نصائح وحيل لاستخدام الجيميل

إذا كنت تستخدم الجيميل (Gmail)، فأنت تستخدم بالفعل نظامًا أساسيًا قويًا به العديد من ميزات تحسين الإنتاجية. المشكلة هي أن معظمنا يستخدم نسبة صغيرة فقط من ميزات الجيميل الفعلية المتوفرة، ذلك لأن العثور على أكثر الحيل المفيدة في الجيميل وتعلمها قد يستغرق وقتًا. تابع قراءة هذا المقال للتعرّف على أفضل النصائح والحيل في الجيميل حتّى تتمكن من البدء في استخدامها على الفور.

بحث الجيميل

يحتوي الجيميل (Gmail) على أكثر من 20 عامل بحث بحث يمكنك استخدامها للعثور على الرسائل أو إنشاء عوامل تصفية، تشمل استفسارات البحث الأساسية ما يلي:

• تحديد موقع بريد إلكتروني وارد من مرسل معين عن طريق كتابة “من:”.

• تحديد موقع بريد إلكتروني إلى مستلم معين عن طريق كتابة “إلى:”.

• البحث عن بريد إلكتروني تم استلامه بعد تاريخ محدد عن طريق كتابة “بعد:” متبوعًا بالتاريخ.

لتضييق نطاق البحث، يمكنك الجمع بين عوامل البحث. على سبيل المثال، للعثور على بريد إلكتروني تم استلامه من مستلم معين خلال الشهرين الماضيين والذي يتضمن مرفقًا، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة على يسار مربع البحث، ثم استخدم معايير البحث المتقدم لتضييق نطاق البحث.

يمكنك أيضًا إعداد عوامل التصفية بحيث يتم حفظ معايير البحث لعمليات البحث المستقبلية.

عرض المحادثة

إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بجميع الرسائل الإلكترونية في سلسلة رسائل معًا، فيمكنك تشغيل عرض المحادثة (Conversation View).

للقيام بذلك، انتقل إلى الإعدادات (Settings)> عرض المحادثة (Conversation View)> حدد عرض المحادثة على (Conversation view on).

النص التنبؤي

يتيح النص التنبؤي التأليف الذكي للمستخدمين بحيث يمكّن ظهور الكلمات والعبارات التنبؤية عند بدء كتابة رسالة بريد إلكتروني، كما يتعلم أيضًا كيف تكتب عادةً بريدًا إلكترونيًا بحيث تبدو دائمًا متماثلاً.

انتقل إلى الإعدادات وانتقل إلى قسم الكتابة الذكية (Smart compose) قم بتمكينه بالنقر فوق خيار اقتراحات الكتابة على.

إرسال الأموال

يتيح الجيميل (Gmail) الآن للمستخدمين إرسال الأموال عبر البريد الإلكتروني. لكن كن على علم بأنه لاستخدام هذه الميزة، يجب أن يتم إعدادك أنت والمستلم باستخدام (Google Pay).

لإرسال الأموال، اكتب بريدك الإلكتروني، وانقر على الزر $، ثُمّ أدخل مبلغ المال الذي ترغب في إرساله، وملاحظة إذا أردت ثُم انقر فوق إرفاق أموال (Attach Money).

التدقيق الإملائي

لتشغيل ميزة التدقيق الإملائي أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني، انتقل إلى النقاط الثلاث الموجودة في الجزء السفلي الأيسر من نافذة إنشاء البريد الإلكتروني في شريط الأدوات وانقر فوق تدقيق إملائي (Check spelling).

معاينة الرسائل

يعد جزء المعاينة في الجيميل (Gmail) طريقة مفيدة للنظر في المقتطف الأول من رسائل البريد الإلكتروني قبل فتحها.

المزامنة مع التقويم الخاص بك

تتم مزامنة تقويم جوجل (Google calendar) الخاص بك تلقائيًا مع حساب الجيميل (Gmail) الخاص بك وسيظهر في الجانب الأيمن من شاشتك عند النقر فوق رمز التقويم.

إزالة علامات التبويب غير المرغوب فيها

يأتي الجيميل (Gmail) تلقائيًا مع علامات التبويب الأساسي (Primary) والاجتماعية (Social) والعروض الترويجية (Promotions) المعروضة بالفعل، ولكن يمكنك اختيار إزالة أو إضافة علامات تبويب مختلفة كما تريد.

انتقل إلى الإعدادات (Settings)> البريد الوارد (Inbox)> الفئات (Categories) لإجراء تغييرات.

الدخول إلى الجيميل عبر آوت لوك أو ياهو

هذا ممكن، إذا كنت لا تريد استخدام واجهة الجيميل (Gmail) لأي سبب، يُمكنك رؤية رسائل الجيميل في بريد ياهر (Yahoo mail) والآوت لوك (Outlook).

• بالنسبة إلى بريد ياهو (Yahoo)، انقر فوق رمز الإعدادات (Settings) ثُمّ اختر المزيد من الإعدادات (More Settings) متبوعًا بخيار (Mailboxes)، ثم أضف الجيميل (Gmail).

• إذا كنت من مستخدمي الآوت لوك (Outlook.com)، فأنت بحاجة إلى الانتقال إلى رمز الترس (Gear) ثُمّ اختر عرض الكل (View all) متبوعًا بالبريد (Mail)، ثُم أخيرًا مزامنة البريد الإلكتروني (Sync Email).

استخدام النجوم الملونة

يمكنك استخدام النجوم الملونة في الجيميل (Gmail) لتنظيم الرسائل الإلكترونية داخل بريدك الوارد. في الإعدادات (Settings)، قم بالتمرير إلى النجوم (Stars)، واسحب النجوم الملونة من ليست قيد الاستخدام (Not in use) إلى قيد الاستخدام (In use) بحيث يمكنك البدء في تطبيقها على رسائل البريد الإلكتروني أثناء إرسالها واستلامها.

أضف رسائل بريد إلكتروني إلى مهامك

إذا كانت لديك قائمة مهام في الجيميل (Gmail)، فيُمكنك إضافة رسائل بريد إلكتروني إليها حتّى تتمكّن من الرد في وقت لاحق، سيتم أيضًا تذكيرك بها بشكل منتظم.

لإعداد هذا، حدد بريدًا إلكترونيًا أو رسائل بريد إلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك، وانتقل إلى المزيد (More)، وحدد إضافة إلى المهام (Add to Tasks).

منح شخص ما حق الوصول إلى حساب بريدك الإلكتروني

تحتاج أحيانًا إلى منح شخص آخر حق الوصول إلى حساب بريدك الإلكتروني. للقيام بذلك، انتقل إلى الإعدادات (Settings )> الحسابات والاستيراد (Accounts and Import)> منح الوصول إلى حسابك (Grant access to your account).

انقر على ترك المحادثة كغير مقروءة عندما يفتحها الآخرون (Leave conversation as unread when opened by others) للتأكد من أنه يمكنك بسهولة التعرف على الرسائل التي لم تقرأها بعد.

استخدام Hangouts داخل الجيميل

يتيح (Google Hangouts) لك ولجهات اتصال الجيميل (Gmail) الدردشة من داخل الجيميل. لاستخدامها، انقر فوق رمز (Hangouts) في الجزء السفلي الأيسر من صندوق الوارد الخاص بك، واختر جهة الاتصال التي تريد الاتصال بها، سيظهر مربع حوار في الجانب الأيمن السفلي من صندوق الوارد الخاص بك.

تغيير خطوط البريد الإلكتروني واللون في الجيميل

يُمكّنك الجيميل (Gmail) من تصميم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وهذا شيء تقدمه خدمات البريد المجاني الأخرى بدرجة أو بأخرى وهو مفيد لتخصيص بريدك الإلكتروني حسب ذوقك. حيثُ يمكنك تعديل نوع الخط وحجمه وعمقه ولونه. من خلال الخطاوت التالية:

1. على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، عن طريق أي متصفّح متواجد على جهازك انتقل إلى الجيميل (Gmail) من خلال الرابط التالي: www.gmail.com.

2. قُم بتسجيل الدخول إلى حسابك من خلال ادراج رقم هاتفك أو بريدك الإلكتروني ثم كلمة المرور الخاصة بك في المكان المخصص لذلك، ليتم بعد ذلك فتح بريدك، ستظهر أمامك شاشة البريد الوارد (Inbox).

3. قُم بالنقر على رمز ترس الإعدادات (settings) الذي يظهر في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات، ثُم انقر على خيار عرض جميع الإعدادات (See all settings).

4. سينقلك هذا إلى علامة التبويب عام (General) حيثُ يُمكنك تغيير الإعدادات العامة.

5. مرر إلى الأسفل لتصل إلى قسم نمط النص الافتراضي (Default text style)، الذي يظهر في الصورة التالية:

6. وقم بإجراء التعديلات التي تراها مناسبة، فهنا ستتمكن من رؤية نمط الخط الحالي وحجمه ولونه وتنسيقه لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، هناك أيضًا نموذج نص تجريبي للمعاينة يوضح كيف يبدو الخط في الواقع.

• تغيير الخط (Change the font): يمكنك الآن تغيير نمط الخط وحجمه ولونه الذي سينطبق على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

• تغيير نمط الخط (Changing font style): انقر فوق القائمة المنسدلة للخطوط لمشاهدة جميع أنماط الخطوط المتوفرة في الجيميل (Gmail)، حدد من القائمة الخط الذي ترغب في استخدامه. كما في الصورة التالية:

• تغيير حجم الخط (Changing font size): انقر على القائمة المنسدلة لحجم الخط لرؤية الأحجام الأربعة المختلفة المتوفرة للخط في الجيميل (Gmail). يُمكنك الاختيار من صغير وعادي وكبير وضخم، حدد الحجم الذي ترغب في استخدامه. كما في الصورة التالية:

• تغيير لون الخط (Change the font color): انقر فوق منتقي ألوان النص لمشاهدة جميع الألوان المتوفرة في الجيميل (Gmail)، انقر فوق اللون الذي تريد استخدامه.

• إزالة التنسيق (Removing the formatting): استخدم الزر الأخير زر إزالة التنسيق الذي يظهر في الصورة أدناه لإزالة أي تنسيق للخط، انقر عليه لإعادة تعيين نمط الخط وحجمه ولونه إلى حالته الافتراضية.

7. قم بالتمرير لأسفل إلى قسم التوقيع (Signature) وقم بإضافة أو تعديل ذلك إذا أردت.

8. مرر إلى أسفل الصفحة وقم بالنقر على زر حفظ التغييرات (Save Changes).

يُمكنك استخدام أي نوع خط تمتلكه جوجل (Google)، والذي يقتصر على عدد قليل فقط. أود أن أقترح إبقائه بسيطًا، بلا مبالغة وأن يكون قابلًا للقراءة. في حين أنّه قد يكون من المفضل لدى البعض تغيير الألوان والخطوط إلى شيء مجنون قليلاً، إلّا أنني لا أنصح بالقيام بذلك. أولاً، قد تتمكن من قراءة النص جيدًا، لكن قد لا يتمكن الآخرين من قراءة النص. ثانيًا، إذا كان شخص ما يقرأ بريدك الإلكتروني على جهاز محمول، فيجب أن يكون نظيفًا وواضحًا بسبب الشاشة الصغيرة.

قد يبدو تعيين الخط على (Comic Sans)، والحجم على (Huge) واللون إلى الأصفر رائعًا بالنسبة لك، ولكن من غير المحتمل أن يتناسب ذلك ​​بشكل جيد مع جمهورك. يتم تضخيم ذلك إذا كان الشخص الذي يقرأ البريد الإلكتروني أكبر سنًا أو يعاني من عمى الألوان أو يستخدم شاشة صغيرة.