الإدارة في قسم السجلات الطبية

في زمن مضى ليس بعيد، كانت إدارة السجلات الصحية سهلة نسبيًا. حيث تم حفظ معلومات المرضى على المخططات الورقية، والتي كان يتم حفظها في خزائن الملفات المكتبية. ومع اختلاف ممارسات التكنولوجيا والطب بسرعة، اختلفت أيضًا السجلات الطبية وإدارتها.

أمن إدارة السجلات الطبية في المستشفيات

في هذا الوقت، يستخدم أكثر من 85٪ من الأطباء أنظمة السجلات الطبية الإلكترونية (EMR) لإدارة السجلات المادية في بيئة رقمية. مع التقدم في التشخيص والأدوات التحليلية، حيث أصبح هناك المزيد من معلومات المرضى أكثر من أي وقت مضى. وبعد إقرار قانون إخضاع التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة، حيث يجب على مقدمي الخدمات الطبية الالتزام بالإرشادات الصارمة لحماية خصوصية المريض.

يقع على عاتق المهنيين الطبيين التزام قانوني وأخلاقي لحماية معلومات المريض وإدارة السجلات بشكل صحيح. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى أخطاء طبية وانتهاكات للبيانات، مما قد يؤدي إلى غرامات باهظة. يمكن أن يساعد فهم المبادئ والسياسات المتعلقة بإدارة السجلات الطبية المؤسسات في الحفاظ على الامتثال وحماية مرضاهم.

ما هي إدارة السجلات الطبية

تعني إدارة السجلات الطبية إلى نظام العمليات والبروتوكولات المسؤولة عن إدارة بيانات المرضى على مدى دورة حياة المعلومات بأكملها. من لحظة إنشاء سجل المريض، يجب حفظة وتخزينه وإصلاحه بشكل مناسب. بعد الاحتفاظ بالسجل للمدة اللازمة (فترة الاحتفاظ به)، يجب إتلاف السجل بشكل صحيح. هناك العديد من المجموعات المعقدة من القواعد واللوائح الخاصة بإدارة السجلات الصحية، ولسبب رئيسي. عند سوء إدارة السجلات الطبية، يتعرض المرضى للخطر.

تعد الأخطاء الصحية السبب الرئيسي الثالث للوفاة في البلدان، بعد أمراض القلب والسرطان، وفقًا لدراسات. بينما توضح الدراسات أن سلامة المرضى تتحسن عندما تتبنى المستشفيات السجلات الصحية الإلكترونية، فإن ضعف الإدارة من الممكن أن يؤدي إلى أخطاء دوائية، والتشخيصات الغير موجودة، وفترات العلاج وغيرها من الأحداث التي قد تهدد الحياة.

سرية المريض أيضا في خطر. تشمل السجلات الصحية على معلومات شخصية حساسة للغاية، وعندما تحدث أخطاء، يتم اختراق الخصوصية. ومع ارتفاع خرق معلومات الرعاية الطبية، يفقد المرضى الثقة. وفقًا لاستطلاع رأي للمستهلكين، وقد لا يرغب 87٪ من المرضى في مشاركة تاريخهم الطبي الكامل، مشيرين إلى مخاوف بشأن حماية الخصوصية.

بالإضافة الى أن إدارة السجلات الضعيفة تجعل المستشفيات والممارسات الطبية ومقدمي الخدمات الآخرين عرضة للغرامات والدعاوى القضائية الباهظة، فضلاً عن الاتهامات الجنائية.

سياسة وإجراءات السجلات الطبية

تم سن قانون (Health Insurance Portability and Accountability ) HIPAA في عام 1996 لتحديث إدارة السجلات الطبية وحماية المعلومات الشخصية للمرضى. وهي تحدد السياسات الخاصة بعدد من إجراءات إدارة السجلات، بما في ذلك ما يلي.

أمن السجلات الطبية وتخزين السجلات الطبية

قبل HIPAA، لم تكن هناك معايير لتأمين أو تخزين السجلات الطبية للمرضى. تُمنح المنظمات قدرًا معينًا من الاستقلالية في إنشاء أنظمة تخدم أحجامها واحتياجاتها، لكن HIPAA تتطلب بعض تدابير الأمان العالمية. للحفاظ على الامتثال، يجب على المنظمات:

• تحديد التهديدات الأمنية المتوقعة والحماية منها بشكل استباقي.

• تدريب جميع أفراد القوى العاملة على إجراءات تأمين السجلات الطبية.

• تقييد الوصول إلى المرافق حيث يتم تخزين السجلات أو الوصول إليها.

• تنفيذ الأجهزة والبرامج والإجراءات لمراقبة الوصول.

الوصول إلى السجلات الطبية والإفراج عنها

بموجب قانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA)، يحق للمريض أو الممثل المعين للمريض الوصول إلى السجلات. لا يجوز للمزود أو شركة التأمين إرسال سجلات المريض إلا بعد الحصول على إذن.

المخططات الزمنية للاحتفاظ

في معظم الحالات، تحل HIPAA محل أي قوانين ولاية قد تنطبق على السجلات الطبية. ومع ذلك، فإن قانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA) يذعن للدول في مسائل الاحتفاظ بالسجلات. المتطلبات معقدة وتتنوع على نطاق واسع حسب الحالة الفردية والسجل والمؤسسة. على سبيل المثال، في فلوريدا، يُطلب من الأطباء الاحتفاظ بسجلات المرضى لمدة خمس سنوات، بينما يجب على المستشفيات الاحتفاظ بها لمدة سبع سنوات. وفي نيفادا، يجب على مقدمي الخدمة الاحتفاظ بسجلات لمدة خمس سنوات، أو حتى يبلغ المرضى الصغار 23 عامًا.

تدمير البيانات

إتلاف البيانات هو عملية إتلاف المعلومات بحيث لا يمكن استخدامها لأغراض غير قانونية وغير مصرح بها. يحتوي كل من HIPAA و FACTA على بروتوكولات صارمة لتدمير البيانات. يجب تمزيق السجلات الورقية أو طحنها أو حرقها أو فصلها حتى تصبح معلومات المريض غير قابلة للقراءة ولا يمكن إعادة بنائها. يجب مسح المعلومات الإلكترونية باستخدام برامج الكتابة أو الطرق المغناطيسية لتدمير محركات الأقراص الثابتة للكمبيوتر.

مفاتيح إدارة السجلات الطبية الناجحة

في تخصص الرعاية الطبية سريع التغير اليوم، من الممكن أن تكون إدارة السجلات الصحية متطلبة. ومع ذلك، هناك طرق يمكن للمنشئات الطبية اتخاذها لحماية خصوصية المريض والحفاظ على الامتثال.

إنشاء إجراءات إدارة السجلات الطبية

لإدارة السجلات الصحية بشكل نجاح، يجب على المنشئة بدايتاً تحديد سياساتها وإجراءاتها بطريقة واضحة للحفاظ على الأمن. حيث يتطلب قانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA) كتابة السياسات، وتخزين بهذه الملفات المكتوبة لفترة ست سنوات. التطورات مطلوبة استجابةً للتغييرات التنظيمية التي قد تؤثر على إصلاح أو أمان المعلومات الصحية للمريض.

تُشرك برامج إدارة السجلات الطبية الناجحة المنظمة بأكملها. يجب على كبار المسؤولين التنفيذيين الحصول على مدخلات من كل قسم يقوم بإنشاء أو معالجة السجلات، مما يضمن تغطية كل قاعدة عند صياغة الإجراءات.

سجلات التسمية بشكل فعال

من أجل تتبع سجلات المرضى بجودة  من الإنشاء وحتى التدمير، تحتاج المنشئات إلى نظام تصنيف وفهرسة كامل يغطي كل نوع من أنواع السجلات التي يتم التعامل معها. وهذا يحقق الالتزام بجداول الاستبقاء ويضمن البحث أكثر جودة ويوفر الوقت والمال.

أتمته العمليات

يعد الالتزام على الامتثال لقوانين الدول والقوانين الفيدرالية الصعبة مهمة معقدة، وهناك مجال ضئيل للخطأ البشري في المجال الطبي. من خلال أتمته العمليات الأساسية والمستهلكة للوقت، حيث يمكن لبرنامج إدارة السجلات الطبية المركزي تحسين الدقة وضمان الاتساق وحماية المرضى.

تحسين أمن البيانات

منذ البدء وحتى التدمير، يشترط أن تكون سجلات المرضى آمنة. عند الاستخدام، ويجب أن تشمل السجلات الإلكترونية على مسار تدقيق تفصيلي، ويجب أن تكون السجلات الورقية مغلقة بأمان في غرفة ذات وصول مقيد. ومن المفترض الاحتفاظ بالسجلات المحفوظة خارج الموقع في مؤسسات معتمدة يتم التحكم فيها بدرجة الحرارة. في نهاية دورة حياتها، من المفترض تدمير السجلات الورقية والإلكترونية بشكل آمن من خلال طرق معتمدة.

أداء عمليات التدقيق الذاتي

تعد HIPAA عمليات تدقيق منتظمة وكاملة لضمان اتخاذ التدابير المناسبة لحماية خصوصية المريض. لضمان الامتثال وتجنب الغرامات، يجب على المنظمات إنشاء مراقبة الأداء والامتثال، وكذلك عمليات التدقيق الذاتي الدورية.