اقرأ في هذا المقال
برنامج (Microsoft Access) هو أحد البرامج المشهورة من حزمة (Microsoft Office)، يمكّننا هذا البرنامج من إدارة قواعِد البيانات. وهو بوّابة لحفظ وتسجيل ومعالجة وإدارة الكثير من المعلومات؛ بحيث يمكن الاطلاع عليها وتعديلها في أيّ وقت. ويمتلك برنامج الـ (Access) واجهة سهلة الاستخدام، بالإضافة إلى أنّه يدعم التّعامل مع برمجيات أخرى من شركة (Microsoft) مثل (Microsoft SQL Server)؛ لذلك يُعتبر مُناسباً للاستخدام لإدارة قواعد البيانات الصّغيرة والهائلة.
وله عِدّة إصدارات ابتداءًا من برامج (97 Office)، ثمّ (Office 2000)، ثمّ (Office 2003)، ثمّ (Office 2013) وآخر إصدار وهو (Office 2016)، سنخصّص الحديث في مقالنا هذا عن (Microsoft Access 2013).
ويجدر بنا التّنويه أنّ حزمة (Microsoft Office) تحتوي على العديد من البرامج الأخرى كلّ منها له وظيفة خاصّة به، أهمّ هذه البرامج: (Word/ Excel/ PowerPoint).
ميّزات برنامج (Access):
يعمل برنامج آكسس تحت بيئة (Windows). ويحتوي على العديد من الكائنات التي يمكن استخدامها لعرض المعلومات وإدارتها، مثل الجداول، النّماذج، التّقارير، الاستعلامات، وحدات الماكرو، وحدات نمطيّة، صفحات وصول للبيانات. ويطلق على قواعد بيانات (Microsoft Access) اسم قواعد البيانات العلائقيّة، حيثّ يقصد بها قواعد البيانات التي تكون الجداول فيها مترابطة مع بعضها بعلاقات في حقل واحد أو أكثر.
ويُعتبر الهدف الأساسي من ربط الجداول مع بعضها البعض هو منع تكرار البيانات، الحدّ من مساحات التّخزين الضّائعة والرّفع من كفاءة قاعدة البيانات. ويقدّم هذا البرنامج القوي والفعّال الكثير من الميّزات التي يمكن استخدامها لتصميم أنظمة مُتقدّمة، مثل أنظمة المحاسبة والمبيعات والفواتير وغيرها الكثير من التّطبيقات. ومن ميّزاته:
- يسمح للمستخدمين حتّى إن كانوا مبتدئين بإنشاء قواعد بيانات خاصّة بهم. ويمكنهم تنظيم هذه البيانات داخل ملفات وعرضها على هيئة تقارير وإنشاء تطبيقاتهم الخاصّة.
- يساعد على إنشاء تطبيقات لإدارة الأعمال بجودة عالية.
- يسمح للمستخدمين بتخزين بياناتهم في السحابة الإلكترونيّة مما يحقق لهم الأمان.
- يمكن استخدامه لإدارة الأعمال الفرديّة أو الشركات الصّغيرة.
- يحتوي على العديد من القوالب الجاهزة.
- سهل الاستخدام.
الوظائف الأساسيّة لبرنامج (Access):
- حفظ وتخزين المعلومات: حيثُ يمكن حفظ ومعالجة مجموعات كبيرة من المعلومات المرتبطة معًا، بهدف أو موضوع معيّن. ونستطيع إجراء عمليّات التّحديث والتّعديل إلى هذه المعلومات وتنظيمها وترتيبها بشكل جيّد.
- البحث عن المعلومات بسهولة: حيثُ أنّه من السّهل جدًّا الوصول إلى البيانات والمعلومات المطلوبة، على سبيل المثال يمكن استعراض قائمة بكافّة مؤلفات مؤلف معيّن، وممكن أيضًا تعميق استراتيجيّة البحث، على سبيل المثال ممكن عرض أسماء الأشخاص المستعرين في مكتبة معينّة والكتب المعارة لهم وفترة الإعارة أيضًا.
- تحليل وطباعة المعلومات: نستطيع القيام بعمليّات حسابيّة إلى جانب المعالجة على محتويات قاعدة البيانات، هذا الأمر يساعد كثيراً في اتّخاذ القرارات، كمّا يمكن أيضًا طباعة تلك النتائج.
- استكشاف الأخطاء وإصلاحها: عند وجود مجموعة كبيرة من السّجلات تزداد فُرص حدوث الأخطاء. وهذا يشمل السّجلات المكرّرة، والسّجلات التي تحتوي على معلومات مفقودة وأخطاء إملائيّة، بالتّالي ستحتاج إلى تطبيق قويّ مثل الـ (Access) لاكتشاف الأخطاء وإصلاحها.
الفرق بين برنامجيّ (Excel) و(Access):
كلا البرنامجين من برامج شركة (Microsoft Office). ويستخدم كلٌّ منهما في:
- برنامج (Excel): هو عبارة عن تطبيق لجدولة البياناتٍ يمكّننا من استيراد وتصدير وإضافة البيانات وفرزهاوتحليلها ومعالجتها وتصفيتها، يتميّز بالتّنظيم وتوفير الوقت، فهو برنامجٌ يقوم بتسهيل عمل الجداول مهما كانت تحتوي على صفوف أو عمليات حسابيّةورسومات بيانية. وعند إنشاء قاعدة بيانات من برنامج (Access) يمكن لصق البيانات من (Excel) في جدول بيانات (Access) أو حتّى استيراد جدول بأكمله.
- برنامج (Access): هو تطبيق لإدارة قواعد البيانات وتنظيمها وعمل التقارير، يُمكّن عدّة مستخدمين من العمل معًا بنفس الوقت في قاعدة بيانات (Access)؛ فهو برنامج قويّ لإدارة جهات الاتصال التّجارية وتنظيم مهامّ الموظّفين.
