الموارد البشرية في السجلات الطبية

تشير سجلات الموارد البشرية إلى الوثائق الإعلامية التي تستخدمها المنظمة لتنفيذ وظائفها. إنه يمثل ذاكرة المنظمة. توفر السجلات معلومات عن المنظمة التي يتم الاحتفاظ بها في شكل ملموس، مثل الرسوم البيانية المكتوبة، والتصويرية، وما إلى ذلك.

محتويات الملف الطبي للموظف

هذه هي أنواع العناصر التي يجب تخزينها بأمان بعيدًا في الملف الطبي للموظف. فإذا كنت في شك، تخطئ في جانب حماية المعلومات الطبية لموظفيك.

• استمارات واستمارات التأمين الصحي.

• استمارات واستمارات التأمين على الحياة.

• معلومات المستفيد المعين.

• طلبات الحصول على أي منفعة أخرى للموظفين والتي قد تتطلب معلومات طبية مثل التأمين على الرؤية.

• طلبات الإجازات الطبية المدفوعة أو غير المدفوعة.

• تقارير طب الأسرة وقانون الإجازة (FMLA) والتطبيقات والأوراق ذات الصلة.

• أوراق FMLA موقعة من الطبيب.

• وثائق حول أمراض أحد أفراد الأسرة أو الطفل الذي تقدمت له للحصول على وقت FMLA لتوفير الرعاية المستمرة.

• وثائق الإجازة الطبية للموظفين غير المؤهلين للحصول على إجازة FMLA.

• فحوصات الطبيب ومذكراته ومكاتباته وتوصياته.

• الأعذار الطبية للتغيب أو التأخير من الطبيب.

• قيود الوظيفة الطبية مع وثائق من الطبيب الموصى به.

• تقارير الحوادث والإصابات، بما في ذلك المستندات المطلوبة من إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA).

• تقارير تعويض العمال عن الإصابة أو المرض.

• أي نموذج أو مستند آخر يحتوي على معلومات طبية خاصة عن موظف.

• الحفاظ على سرية هذه الملفات، فسيثق موظفوك بك وستتمسك بروح القانون وأهميته.

أهمية الموارد البشرية في قسم السجلات الطبية في المستشفى

مؤشرات عبء العمل التي يحتاجها الموظفون: هي طريقة لحساب الحاجة إلى الموارد البشرية الصحية بناءً على عبء العمل الحقيقي. حيث أن هناك اختلال في عبء العمل في الموارد البشرية في قسم السجلات الطبية بالمستشفيات، حيث يجعل هذا الوضع تخطيط مكدس السجلات الطبية أقل مرتبة، بحيث يحصل موظف السجل الطبي على العديد من الشكاوى من الأطباء والممرضات بسبب التأخير في توفير ملف السجلات الطبية الذي يمكن توفيره في 10 دقائق (الحد الأدنى من التوفير القياسي لملف السجل الطبي).

ويهدف هذا البحث إلى معرفة عدد الموظفين الذين يحتاجهم قسم السجلات الطبية في المستشفيات. يستخدم هذا البحث أسلوب الخلط (النوعي والكمي) بإجمالي ثمانية أفراد. والبيانات التي تم جمعها عن طريق المقابلة والملاحظة باستخدام صيغة WISN. ووجدت نتيجة هذا البحث أن العدد الإجمالي للموارد البشرية المطلوبة من قبل قسم السجلات الطبية بالمستشفيات هو 14 شخصًا في كل مستشفى، بينما يبلغ عدد الموارد البشرية الموجودة اليوم 13 شخصًا في كل مستشفى، وهذا يعني الموارد البشرية لقسم السجلات الطبية.

في المستشفيات تتطلب تجنيد شخص واحد أكثر من كل مستشفى. اقتراح، يجب على إدارة المستشفيات زيادة عدد موظفيها في قسم السجلات الطبية خاصة في مهمة حفظ الملفات من أجل زيادة أدائهم وتحسين جودة خدماتهم على النحو الأمثل تتطلب الموارد البشرية لقسم السجلات الطبية في المستشفيات تجنيد شخص واحد أكثر.

يجب على إدارة المستشفيات زيادة عدد موظفيها في قسم السجلات الطبية خاصة في مهمة حفظ الملفات من أجل زيادة أدائهم وتحسين جودة خدماتهم على النحو الأمثل تتطلب الموارد البشرية لقسم السجلات الطبية في المستشفيات  تجنيد شخص واحد أكثر. اقتراح، يجب على إدارة المستشفيات زيادة عدد موظفيها في قسم السجلات الطبية.

خطوات يمكن للموارد البشرية اتخاذها لحماية السجلات الطبية للموظفين

1- تقييد وتتبع الوصول إلى المعلومات الطبية المخزنة إلكترونيًا

إن تقييد عالم الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى المعلومات الطبية للموظفين ليس فقط طريقة عملية لمنع الإفشاء غير المصرح به، ولكنه أيضًا مطلب قانوني. حيث يتطلب القانون لذوي الإعاقة الحفاظ على سرية المعلومات التي حصل عليها صاحب العمل فيما يتعلق بطلب الإقامة المعقول أو فحص اللياقة للعمل أو تحليل التهديد المباشر فيما يتعلق بالحالة الطبية للموظف أو تاريخه.

2- منع الموظفين من مشاركة المعلومات الطبية عبر البريد الإلكتروني

هناك تحذيرًا بشأن المحتالين الذين يحاولون الحصول على معلومات طبية عن طريق الاحتيال عبر بريد إلكتروني “تصيد” يبدو أنه من مدير مكتب الحقوق المدنية في HHS. ووفقًا لإحدى الاستطلاعات، كانت عمليات الخداع عبر البريد الإلكتروني المخادعة، والتي غالبًا ما تتضمن حساب بريد إلكتروني مخترق، وهو السبب الرئيسي لخروقات البيانات.

3- عدم تخزين البيانات الطبية دون داع

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن المعلومات الطبية للموظف يجب تخزينها لفترة غير محددة. أنه كلما زادت المعلومات الطبية الإلكترونية التي تمتلكها الشركة، زاد خطر تعرض الشركة لحادث أمني سيؤدي إلى الكشف عن البيانات الطبية. لذلك، ما لم تكن الموارد البشرية بحاجة إلى الاحتفاظ بالمعلومات الطبية للموظف، حيث يجب إتلاف المعلومات. ولا يكفي مجرد حذف المعلومات. حيث يصف كل من (HIPAA) والعديد من قوانين الولايات طرقًا محددة لتدمير المعلومات الطبية على الوسائط الإلكترونية التي يجب اتباعها.

4- تدريب الموظفين على تحديد التهديدات الأمنية والإبلاغ الفوري عن الخرق المشتبه به

في حالة الكشف غير المصرح به عن المعلومات الطبية للموظفين، يجب على الشركات التصرف بسرعة. واثنتا عشرة ولاية (وبورتوريكو) لديها قوانين تلزم الشركات بالكشف للأفراد المتضررين، في ظروف معينة، عن الحصول غير المصرح به على المعلومات الطبية. وعندما يكون الإخطار مطلوبًا، تطلبه غالبية هذه الدول دون “تأخير غير معقول”، لكن هناك حالة واحدة تتطلب الإخطار في غضون 30 يومًا.