعقد المؤتمرات عبر الويب ، انتقل إلى إعدادات الاجتماع أو الخيارات. ابحث عن خيار تعيين مضيف بديل وتمكين هذه الميزة. قد تتطلب بعض الأنظمة الأساسية من المضيف الأصلي منح الإذن للمضيف البديل ، بينما يسمح البعض الآخر للمضيف البديل بالتحكم تلقائيًا.
- إشعار المشاركين: أبلغ المشاركين أنه قد تم تعيين مضيف بديل للاجتماع. قم بتوصيل هذه المعلومات من خلال البريد الإلكتروني أو تحديث دعوة التقويم أو أي قناة اتصال أخرى تستخدمها عادةً لإشعارات الاجتماع. اذكر بوضوح اسم المضيف البديل وأي تعليمات محددة يحتاجون إلى اتباعها.
- قم بإحاطة المضيف البديل: قبل الاجتماع ، قم بإجراء محادثة مع المضيف البديل للتأكد من أنه على دراية بجدول أعمال الاجتماع والأهداف وأي تعليمات محددة. ناقش مسؤولياتهم ، مثل إدارة غرفة الاجتماعات ، وتسهيل المناقشات ، واستخدام ميزات النظام الأساسي بشكل فعال.
- اختبار الوصول والامتيازات: قم بإجراء تشغيل اختباري مع المضيف البديل للتحقق من أن لديه حق الوصول والامتيازات اللازمة لإدارة الاجتماع. يتضمن ذلك اختبار قدرتهم على بدء الاجتماع ، ومشاركة الشاشات ، وكتم صوت / إلغاء كتم صوت المشاركين ، والتعامل مع أي مشكلات فنية قد تنشأ.
- كن متاحًا للدعم: حتى مع تعيين مضيف بديل ، فمن الممارسات الجيدة أن يكون المضيف الأصلي متاحًا في حالة حدوث أي ظروف غير متوقعة. قدم معلومات الاتصال للمضيف البديل حتى يتمكن من التواصل معك إذا لزم الأمر. وهذا يضمن الانتقال السلس للمسؤوليات في حالة الطوارئ أو التحديات غير المتوقعة.
