ما هي عملية الأرشفة في علم البيانات

إنّ أرشفة البيانات هي ممارسة لتحديد البيانات التي لم تعد نشطة ونقلها من أنظمة الإنتاج إلى أنظمة تخزين طويلة المدى، كما يتم تخزين بيانات الأرشفة بحيث يمكن إعادتها إلى الخدمة في أي وقت، وتعمل إستراتيجية أرشفة البيانات على تحسين أداء الموارد الضرورية في النظام النشط، ممّا يسمح للمستخدمين بالوصول السريع إلى أجهزة تخزين أرشيف البيانات أو خطط أرشفة البيانات لاسترجاعها بسهولة وتخزين معلومات أكثر فعالية من حيث التكلفة، كما يوضح كيف يجب على المستخدمين نقل البيانات للحصول على أفضل أداء ضمن اللوائح المعمول بها والقانون.

ما هي عملية أرشفة البيانات

أرشفة البيانات: هي عملية آمنة تتيح الاحتفاظ بالبيانات وتخزينها على المدى الطويل، حيث يوفر مواقع آمنة لتخزين المعلومات المهمة لاستخدامها حسب الحاجة، وبمجرد الدخول إلى نظام إدارة البيانات المؤرشفة تظل المعلومات قابلة للوصول ويحمي النظام سلامتها.

تُعد أرشفة البيانات أمرًا بالغ الأهمية للشركات والمؤسسات التي تحصل على معلومات جديدة بانتظام ولكن يجب عليها الاحتفاظ بالبيانات الموجودة وتظل قادرة على استرداد كلا النوعين بسرعة، كما تميل الاتجاهات في اللوائح الحكومية والقانون وسياسة الشركة نحو المزيد من البيانات، ويتم الاحتفاظ بها لفترة أطول ويتم استرجاعها بشكل أسرع، حيث تساعد خدمات أرشفة البيانات الشركات على مواكبة هذه الاتجاهات من أجل خفض التكاليف.

تضع المؤسسات سياسات بشأن أفضل طريقة لأرشفة البيانات بما في ذلك كيفية توصيف البيانات المراد نقلها، وتسمح متطلبات أرشفة البيانات للمستخدمين بأتمتة إجراءات تحديد الهوية وأرشفة البيانات، وعادةً ما تتطرق السياسات أيضًا إلى حساسية الأمان والإطار الزمني للاحتفاظ والمعلمات الأخرى.

ما هي فوائد أرشفة البيانات

تشمل مزايا أرشفة البيانات ضمان استخدام أنظمة الإنتاج لموارد أقل وتشغيلها بكفاءة أكبر وتقليل تكاليف التخزين بشكل عام وبشكل أكثر تحديدًا تتمثل فوائد أرشفة البيانات في:

• زيادة السعة: حيث تضمن أرشفة البيانات الرقمية تشغيل النسخ الاحتياطي والاستعادة بشكل أسرع.

• نسخ احتياطي أسهل: يمكن أن تضمن تقنيات أرشفة البيانات أيضًا عمليات نسخ احتياطي أبسط لأنك لا تضيع الوقت في نسخ البيانات غير النشطة احتياطيًا.

• تحسين القدرة على تلبية متطلبات الامتثال: وبغض النظر عن مجال عملك أو قطاعك يمكن لمتطلبات أرشفة البيانات وأفضل الممارسات أن تضمن بقاء مؤسستك في حالة امتثال للوائح والقوانين المعمول بها.

• إنتاجية محسنة: يتم قضاء وقت أقل في صيانة وإدارة البرامج والبنية التحتية لتخزين النسخ الاحتياطي في الموقع.

• نمو أعلى: بحيث يسمح حل أرشفة البيانات السحابية القابل للتطوير الفعال من حيث التكلفة بوضع نمو الدفع أولاً بأول دون الكثير من الهدر وحتى في الصناعات التي تولد كميات كبيرة من البيانات.

• إدارة أكثر دقة للمواقع: بحيث يتيح استخدام نظام أرشفة بيانات افتراضي لتحقيق وفورات في الاستثمارات في الشبكات الداخلية للمكاتب والبنية التحتية الأخرى المكلفة.

ما هي أدوات أرشفة البيانات النموذجية

• أدوات أرشفة البيانات مختلفة وخطط أرشفة البيانات لها فوائد فريدة ومتوسط ​​العمر المتوقع، حيث إنّ مقدار البيانات التي تتم معالجتها هو مجرد أحد الاعتبارات التي ستتحكم في أفضل حل للبيانات الأرشيفية لمؤسستك.

• تُعد الأشرطة والأقراص وتخزين الفلاش ومحركات الأقراص الثابتة وأرشفة البيانات السحابية كلها وسائط تخزين ممكنة وبالنسبة للعديد من الشركات الكبيرة، قد تكون الأرشيفات الافتراضية مثل مصادر بيانات الأرشفة السحابية أو برامج بيانات الأرشيف خيارًا أفضل نظرًا لنقاط الضعف والتكاليف المرتبطة بتخزين حلول أرشفة البيانات الأخرى على المدى الطويل، ويوفر التخزين السحابي أيضًا سعة عالية مع انخفاض تكاليف التخزين.

• هناك مشكلة أخرى يجب التعامل معها عند اختيار خيار أرشفة البيانات على المدى الطويل وهي أن واجهات اليوم أصبحت في النهاية قديمة، وهذا هو السبب في أن تحديث أجهزتك وإجراء عمليات تدقيق روتينية لواجهات وسائط أرشفة البيانات يعد أيضًا من أفضل الممارسات، ويؤدي استخدام نظام أرشفة البيانات السحابية إلى أتمتة هذه العملية.

ما هي استراتيجية أرشفة البيانات

أولًا: متطلبات التخزين

يلعب نوع التخزين الذي تختاره دورًا كبيرًا في كيفية الوصول إلى بياناتك ومقدار تكاليف الأرشفة لإنشاء وتخزين ومدى أمان بياناتك بمجرد أرشفتها، حيث يكون الأرشيف مفيدًا فقط إذا كنت قادرًا على استرداد البيانات عند الحاجة إليها لذلك من المهم التحقق بشكل دوري من استمرار عمل التخزين الذي تحدده.

وعند اختيار نوع التخزين فإنّ الأساس المدة التي تحتاجها لتخزين البيانات هي الأساس، وكم البيانات التي تحتاج إلى تخزينها وما هي أولوياتك من حيث التخزين أو النقل، بحيث يتضمن ذلك تحديد ما إذا كنت تريد تخزين البيانات في وضع عدم الاتصال أم لا:

1- التخزين عبر الإنترنت

يتيح لك تخزين أرشيفك عبر الإنترنت الوصول إليه بسهولة من مواقع متعددة ويضمن إمكانية استرداد البيانات بسرعة، وكما أنّه يسهل الإدارة بكفاءة وإضافة المزيد من البيانات إليها، ويتمثل الجانب السلبي للتخزين عبر الإنترنت في أنّه يزيد من فرص السرقة أو العبث ولا يمكن الوصول إليه إلا عندما يكون لديك اتصال بالشبكة، ويمكن أن تقلل السحابات الخاصة من مخاطر الأمان ولكن لها تكاليف مقدمة وتشغيلية عالية بينما تكون السحابة العامة أرخص مقدمًا، وتتضمن دعمًا وتشفيرًا مدمجين ولكنها تتطلب رسومًا مستمرة للاستخدام.

2- التخزين غير المتصل بالإنترنت

تخزين الأرشيفات في وضع عدم الاتصال مثل: محركات الأقراص أو الأشرطة يقلل من مخاطر السرقة أو التعديل بالإضافة إلى تكاليف الصيانة والتخزين، وغالبًا ما يتمتع التخزين غير المتصل بقدرة أفضل على نسبة التكلفة ولكنه يعني أوقات استرداد أطول وعوائق أكبر أمام إدارة البيانات أو نقلها.

ثانيًا: الأرشفة الانتقائية

تحتفظ المحفوظات الفعالة بالحد الأدنى من البيانات اللازمة لتقليل استخدام الموارد والمسؤولية بالإضافة إلى مقدار الجهد أو الوقت المطلوب للعثور على البيانات، ومن غير المجدي أرشفة جميع بياناتك لذا يجب عليك تحديد البيانات التي تحتاجها والمدة التي تحتاجها للاحتفاظ بها.

عند تحديد البيانات التي تريد الاحتفاظ بها يجب مراعاة التنسيق الموجود بها وما إذا كنت تريد أرشفة ملفات التثبيت لعرض التطبيقات أم لا، وإذا كنت تعمل على أرشفة أنواع الملفات ذات الملكية فهناك خطر عدم دعمها في المستقبل عند استرداد بياناتك ولكنّ أرشفة البرامج المرتبطة بها ستضمن إمكانية القراءة في المستقبل.

ثالثًا: متطلبات الاسترجاع

قد تستغرق بعض الأرشيفات أيامًا لاسترداد البيانات من مثل تلك الموجودة خارج الموقع أو التي تتطلب عمليات بحث مكثفة للعثور على البيانات ذات الصلة، أو قد يتمكن الأرشيف فقط من إرجاع مجموعات من البيانات بدلاً من الأجزاء الفردية من قواعد البيانات أو الملفات.

كما ينبغي النظر في شفافية الحل، حيث إنّ مطالبة مستخدمي البيانات بطلب الوصول من خلال موظفي تكنولوجيا المعلومات أو من مزودي الطرف الثالث سيكون له تأثير على الإنتاجية، إنّ الحلول الشفافة التي يبدو أن البيانات مخزنة في موقعها الأصلي يمكن أن تقلل من التأثير على الموظفين.

هناك العديد من الأسباب لأرشفة البيانات وذلك للاحتفاظ بالبيانات التاريخية أو لمجرد النسخ الاحتياطي للموارد، والأرشفة تحفظ البيانات على المدى الطويل بحيث يمكن استرجاعها عند الضرورة، وأرشيف البيانات هو مكان لتخزين البيانات المهمة ولكن لا يلزم الوصول إليها أو تعديلها بشكل متكرر