تتضمن الخطوات لعملية الرقمنة تحويل المستندات الورقية إلى مستندات رقمية، والتقاط المعلومات، وتخزين الملفات الرقمية في ذاكرة تخزين مركزية أو على السحابة، حيث يجب على المستخدم تنفيذ هذه الخطوات بالتسلسل ويمكن إجراؤها في الوضع الفردي أو الدفعي.
ما هي خطوات رقمنة السجلات والمستندات
- في الشركات، حيث تبدأ رقمنة السجلات بمسح المستندات الورقية ضوئيًا، كما يمكن إجراء عملية المسح إما يدويًا أو أوتوماتيكيًا، وكان هذا الإجراء يستغرق وقتًا طويلاً، وخاصةً إذا بدأ المستخدم مبادرة رقمنة المستندات بعد عدة سنوات من العمليات التجارية، ومع ذلك، فقد تطورت العديد من الشركات بمرور الوقت للمساعدة في تسريع هذه العملية وإتقانها وتحسينها.
- يتم تحديد أفضل طريقة لرقمنة المستندات من خلال عدد من المعايير، على سبيل المثال، إذا كان هناك مؤسسة حديثة التكوين، فسيتم البدء بمسح المستندات يدويًا ثم استخدام تقنيات التعرف الضوئي على الحروف لجعل هذه المستندات الرقمية قابلة للبحث، وإذا كانت هناك شركة راسخة بالفعل، فيجب على المستخدم استخدام عمليات التشغيل الآلي الحديثة لتحقيق نتائج أسرع.
- تقوم حلول التقاط المستندات بعمل نسخة رقمية من المستندات الورقية الضرورية، كما يمكن بعد ذلك حفظ الملفات الرقمية التي تم إنشاؤها إلكترونيًا للمعالجة والتحليل الإضافي، وبمجرد أن تصبح السجلات الرقمية جاهزة، يجب تحليلها وإكمال خطوة معالجة المستندات قبل أن يتم التمكن من إطلاق العنان لقوة المعلومات والبيانات التي تم جمعها.
- يشير تحليل المستند إلى استخدام أساليب مختلفة لتحويل صورة إلى نص بحيث يمكن البحث عنها رقميًا بناءً على المعلومات والبيانات الواردة في هذا المستند.
أهمية استخدام طرق الرقمنة المختلفة
- التعرف البصري على الأحرف (OCR).
- التعرف الذكي على الأحرف (ICR).
- التعرف البصري على العلامة (OMR).
- التعرف البصري على الرمز الشريطي (OBR).
