الملف غير النشط:
الملف غير النشط: هي ملفات المرضى الذين لم يقوموا بزيارة المستشفى كمرضی لمدة تجاوزت الخمس سنوات من آخر زيارة له.
إجراءات تقاعد الملفات الطبية:
- قراءة سياسة تقاعد الملفات لوزارة الصحة جيداً، حيث يحدد فيه فترة نشاط الملفات ومتى تقاعد الملفات.
- يوجد هناك قرار من وزير الصحة لتحديد تقاعد جميع الوثائق.
- يقوم موظف منطقة الحفظ المركزية بالمستشفى بعمل جرد لجميع الملفات كل ثلاث شهور لإخراج الملفات غير منطقة الحفظ الرئيسية.
- حدد سنة آخر حركة للملف الطبي؛ أي آخر زيارة للمريض سواء كان منوما أو زيارة للعيادات.
- تجهيز مكان لنقل الأضابير المتقاعدة التي انتهى نشاطها.
- استخراج الملفات من أماكنها.
- تنظيم كتاب رسمي لإدارة المستشفى يضم کشفاً بجميع الملفات غير النشطة وذلك للموافقة على إتلافها.
- تتم عملية الإتلاف وفقا للأنظمة والقوانين المتبعة في وزارة الصحة.
الحفاظ على سرية الملفات الطبية:طرق وإجراءات أمن وسرية المعلومات في الحفاظ على سرية الملفات الطبية:
- يتم حفظ الملفات في قاعات جيدة التهويةوالإضاءة.
- يمنع دخول غير المخولين إلى قاعات حفظ الملفات. ويتم نقل الملفات إلى الأقسام وبالعكس بواسطة عمال النقل فقط.
- أماكن حفظ الملفات مفصولة عن أماكن تواجد المراجعين.
- أماكن حفظ الملفات مزودة بالتدفئة المركزية لمنع الرطوبة و بعيدة عن مصادر المياه.
- يوجد في أماكن حفظ الملفات نظام إطفاء الحريق حسب خطة الطوارئ.
- الأبواب والنوافذ والأسقف المعلقة وخزائن حفظ الملفات مصنوعة من مواد غير قابلة للاشتعال.
- يتم إغلاق النوافذ والأبواب بعد ساعات العمل الرسمي أو بعد مغادرة المناوب لمكان العمل.
- يتم إغلاق قواطع التيار الكهربائي عن قاعات حفظ الملفات بعد ساعات العمل الرسمي.
- يوجد مخارج للطوارئ.
- توفير أجهزة إطفاء الحرائق الخاصة بالسجلات الطبية.
الأوجه القانونية للملفات الطبي:
- يقوم المستشفى بتحديد الأشخاص المخولين بتدوين البيانات في السجل الطبي حتى المستشفى نظام خاص للقيام بمراجعة السجلات الطبي.
- يحتوي السجل الطبي على نماذج التفويض المعتمدة موقعة من المريض والطبيب المعالج.
- المحافظة على أمن وسلامة المعلومات في السجل الطبي المحافظة على خصوصية المعلومات، إذ لا يجوز إخراج السجل الطبي الأصلي من المستشفى إلا بطلب من المحكمة أو الجهات القضائية والقانونية.
- تحديد مدة الاحتفاظ بالسجل الطبي أي تقاعد الملفات.
- يجب معرفة جميع القوانين والأنظمة المتعلقة بالأمور القانونية للسجلات الطبية.
