اقرأ في هذا المقال
عند إنشاء توقيع بريد إلكتروني، لا تفكر فيه على أنه مجرد وسيلة لنقل معلومات الاتصال الأساسية، يجب أيضًا استخدامه للترويج لهوية علامتك التجارية، وتقديم محتوى تسويقي مهم والحفاظ على الامتثال القانوني لمؤسستك.
نصائح لإنشاء توقيع الجيميل
إذا كنت تتطلع إلى إنشاء تصميم توقيع بريد إلكتروني أكثر احترافًا بحيث يكون أكثر من مُجرّد نص عادي، فستحتاج إلى مزيد من التفكير. لنُلقِ نظرة على ما يدخل في إنشاء توقيع جيميل احترافي بمزيد من التفصيل.
أوّلاً، تحتاج إلى إضافة معلومات الاتصال الخاصة بك لتخبر الناس من أنت وماذا تفعل وكيف تتواصل معك. نظرًا لأن هذا سيكون بريدًا إلكترونيًا احترافيًا. فأنت بحاجة إلى تضمين العناصر التالية على الأقل:
- اسمك الكامل (Your full name).
- عنوان وظيفي (Job title)، يتيح ذلك للمستلمين معرفة نوع الشخص الذي يتعاملون معه، قد يعتمدون على المسميات الوظيفية لفهم هيكل مؤسستك والطريقة التي تعمل بها.
- اسم الشركة (Company name)، يعد وجود اسم شركتك في توقيع البريد الإلكتروني لشركتك أمرًا لا يحتاج إلى تفكير، يمكن القيام بذلك باستخدام نص عادي، لكننا نوصي باستخدام شعار شركتك بدلاً من ذلك.
- رقم الهاتف (Phone number)، يجب أن يكون هذا هو الرقم الرئيسي الذي يمكن الوصول إلى الموظف من خلاله، سواء كان هاتفًا أرضيًا أو هاتفًا تجاريًا.
- عنوان البريد الإلكتروني (Email address)، تستخدم بعض برامج البريد الإلكتروني مثل (Outlook) والجيميل (Gmail) أسماء العرض بدلاً من عناوين البريد الإلكتروني. لذلك، عند إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني، قد يرى المستلم “John Smith” أو “Sarah Green” فقط بدلاً من العنوان الفعلي. لهذا السبب نوصيك بتضمين عنوان بريدك الإلكتروني في توقيعك وربطه برابط فبهذه الطريقة، يمكن للمستلم ببساطة النقر فوق الارتباط لإرسال بريد إلكتروني.
كما يجب عليك أن تتأكد باستمرار من أن تفاصيل الاتصال الخاصة بك في توقيع البريد الإلكتروني مُحدّثة وصحيحة وأن تُظهر مصداقيتك من خلال الشهادات وشعارات الجوائز.
يُمكنك بعد ذلك إضافة تنسيق إضافي لجعل توقيعك يبدو أكثر تشويقًا دون المبالغة في ذلك، حاول أن لا تستخدم الكثير من الخطوط المختلفة لأنها ستجعل توقيعك يبدو فوضويًا.
ستحتاج إلى إضافة ارتباط تشعبي (hyperlink) واحد على الأقل لشيء مثل موقع الويب أو عنوان البريد الإلكتروني أو حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك، حيثُ يجب عليك استخدام توقيعات البريد الإلكتروني للشركة للترويج لملفات تعريف الوسائط الاجتماعية الخاصة بك وأحدث محتوى لديك للأشخاص الذين لديهم أعلى فرصة للتواصل معها، الأشخاص الذين يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشركتك.
حيثُ يُعد الجمع بين حسابات الوسائط الاجتماعية وتوقيعات البريد الإلكتروني طريقة رائعة للحصول على عدد كبير من المعجبين الجدد مجانًا، وتحسين وصول حملاتك التسويقية، وزيادة ولاء عملائك فروابط وسائل التواصل الاجتماعي هي في الأساس أدوات تسويق مجانية.
ولتتمكن من إضافة ارتباط تشعبي (hyperlink) قم بتمييز نص التوقيع الذي تريد إضافة ارتباط تشعبي إليه وانقر فوق رمز الارتباط الموجود في شريط الأدوات السفلي، ثُم قُم بلصق عنوان (URL) الخاص بالموقع المطلوب، أي أضف عنوان الويب الكامل للرابط الخاص بك (بما في ذلك https: //). ثُمّ انقر فوق زر موافق (OK)، ستتم عندها إضافة الارتباط التشعبي الخاص بك إلى توقيع الجيميل (Gmail signature) الخاص بك.
قُم أيضًا بإضافة صورة إلى التوقيع، حيثُ يمكن أن يساعد إنشاء توقيع بريد إلكتروني للشركة باستخدام صورة فوتوغرافية في بناء مستويات إضافية من الاحتراف والثقة مع المستلمين، كما تلعب الصورة دورًا كبيرًا في سُمعة أي مؤسسة. تقضي معظم الشركات وقتًا طويلاً في تطوير علامتها التجارية ونقلها إلى السوق. يمكن للعلامة التجارية لتوقيع البريد الإلكتروني بعد ذلك بناء وتعزيز الوعي بالعلامة التجارية لمؤسستك، لا سيما من خلال استخدام شعار شركتك.
يمكنك أيضًا ربط الصورة بعنوان (URL) محدد، هذا ينطبق على أي صور قد تستخدمها مثل أيقونات الوسائط الاجتماعية وغيرها.
التعديل على توقيع الجيميل
إذا أردت التعديل على التوقيع الخاص بك، اتبع الخطوات التالية:
- على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، عن طريق أي متصفّح متواجد على جهازك انتقل إلى الجيميل (Gmail) من خلال الرابط التالي: www.gmail.com.
- تسجيل الدخول إلى حسابك من خلال ادراج رقم هاتفك أو بريدك الإلكتروني ثم كلمة المرور الخاصة بك، ليتم بعد ذلك فتح بريدك، ستظهر أمامك شاشة البريد الوارد (Inbox).
- في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة، انقر على ترس الإعدادات (Settings) لتظهر لك قائمة من الخيارات ثُمّ انقر على خيار انظر جميع الإعدادات (See all settings).
- في علامة التبويب عام (General) في أعلى الشاشة، قم بالتمرير إلى الأسفل لتصل إلى قسم التوقيع (Signature)، ثُم انقر فوق التوقيع الذي تريد تحريره.
- قم بإجراء التغييرات التي تريدها في مربع النص الموجود على اليمين.
- (اختياري) لتغيير اسم التوقيع، انقر فوق زر تحرير الذي يظهر على شكل رمز القلم الموجود بجانب التوقيع الذي تريد تحريره. كما يظهر في الصورة التالية:
- في الجزء السفلي من الشاشة، انقر على زر حفظ التغييرات (Save Changes).
مُلاحظة: تستطيع أيضًا اختيار توقيع افتراضي بحيث يتم إدراجه في رسائل البريد الإلكتروني التي تقوم بكتابتها ورسائل البريد الإلكتروني الجديدة التي ترد عليها.
حذف توقيع الجيميل
- انتقل إلى موقع الجيميل (Gmail) وقم بتسجيل الدخول إلى الحساب الخاص بك.
- في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة، انقر على ترس الإعدادات (Settings) لتظهر لك قائمة من الخيارات ثُمّ انقر على خيار انظر جميع الإعدادات (See all settings).
- في علامة التبويب عام (General) في أعلى الشاشة، قم بالتمرير إلى الأسفل لتصل إلى قسم التوقيع (Signature) وانقر فوق التوقيع الذي تريد إزالته.
- انقر فوق رمز سلة المهملات ثُمّ زر الحذف (Delete).
- في الجزء السفلي من الشاشة، انقر على حفظ التغييرات (Save Changes).
لماذا يعد توقيع الجيميل مهما
فيما يلي ثلاثة أسباب تجعل توقيع الجيميل (Gmail) مفيدًا لك أكثر ممّا تعتقد:
1. يسهّل التعرف عليك (Makes You Easily Recognizable):
عندما يقوم مستلمو البريد الإلكتروني الذي تقوم بإرساله بإعادة توجيه بريدك إلى جهات اتصال أخرى، سيظهر لهم توقيعك إذا كان يحتوي على معرف البريد الإلكتروني وأرقام الاتصال وتفاصيل موقع الويب وما إلى ذلك، تخيل أن يضطر الأشخاص إلى البحث في مسار بريد إلكتروني واسع النطاق لمعرفة الأسماء ومعرفات البريد الإلكتروني للأشخاص المشاركين فيها.
2. يعمل كبطاقة زيارة (Doubles Up as a Visiting Card):
توقيع الجيميل (Gmail signature) يشبه بطاقة الزيارة أو بطاقة العمل لأنها تقدم معلومات قيمة إلى المستلمين. باستخدام توقيع الجيميل، فأنت تُقدّم المزيد من الطرق لجهات الاتصال في العمل والأصدقاء والأقارب والعملاء المتوقعين والعملاء والمستلمين الآخرين للوصول إليك.
3. يوفر الثقة (Provides Authenticity):
غالباً يتم اعتبار بريدك الإلكتروني بريدًا مزعجاً ما لم تكن على معرفة بجهات الاتصال المرسل لها، ممّا يؤثر على عملك وعلاقاتك الشخصية، بينما يُوفّر توقيع الجيميل مصداقية كبيرة من خلال طمأنة المستلمين أن بريدك الإلكتروني حقيقي.
