الطرق القديمة لحفظ السجلات الطبية

السجلات الطبية لها تاريخ بعيد وواضح بشكل مثير، حيث يمتد إلى الحضارات القديمة مثل تلك الموجودة في مصر واليونان وروما، حيث أن السجلات الصحية الان هي التي تدل على وقوع عمل طبي أو محاولة علاج، فإن الألواح الحجرية القديمة (التي من غير المرجح أن تكون متجهة إلى الدرج الإلكتروني لشركة التأمين الصحي) هي أول دليل لدينا على تخصص الطب، ومن الممكن لم يتوقع الكتبة أو الناسخون قديماً أنهم كانوا يكتبون التاريخ، ولكن من يفعل ذلك عندما يحاولون فك شفرة ما يكتبه الطبيب أو يقوله!

الطرق القديمة لحفظ السجلات الطبية

• يوجد اختلاف واسع يحدث في حفظ المعلومات الخاصة بالمريض في الأماكن السريرية مع استعجال اختيار الملف الطبي الإلكتروني والملف الصحي الإلكتروني، حيث تم البحث في تاريخ تطور السجلات الطبية في الغرب من أجل اقتراح دروس قابلة للتطبيق على الانتقال الحالي.

• وقع أول اختلاف أساسي موثق في تحديث السجل الطبي السريري في الحضارات القديمة، وذلك مع تحديث سجلات تاريخ الحالة المكتوبة لأهداف تعليمية، ومستفيدين من النماذج الكلاسيكية والهيلينستية قبل الأطباء في الغرب، كما واصل الأطباء المسلمون في العصور الوسطى تطوير تاريخ الحالات للاستخدام التعليمي.

• وجد رائد للسجلات الصحية المطورة لأول مرة في باريس وبرلين في بدايات القرن التاسع عشر، حيث كان تحديث السجل السريري منتشراً في القرن التاسع عشر في المستشفيات التعليمية الكبرى، ومع ذلك، لم يتم تحديث السجل الصحي السريري المفيد للعناية المباشرة للمرضى في المستشفيات والبيئات المتنقلة حتى القرن العشرين، كما يتم استخلاص العديد من الدروس من تاريخ السجل الطبي الممتد 4000 عام والتي قد تساعد الأطباء على تحسين رعاية المرضى في العصر الرقمي.

ما هي السجلات الورقية

• السجلات الورقية تعني أي معلومات مكتوبة أو مسجلة، بغض النظر عن الشكل المادي أو الخصائص، والتي يتم إنتاجها أو الحصول عليها من قبل الطرف في أداء هذه الاتفاقية، كما يجب الاحتفاظ بالسجلات الورقية التي يتم إنتاجها أو الحصول عليها بتنسيق ورقي قابل للقراءة بطريقة واضحة بهذا التنسيق.

• يجب توفير السجلات الموضحة في أوقات معقولة خلال فترة الاتفاقية ولمدة ثلاث سنوات بعد ذلك أو لأي فترة يتطلبها القانون للتفتيش من قبل أي ممثلين مفوضين للولاية أو الحكومة الاتحادية، وفي حالة بدء أي تقاضي أو مطالبة أو تدقيق قبل انتهاء فترة الثلاث سنوات، يجب الاحتفاظ بالسجلات الورقية حتى يتم حل جميع الدعاوى القضائية أو المطالبات أو نتائج التدقيق المتعلقة بالسجلات الورقية.

السجلات الطبية في العصر الرقمي

• لقد تم قطع شوطًا طويلاً منذ أيام الحضارات القديمة، ومع التطورات الرقمية والتكنولوجية المستمرة، حيث يتم تطوير أساليب جديدة طوال الوقت، وفي Synapse Medical، كان التخصص هو الأعمال الورقية، مما يتيح للمستشفيات التركيز على المرضى، كما يتم تقديم خدمات تشمل الفواتير الطبية والنسخ، وترميز العيادة عن بعد، بالإضافة إلى حلول التطبيقات فقط.

• بدأ الأطباء في الاحتفاظ بسجلات دائمة لحالة المرضى في أوائل القرن التاسع عشر، حيث تم اقتراح هذه السجلات الحرة للمرضى وتقديرها في الأصل كحالات تعليمية لطلاب الطب، وتنوعت في الجودة وغالبًا ما تعكس ليس فقط الرعاية الطبية في ذلك الوقت ولكن أيضًا شخصيات الأطباء الذين قاموا بتكوينها.

• في نهاية القرن التاسع عشر، أدى التغيير من التسجيل بأثر رجعي إلى تسجيل الحالات في الوقت الفعلي وفرض هيكل مخطط ثابت من خلال استخدام النماذج إلى تقليل البعد السردي لدورة المستشفى بشكل كبير، وتدريجيًا، وجد الأطباء طرقًا للالتفاف على هذه القيود، حيث ان التغييرات في تنسيق السجل مصممة لإدارة الأحجام المتزايدة من البيانات.

ما هو الاحتفاظ بالسجلات الطبية

• الاحتفاظ بالسجلات الطبية هو الاحتفاظ بسجلات المريض والمعلومات الطبية الأخرى في الملف، وعندما يتم الاحتفاظ بالسجلات الطبية، فإنه يتم تطوير سجل حافل بخطط العلاج وجودة الرعاية، حيث يُنصح بالاحتفاظ بالسجلات الطبية المناسبة لنجاح علاج المريض على المدى الطويل، كما إنه مفيد أيضًا عند التعامل مع دعاوى سوء الممارسة الطبية وشكاوى مجلس الترخيص وعمليات تدقيق الفواتير الطبية.

مستقبل السجلات الطبية

• قد يكون التنقل في عالم السجلات الصحية الإلكترونية أمرًا محيرًا، ولكن هذه الأنظمة الرقمية أكثر بساطة وسهولة وسهولة مقارنة بالأيام التي كانت فيها كل ملاحظة حول صحتك موجودة على الورق في خزانة الملفات، وهذه الأسئلة الشائعة تخدش فقط سطح السجلات الطبية وما تعنيه لصناعة الرعاية الصحية – وللمرضى.

• مع تنفيذ السجلات الصحية الإلكترونية، يحدث تغيير كبير في الرعاية الصحية، ومع هذا التغيير تأتي فرص لا حصر لها لتحسين العمليات، والسلامة، وقبل كل شيء، نتائج المرضى، وفي نهاية اليوم، فان الهدف من المعلومات الصحية هو مساعدة مقدمي الرعاية على تحسين الرعاية لكل مريض ومساعدة كل مريض على فهم رعايته.

السجلات التي يمكن توفيرها

• على الرغم من أن لديك الحق في معظم سجلاتك الطبية، إلا أن هناك بعضًا يمكن لمقدمي الرعاية الصحية حجبها. يمكن أن يؤثر عمر مجموعة معينة من السجلات أيضًا على القدرة على الحصول عليها، كما يُطلب من معظم مقدمي الخدمة، بما في ذلك مقدمي الرعاية الصحية والمستشفيات والمختبرات، الاحتفاظ بسجلات طبية للبالغين لمدة ستة أعوام على الأقل، وعلى الرغم من أن هذا قد يختلف باختلاف الولاية.

مزايا السجلات الطبية الورقية

1. تكاليف مقدمة مخفضة

• باستخدام السجلات الطبية الورقية، كل ما نحتاجه للبدء هو الورق والملفات وخزانة مقفلة لتخزين جميع المستندات، وهذا لن يعيد الموظف إلى الوراء تقريبًا بقدر نظام السجل الصحي الإلكتروني المتطور (EHR) الذي يتطلب خوادم سحابية وغيرها من التقنيات الفاخرة، وفي الوقت نفسه، لا يحتاج إلى برامج تدريبية مكثفة لتدريب الممرضات والأطباء على تعقيدات إدارة الأنظمة الصحية الإلكترونية، كما يتم تكبد هذه التكاليف أثناء تنفيذ السجل الصحي الإلكتروني وأثناء إعداد مقدم رعاية صحية جديد.

2. سهولة الاستخدام في شكل مألوف

• هناك سبب يجعل السجلات الطبية الورقية ركيزة أساسية للصناعة لعدة عقود، ومن السهل سحب المعلومات من الملف وفحص الملاحظات السابقة والمخططات الطبية وتسجيل الملاحظات الجديدة.

• إذا كانت المعلومات مكتوبة بوضوح، فقد تكون هناك تعقيدات أقل لقراءة المخططات والملاحظات على الورق، كما يعني البرنامج أنه يجب عليك إدخال الكلمات الرئيسية ومعرفات المستخدم الصحيحة للوصول إلى البيانات، وليس كل شخص خبيرًا في التكنولوجيا وقادرًا على الانتقال إلى تقنية جديدة.

3. عامل الشكل المادي

• تبدو السجلات الطبية الإلكترونية رائعة على الورق (لا يقصد التورية) ولكن ماذا تفعل عندما تكون هناك حالة طارئة؟، وعندما يكون الوقت جوهريًا، مثل ضحايا الصدمات المتعددة الذين يحتاجون إلى إجراءات فورية، فإن أوقات التحميل البطيئة والواجهات غير المألوفة قد تضيع دقائق ثمينة حيث تبحث الممرضات في قواعد البيانات باستخدام الكلمات الرئيسية وتتصفح الشاشات المختلفة للوصول إلى السجلات السابقة.

• تعتبر السجلات الورقية مفيدة بهذا المعنى: ملف مادي به جميع المخططات السابقة والتاريخ الطبي مرتبة بدقة في مكان واحد، بالإضافة إلى ذلك، حيث يمكن نقل البيانات فعليًا من شخص إلى آخر بسلاسة، وبالطبع، كل هذا يعتمد على الملاحظات السابقة التي تمت كتابتها بدقة، وتنظيمها بشكل صحيح ، وسهولة الوصول إليها.

4. أسهل لتخصيص

• ميزة أخرى للسجلات الطبية الورقية هي أن النموذج قابل للتخصيص وفقًا لمتطلبات كل مستشفى أو طبيب دون الحاجة إلى أي إصلاح فني، ومع ذلك، مع السجلات الصحية الإلكترونية، سنحتاج إلى مطور برامج لإجراء تعديلات على الكود وأنظمة النهاية الخلفية، وهذا مضيعة للوقت ومكلف.

تمر السجلات الطبية بتاريخ طويل في طرق حفظها، حيث تختلف طرق حفظ السجلات الطبية على مر العصور، ولها أهمية كبير للمستشفيات والمرضى للرجوع الى تاريخهم الطبي ومعرفة بياناتهم.