مشاركة مجلد في MS Outlook

توجد طرق عديدة لمشاركة مجلد في (Outlook) مع الآخرين. بحيث يمكن أن يجعل العمل مع فريق أو في مشروع أسهل بكثير عندما تكون جميع الاتصالات في مكان واحد، ويمكن أن تكون طريقة رائعة لإدارة الأنشطة المنزلية، والشؤون المالية، وغير ذلك الكثير. في هذا المقال سنتعرف على كيفية جعل مجلدات (Outlook) مشتركة وتنظيم العمل بها.
ملاحظة:يجب أن يكون لدى مستخدم الأوت لوك حق الوصول إلى خادم (Exchange Server) هذه هي الطريقة الوحيدة التي يمكن من خلالها إدارة مجلدات (Outlook) أو مشاركتها.

كيفية مشاركة مجلد في أوت لوك – Share a Folder in Outlook 2016:

هناك شيء يجب التحقق منه قبل محاولة مشاركة مجلد هو ما إذا كان المسؤول صاحب المجلد يسمح بالقيام بذلك.
خطوات مشاركة المجلد:
1. فتح برنامج (Outlook) كما نفعل عادةً.

2. البحث عن المجلد المراد مشاركته مع شخص ما.
3. بمجرد تحديد الموقع، النقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد، ثم تحديد خصائص (Properties).
4. في نافذة الخصائص (Properties)، تحديد علامة التبويب الأذونات (Permissions).
5. تحديد إضافة(add).
6. من قائمة عناوين البريد الإلكتروني على الخادم، تحديد العنوان المراد مشاركة المجلد معه في (Outlook).

كيفية فتح مجلد مشترك في أوت لوك – Outlook:

في حال كان المراد فتح مجلد تمت مشاركته، فيجب التأكد من منح الأذونات الصحيحة من الطرف المرسل. سيحصل الطرف المستقبل على الأرجح على دعوة مشاركة عبر البريد الإلكتروني وكل ما عليه فعله هو تحديد فتح هذه الملاحظات / المهام / دفتر اليومية / جهات الاتصال / التقويم في الزاوية اليسرى العليا من الشاشة.
ملاحظة: يجب الأخذ بعين الإعتبار الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني للدعوة للمجلد المشترك.
إذا قام الطرف المستقبل بحذف دعوة البريد الإلكتروني، فلا يزال المحتوى المشترك متاحًا له، لكن هناك فقط بعض الخطوات الإضافية:
1. ما عليه سوى تحديد علامة تبويب المجلد (Folder).
2. ثم تحديد فتح التقويم المشترك / جهات الاتصال / دفتر اليومية / الملاحظات / المهام (Open shared Calendar/Contacts/Journal/Notes/Tasks).
ملاحظة: يعمل هذا في Outlook 2010 و Outlook 2013 و Outlook 2016 و Outlook 2019.

كيفية إزالة مجلد مشترك – Remove a Shared Folder:

سواء كان المرسل يشارك مجلدًا أو يزيل مجلدًا مشتركًا، فإن العملية هي نفسها تقريبًا. إذا تمت مشاركة مجلد من طرف المرسل، فإن أسهل طريقة للتخلص منه هي الطلب من الشخص المرسل الذي منح حق الوصول إبطال جميع الأذونات. إذا كان المرسل بحاجة إلى إزالة شخص ما من عرض مجلده المشترك، فعليه اتباع الخطوات القليلة التالية:
1. النقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد المشترك في (Outlook)، ثم تحديد خصائص (Properties).
2. تحديد علامة التبويب مشاركة المجلد (Folder Sharing).
3. اختيار المستخدم الذي لا يريد مشاركة المجلد معه بعد الآن، ثم تحدد إزالة (Properties).

مستويات الأذونات في المجلدات المشتركة في Outlook:

هناك طريقة لوضع تقييد ما يمكن للأشخاص القيام به داخل مجلد مشترك باستخدام مجموعة كاملة من إرشادات الأذونات:
1. فتح (Outlook)، والنقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد المراد مشاركته.
2. ثم تحديد خصائص (Properties)> أذونات (Permissions).
3. من هناك، تحديد القائمة المنسدلة مستوى الإذن (Permission Level) واختيار مستوى مختلفًا لكل شخص مختلف قد نشارك المجلد معه. على سبيل المثال، إذا حددنا المالك (Owner)، فيمكن لهذا الشخص فعل أي شيء وكل شيء، ولكن إذا حددنا المراجع (Reviewer)، فإن الشيء الوحيد الذي يمكنه فعله هو قراءة العناصر ولا شيء آخر.

فائدة مشاركة المجلدات قي أوت لوك – Outlook:

إذا كان الشخص يستخدم (Outlook) لعرض بريده الإلكتروني في شركته، فيمكنه مشاركة مجلدات البريد الإلكتروني مع موظفي الشركة الآخرين.
سيؤدي إنشاء مجلد مشترك إلى منح الفرد (الأفراد) المحدد لهم حق الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال أو المهام أو الملاحظات الموجودة في هذا المجلد. يمكن إزالة الوصول إلى مجلد مشترك في أي وقت. ويُفضل إعادة توجيه المجلدات من حيث:
1) عدم تغيير البيانات الوصفية (التاريخ، المرسل، المستلمون) للبريد الإلكتروني.
2) توفير الوقت والجهد. قد يجد مكتب العمل أن المجلدات المشتركة مفيدة في أي من الحالات التالية:

• عندما ينفصل الموظف ويتعين نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى مشرف أو زميل.
  
• عندما يذهب الموظف في إجازة قصيره أو إجازة طويلة.
  
• عندما يعمل شخصان في نفس المشروع في أي وقت يحتاج شخصان إلى الوصول إلى المعلومات المشتركة مثل ما شُرح في هذا المقال لإرشادات لمنح وإزالة حق الوصول إلى المجلدات المشتركة.