توفر استضافة جلسة أسئلة وأجوبة في اجتماع Zoom فرصة ممتازة للمشاركين للمشاركة وطلب التوضيح واكتساب رؤى أعمق حول الموضوع المطروح. بصفتك مضيفًا ، تضمن الإدارة الفعالة لجلسة الأسئلة والأجوبة تجربة سلسة ومثمرة لجميع المعنيين. في هذه المقالة ، سنشارك بعض النصائح القيمة للمضيفين حول إدارة جلسات الأسئلة والأجوبة في اجتماعات Zoom.
نصائح لجعل جلسة الأسئلة والأجوبة تحقق نجاحًا هائلاً
- ضع إرشادات واضحة: قبل بدء جلسة الأسئلة والأجوبة ، ضع إرشادات وتوقعات واضحة. قم بتوصيل التنسيق والمدة وأي قواعد محددة لطرح الأسئلة. يساعد ذلك المشاركين على فهم كيفية إجراء الجلسة ويشجع الاستفسارات المركزة وذات الصلة.
- استخدم ميزة رفع اليد: تسمح ميزة “رفع اليد” في Zoom للمشاركين بالإشارة إلى رغبتهم في طرح سؤال. شجع المشاركين على استخدام هذه الميزة للحفاظ على النظام وتحديد أولويات المتحدثين. بصفتك المضيف ، راقب قائمة المشاركين وقم بإلغاء كتم صوت الأفراد بالترتيب الذي تم فيه رفع أيديهم.
- تمكين الدردشة للأسئلة المكتوبة: بالإضافة إلى الأسئلة الشفهية ، قم بتمكين ميزة الدردشة في Zoom للسماح للمشاركين بإرسال أسئلة مكتوبة. هذا يلائم أولئك الذين قد يفضلون كتابة استفساراتهم أو غير قادرين على التحدث أثناء الجلسة. راقب الدردشة بانتظام وقم بتوجيه الأسئلة من كل من الدردشة واليدين المرفوعة.
- كن مستمعًا نشطًا: استمع بنشاط لأسئلة المشاركين وأظهر المشاركة. أظهر الانتباه من خلال التواصل البصري أو الإيماء أو الإقرار بأسئلتهم شفهيًا. هذا يخلق بيئة داعمة وشاملة تشجع المشاركين على طرح المزيد من الأسئلة.
- أعد صياغة الأسئلة وكررها: لضمان الوضوح والفهم لجميع المشاركين ، أعد صياغة كل سؤال وكرره قبل الإجابة. تساعد هذه الممارسة كل شخص في الاجتماع على فهم السؤال وتضمن أن المشاركين عن بعد الذين قد يواجهون صعوبات في الصوت يمكنهم متابعته.
- إدارة الوقت: حدد حدًا زمنيًا لجلسة الأسئلة والأجوبة وخصص مقدارًا مناسبًا من الوقت لكل سؤال. يضمن ذلك حصول جميع المشاركين على فرصة لطرح أسئلتهم. إذا لزم الأمر ، وجه المناقشات برفق نحو ردود موجزة للحفاظ على الجلسة في الموعد المحدد.
- أجب بإيجاز وبشكل شامل: عند الرد على الأسئلة ، اهدف إلى تحقيق توازن بين تقديم إجابات شاملة والحفاظ على حركة الجلسة. كن موجزًا وغني بالمعلومات لضمان حصول المشاركين على رؤى قيمة دون تمديد الجلسة دون داع.
- تعزيز بيئة شاملة: شجع المشاركة النشطة من جميع الحاضرين من خلال خلق جو شامل. نرحب بأسئلة الأفراد ذوي الخلفيات ووجهات النظر المتنوعة. تعامل مع كل سؤال باحترام وتأكد من حصول الجميع على فرصة متساوية لطرح استفساراتهم.
- إدارة الاضطرابات: في بعض الأحيان ، قد تنشأ اضطرابات أو أسئلة خارج الموضوع. بصفتك المضيف ، أعد توجيه المناقشة بأدب إلى الموضوع الرئيسي وعالج السلوك المضطرب على الفور. استخدم عناصر تحكم مضيف Zoom لكتم صوت المشاركين المزعجين أو إزالتهم إذا لزم الأمر.
- تلخيص واستنتاج: بعد جلسة الأسئلة والأجوبة ، لخص النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها واشكر المشاركين على أسئلتهم. قدم أي معلومات أو موارد إضافية قد تكون مفيدة. يضمن هذا الإغلاق إحساسًا بالإنجاز ويترك انطباعًا إيجابيًا للمشاركين عن جلسة الأسئلة والأجوبة.
